Hệ thống công chứng Việt Nam đã được xây dựng và thực hiện theo mô hình công chứng Latin từ rất sớm, mô hình này đã chứng minh được tính hiệu quả trong vai trò phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ bên yếu thế góp phần ổn định trật tự xã hội đối với các giao dịch, hợp đồng, hành vi pháp lý mà pháp luật buộc phải công chứng. Trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), yêu cầu cấp thiết phát triển Chính phủ số, hệ thống công chứng Việt Nam từng bước tích hợp công nghệ kỹ thuật số, chuyển đổi số hoạt động công chứng truyền thống trong việc thực hiện nhiệm vụ, vai trò của mình là một việc làm tất yếu.

Công chứng viên (CCV) được cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (Điều 2 và 3 Luật Công chứng năm 2014). Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định (Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).

Liên minh Công chứng quốc tế (UINL) đã gợi ý các phần quan trọng tạo nên hành vi xác thực (authentic act) của CCV gồm[1]: 1) Văn bản công chứng (VBCC), tài liệu xác thực phải được lập hoặc soạn thảo, xác nhận bởi cơ quan công quyền hoặc người được ủy nhiệm từ Nhà nước; 2) Tài liệu được soạn thảo như là một tài liệu xác thực; 3) Tuân thủ quy trình, thủ tục pháp lý (legal procedure); 4) Tính xác thực của các thông tin liên quan khác; 5) Tính bền vững (Permanence); 6) Tăng tính có hiệu lực. Với nội hàm về tính xác thực do UINL khuyến nghị như trên thì Luật Công chứng năm 2014 và thực tiễn công chứng tại Việt Nam đang tiến đến hoàn thiện các nội dung của khuyến nghị này.

Hành vi xác thực của CCV là một nội hàm rộng lớn gồm nhiều hoạt động khác nhau. Liên quan đến sự phát triển của chuyển đổi số[2]hiện nay đã có những hành vi xác thực được chuyển từ công chứng truyền thống sang hành vi xác thực bằng phương thức điện tử. Việc chuyển đổi này mang lại những ưu điểm và thành công nhất định cho hoạt động công chứngnhư: “rẻ hơn, nhanh hơn, dễ dàng hơn và an toàn hơn việc thực hiện giao dịch theo các phương thức truyền thống”[3]. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã mở đường, giúp định hình cho chuyển đổi số công chứng với các khái niệm tương đồng gồm:

Dịch vụ tin cậy theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023 gồm: Dịch vụ cấp dấu thời gian, dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng[6]. Mặc dù, dịch vụ này không bao hàm toàn bộ nội dung xác thực theo quy định của Luật Công chứng hiện hành, nhưng dịch vụ này tạo điều kiện số hóa một phần các thông tin xác thực trong hoạt động công chứng, chứng thực hiện nay, trong tương lai cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong quy trình công chứng điện tử.

Khi phân tích và so sánh việc triển khai và thực hiện công chứng điện tử tại Đức và Indonesia[7] theo nghĩa tích hợp chức năng số hóa vào công việc của CCV, CCV thực hiện nhiệm vụ bằng CNTT, đặc biệt là trong việc lập VBCC. Các khía cạnh số hóa của công chứng điện tử đang được thực hiện là: 1) VBCC điện tử (Electronic notarial deeds); 2) Dấu vân tay kỹ thuật số (Digital fingerprints); 3) Thủ tục công chứng trực tuyến (Notarial online procedures) thông qua phần mềm hội nghị truyền hình; 4) Việc xác minh danh tính có thể được thực hiện bằng phương pháp điện tử; 5) Bảo đảm lưu trữ tài liệu kỹ thuật số an toàn.

So sánh với khuyến nghị của UINL chúng ta thấy:

- Công chứng điện tử là cả một quá trình giao tiếp giữa CCV và người yêu cầu công chứng (NYCCC) qua các phương tiện điện tử mà luật cho phép; giao nộp hồ sơ, tài liệu, văn bản dưới dạng dữ liệu điện tử; hoạt động kiểm tra nhận dạng của CCV về nhân thân về việc các bên xuất hiện không chỉ phải có năng lực trí tuệ mà còn phải có năng lực pháp luật khi hành vi được xác lập, CCV sẽ phải bảo đảm rằng bên xuất hiện không bị bất kỳ tình trạng hoặc thay đổi năng lực trí tuệ nào khi đưa ra sự đồng ý của mình thông qua việc giải thích pháp luật của CCV. Kiểm tra năng lực hành vi dân sự, đánh giá tính xác thực, độ tin cậy, tính hợp pháp của hồ sơ do NYCCC giao nộp, không phải chỉ có sử dụng chữ ký số của NYCCC.

