Việc dân sự lần đầu tiên được quy định trong Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2004 (BLTTDS). Theo đó, việc dân sự là việc các cá nhân, cơ quan, tổ chức không có tranh chấp nhưng yêu cầu Tòa án công nhận hoặc không công nhận sự kiện pháp lý là căn cứ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại và lao động của mình hoặc của cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; yêu cầu Tòa án công nhận hoặc không công nhận cho mình quyền về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại và lao động được pháp luật quy định thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.

Khi giải quyết việc dân sự, nếu phải đưa ra xét xử thì Tòa án cần mở phiên họp. Phiên họp giải quyết việc dân sự được tiến hành công khai theo nguyên tắc trực tiếp, liên tục và bằng lời nói. Tất cả những người có liên quan đến việc giải quyết việc dân sự đều phải được triệu tập đến tham gia phiên họp. Theo Điều 313 BLTTDS, Điều 314 a đã được bổ sung tại khoản 55 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều BLTTDS năm 2011 thì những người tham gia phiên họp bao gồm: người yêu cầu, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan hoặc người đại diện của họ, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự và Kiểm sát viên Viện kiểm sát cùng cấp. Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết, Tòa án có thể triệu tập người làm chứng, người giám định, người phiên dịch tham gia