- Công chứng điện tử không chỉ đơn thuần là CCV dùng chữ ký số chứng nhận vào các tài liệu giao dịch dân sự, mà là cả một quá trình với rất nhiều công đoạn mà CCV phải thực hiện, công đoạn nào cũng quan trọng và cần thiết không thể sai sót, trong các công đoạn trên phải dùng rất nhiều loại công cụ có công nghệ khác nhau để thực hiện. CCV phải sử dụng trình độ chuyên môn, kỹ năng hành nghề để giải thích pháp luật, để hướng các bên thực hiện đúng quy định của pháp luật mà trí tuệ nhân tạo (AI) không thể thay thế được, nên công chứng điện tử không chỉ là việc dùng chữ ký số của CCV.

- Ngoài việc ký chứng nhận của CCV, các đương sự cũng cần phải ký xác nhận những yêu cầu, sự đồng ý, sự tự do thể hiện ý chí và những thoả thuận riêng của NYCCC. Không phải NYCCC nào cũng có chữ ký số, chữ ký điện tử cũng là một kênh cần xem xét luật hoá trong một số trường hợp.

Việc chuyển đổi các yếu tố này không thay thế ngay lập tức mà mang tính tích hợp vào những phương thức đã và đang được CCV áp dụng. Các CCV có thể thực hiện cả hai phương thức cùng lúc, vừa công chứng truyền thống vừa công chứng điện tử đối với những thông tin hoặc thủ tục đã được chuyển đổi. Điều này phù hợp với Điều 35 Luật Giao dịch điện tử năm 2023: “Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử”.

Để hướng dẫn các nước thành viên trong việc triển khai, áp dụng công chứng điện tử, UINL đã hướng dẫn về xác thực công chứng với hình thức trực tuyến được Đại hội công chứng viên thông qua ngày 22/03/2021[8]. Hướng dẫn này nhằm áp dụng cho tất cả các CCV thành viên của UINL, bất kể mức độ tiến bộ và phát triển của quốc gia trong lĩnh vực kỹ thuật số, nhằm củng cố lòng tin vào chức năng công chứng và tính chắc chắn pháp lý mà hoạt động công chứng cung cấp.

- Bất kể hệ thống nhận dạng kỹ thuật số nào được sử dụng cũng không được loại trừ việc CCV nhận dạng, xác minh trực tiếp về danh tính của các bên theo luật quốc gia của CCV.

- Khi CCV thực hiện hoạt động công chứng bằng hình thức trực tuyến, không được ngăn cản CCV sử dụng các phương tiện thích hợp khác để xác minh năng lực và các xác minh khác theo yêu cầu của pháp luật quốc gia.

- Sự phát triển không ngừng của công nghệ nên là một phương tiện bổ sung để hỗ trợ CCV trong quá trình xác thực NYCCC, ví dụ thông qua việc sử dụng các tài liệu nhận dạng điện tử hoặc truy cập vào cơ sở dữ liệu chính thức.

- Trong việc đánh giá dữ liệu cá nhân để xác định chủ sở hữu, CCV có thể sử dụng dữ liệu kỹ thuật số như một yếu tố bổ sung để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực nhưng không được xem là yếu tố duy nhất.

- CCV phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc xác định các bên, ngay cả khi anh ta quyết định tiến hành với sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật số. CCV phải có khả năng lựa chọn các công cụ được sử dụng để xác minh danh tính của các bên, cho dù thông qua kiến thức cá nhân hoặc thông qua các phương pháp nhận dạng kỹ thuật số do pháp luật quy định.

- Việc tương tác với các bên phải được thực hiện dựa trên nền tảng CNTT do Chính phủ cung cấp hoặc được Hiệp hội CCV phê duyệt.

- Nền tảng CNTT phải bảo đảm tính bảo mật của việc trao đổi thông tin, tương tác an toàn và rõ ràng. Nền tảng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc bảo mật chuyên nghiệp và tất cả các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu, đặc biệt là liên quan đến việc truyền dữ liệu nhạy cảm xuyên biên giới.

- Bảo đảm quản lý an toàn hội nghị truyền hình (Video conference).

- CCV phải có quyền từ chối chứng nhận VBCC điện tử nếu có bất kỳ sự nghi ngờ nào liên quan đến phân tích tài liệu gốc được định dạng ở kỹ thuật số và các yếu tố khác (nếu có).

- Do không gian mạng không có biên giới nên cần đánh giá các công cụ xác thực trực tuyến ảnh hưởng đến phạm vi thẩm quyền của CCV theo lãnh thổ. Ví dụ, nơi cư trú hoặc quốc tịch của NYCCC hoặc vị trí của tài sản là đối tượng của hợp đồng.

- Trong trường hợp giao dịch có sự xuất hiện trực tuyến có thể xem xét đến quyền truy cập cho công dân quốc gia mình, không giới hạn lãnh thổ. Các quy tắc của Tư pháp quốc tế nên được thiết lập trong trường hợp thực hiện công chứng điện tử có yếu tố ngoài khu vực quyền tài phán của quốc gia.

- Cần xem xét đến việc công chứng trên phương diện mục đích sử dụng của loại VBCC cho mục đích lưu hành, ví dụ như văn bản ủy quyền. Cần xem xét pháp luật của các quốc gia cho phép một hay hai CCV chứng nhận trên một VBCC.

- Mỗi quốc gia sẽ có những hạn chế đối với một số loại giao dịch điện tử nhất định như lập di chúc, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chuyển quyền đối với bất động sản…

- Các công cụ công nghệ không thể thay thế trách nhiệm của CCV trong việc bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Các công cụ công nghệ chỉ hỗ trợ cho CCV và nó phải có tính bảo mật vượt trội hơn nhiều so với các công nghệ đơn thuần. 

Nói tóm lại, CCV phải chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi của mình, phải tuân thủ luật pháp quốc gia, các nguyên tắc của UINL.

- Đầu tư hệ thống công nghệ hiện đại đạt được mức độ bảo mật cao;

- Đào tạo cho cả CCV và NYCCC, người dân để có thể làm quen rộng rãi với việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số. Giáo dục thường xuyên về công nghệ kỹ thuật số phải được thúc đẩy để cho phép các CCV có được các kỹ năng kỹ thuật số và sử dụng các công nghệ mới một cách hiệu quả và an toàn về mặt pháp lý.

- Luật pháp quốc gia cần quy định về các loại việc được phép công chứng điện tử, cách thức tạo ra, phạm vi và tác dụng của chúng. Tất cả các luật điều chỉnh hình thức của VBCC điện tử trong luật quốc gia và so sánh luật cần phải tính đến các khả năng được cung cấp bởi các công nghệ mới và công nhận giá trị và hiệu lực của VBCC điện tử.

Như vậy, qua quá trình phát triển thì bản chất, vai trò và chức năng của công chứng không thay đổi. Do hoạt động công chứng là dịch vụ công do nhà nước quản lý, nên việc thay đổi phải được thực hiện dựa trên pháp luật nhằm bảo đảm an toàn, an ninh và trật tự xã hội. 

Công chứng là dịch vụ công do Nhà nước cung cấp hoặc ủy nhiệm và quản lý. Việc bảo đảm an toàn, an ninh thông suốt của hoạt động công chứng thuộc phạm vi xác lập, quản lý và kiểm soát của Chính phủ trong không gian mạng quốc gia[9], kể cả trong hợp tác quốc tế về giao dịch điện tử (Điều 49 Luật Giao dịch điện tử năm 2023), về an ninh mạng (Điều 7 Luật An ninh mạng năm 2018), về an toàn thông tin mạng (Điều 6 Luật An toàn thông tin mạng năm 2015).   

Công chứng điện tử nằm trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Chính phủ điện tử thường cung cấp các nhóm dịch vụ: Chính phủ cung cấp thông tin và dịch vụ cho người dân (G2C); Chính phủ cung cấp thông tin và dịch vụ cho doanh nghiệp (G2B); cung cấp thông tin và các dịch vụ liên quan giữa các cơ quan chính phủ với nhau (G2G). Để giải quyết vấn đề kết nối, liên thông trong Chính phủ điện tử, có hai giải pháp chính là ban hành, áp dụng các chuẩn và ban hành, tuân thủ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử nhằm bảo đảm cho tính tương hợp, kết nối liên thông. Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử còn hướng tới việc xác định rõ các thành phần, bộ phận của tổ chức, cơ quan và mối quan hệ giữa các thành phần này trong Chính phủ điện tử[10]. Hiện nay, nước ta đang áp dụng Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 3.0, hướng tới Chính phủ số (Ban hành kèm theo Quyết định số 2568/QĐ-BTTTT ngày 29/12/2023 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông).

Thông tin từ hoạt động công chứng, đặc biệt từ các giao dịch bất động sản là đối tượng mà Nhà nước phải quản lý cho nhu cầu quản trị quốc gia. Nguồn thông tin từ chủ sở hữu bất động sản, giá bất động sản, sự chuyển dịch quyền về bất động sản nếu tích hợp vào hệ thống thông tin quốc gia sẽ là công cụ để Nhà nước làm chủ thị trường bất động sản cũng như làm cho thị trường minh bạch. Ngược lại, hoạt động công chứng cũng nhận được các thông tin từ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử cho việc phòng ngừa tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý và ổn định trật tự xã hội. Cơ sở dữ liệu dùng chung từ không gian mạng quốc gia do Chính phủ quản lý sẽ đầy đủ và an toàn hơn khi có sự tích hợp thông tin từ hệ thống thông tin công chứng. 

Như vậy, để được công nhận là thành phần trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, hệ thống công chứng phải đáp ứng được các bộ chuẩn nhằm bảo đảm cho tính tương hợp, kết nối liên thông. Do đó, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước cả về công chứng điện tử (Điều 69 Luật Công chứng 2014).

Đến đây, chúng ta có thể định nghĩa: “Công chứng điện tử là việc CCV thực hiện một phần hay toàn bộ thủ tục công chứng trên không gian mạng quốc gia”.

Để công chứng điện tử được vận hành cần có hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử là tập hợp phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu được thiết lập với chức năng, tính năng chính để phục vụ giao dịch điện tử, bảo đảm xác thực, tin cậy trong giao dịch điện tử, các thuộc tính an toàn thông tin. Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử được phân loại theo chủ quản hệ thống thông tin; chức năng, tính năng của hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử; quy mô, số lượng người sử dụng tại Việt Nam hoặc số lượng truy cập hằng tháng từ người sử dụng tại Việt Nam. Có nền tảng số phục vụ giao dịch điện tử là hệ thống thông tin như đề cập ở trên tạo môi trường điện tử cho phép các bên thực hiện giao dịch hoặc cung cấp, sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc sử dụng để phát triển sản phẩm, dịch vụ (Điều 45 Luật Giao dịch điện tử năm 2023).

Chủ quản hệ thống thông tin là cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý trực tiếp đối với hệ thống thông tin[11]. Đối với cơ quan, tổ chức nhà nước, chủ quản hệ thống thông tin là các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc là cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư dự án xây dựng, thiết lập, nâng cấp, mở rộng hệ thống thông tin đó (Điều 3 Nghị định số 85/2016/NĐ-CP).

Hệ thống thông tin chỉ có một chủ quản hệ thống thông tin. Trong trường hợp hệ thống thông tin bao gồm nhiều hệ thống thành phần, mỗi hệ thống thành phần lại tương ứng với một cấp độ khác nhau, thì cấp độ hệ thống thông tin được xác định là cấp độ cao nhất trong các cấp độ của các hệ thống thành phần cấu thành (Điều 5 Nghị định số 85/2016/NĐ-CP).

Cơ quan chủ quản hệ thống thông tin phục vụ công chứng điện tử phải do Bộ Tư pháp là chủ sở hữu duy nhất, thống nhất quản lý. Chịu trách nhiệm tiến hành phân cấp, phân quyền, bảo đảm các cấp độ an toàn thông tin trong vận hành sử dụng của các đơn vị công chứng được giao quyền sử dụng theo Nghị định số 85/2016/NĐ-CP.

Đơn vị vận hành hệ thống thông tin công chứng là cơ quan, tổ chức được chủ quản hệ thống thông tin giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thông tin. Trong trường hợp chủ quản hệ thống thông tin thuê ngoài dịch vụ CNTT, đơn vị vận hành hệ thống thông tin là bên cung cấp dịch vụ (Điều 3 Nghị định 85/2016/NĐ-CP).

Bên cạnh đơn vị chủ quản và đơn vị vận hành hệ thống thông tin công chứng, còn có một số cơ quan quản lý nhà nước khác tham gia như Bộ Thông tin và Truyền thông thực hiện việc xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ… và Bộ Công an thực hiện thẩm định phương án bảo đảm an toàn thông tin trong hồ sơ đề xuất cấp độ theo thẩm quyền.  

Như trên đã phân tích, Bộ Tư pháp với chức năng quản lý nhà nước về công chứng và cũng chính là chủ quản hệ thống thông tin công chứng. Bộ Tư pháp đã và đang xây dựng mô hình chứng thực điện tử, mô hình này đã đi vào hoạt động và là thành phần của Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử. Do vậy, Bộ Tư pháp là cơ quan phù hợp nhất cho việc xây dựng công chứng điện tử hiện nay.

Hoạt động công chứng đã được xã hội hóa một phần, các tổ chức hành nghề công chứng thuộc khối tư nhân thường “manh mún, phân tán, kém năng lực tổ chức hơn nhiều”[12]. Vì thế, “muốn thúc đẩy chuyển đổi số phải định nghĩa lại vai trò của Nhà nước. Thay vì rút lui, Nhà nước phải can thiệp hiệu quả hơn, phải điều tiết, nâng đỡ, bảo vệ, ban thưởng cho các ý tưởng sáng tạo. Một Nhà nước dấn thân, khởi tạo mang tinh thần doanh nhân công”[13].

Với tầm nhìn trở thành một quốc gia có nền kinh tế số dẫn đầu ASEAN vào năm 2030, trong giai đoạn 2021-2025 các nền tảng cho nền kinh tế số sẽ được ưu tiên phát triển. Bộ Tư pháp vẫn là cơ quan chủ quản quan trọng nhất cho tiến trình xây dựng công chứng điện tử trong bối cảnh hiện nay.   

Để xây dựng công chứng điện tử, một số nội dung nên được thể hiện trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) gồm:

-        Nguyên tắc chung về công chứng điện tử;

-        Thẩm quyền công chứng (chú ý thẩm quyền lãnh thổ);

-        Quy tắc chung để bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống thông tin công chứng;

-        Quy định phạm vi được và không được sử dụng công chứng điện tử[14];

-        Xác định tính pháp lý của công chứng điện tử;

-        Quy tắc bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy trong việc nộp hồ sơ trực tuyến;

-        Quy tắc về kiểm tra xác minh trực tuyến về nhân thân;

-        Quy tắc về kiểm tra trực tuyến tính tự nguyện, năng lực hành vi dân sự của cá nhân, năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân;  

-        Quy tắc về kiểm tra trực tuyến tính hợp pháp của các tài liệu văn bản được yêu cầu công chứng;

-        Quy tắc giao tiếp trực tuyến với tổ chức, cá nhân để soạn thảo hợp đồng, văn bản thoả thuận hoặc xác nhận đồng ý các văn bản do NYCCC soạn thảo; 

-        Quy tắc ký kết trực tuyến các thoả thuận dân sự của các cá nhân, tổ chức tham gia yêu cầu công chứng trực tuyến;

-        Quy tắc về chứng nhận công chứng điện tử của CCV và trả kết quả công chứng cho NYCCC;

-        Quy định về việc sao, lưu trữ, cung cấp hồ sơ, trả kết quả công chứng điện tử;

-        Quy định về năng lực của CCV, tổ chức công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử;

-        Quy định về trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng trong quá trình giao dịch công chứng của NYCCC, CCV và tổ chức hành nghề công chứng;

-        Những vấn đề bảo đảm về yêu cầu công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật phục vụ cho công chứng điện tử giao Chính phủ hướng dẫn chi tiết.

Liên quan đến quy trình công chứng điện tử, các kiến nghị gợi mở có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Phát triển công chứng điện tử là xu thế tất yếu yếu hiện nay nhằm nâng cao năng lực của hoạt động công chứng trong, phát huy hơn nữa vai trò của hoạt động công chứng trong đời sống kinh tế - xã hội. Hệ thống thông tin công chứng là thành phần quan trọng trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử phục vụ yêu cầu chuyển đổi số, góp phần nhanh chóng đưa Việt Nam trở thành quốc gia số vào năm 2030./.

---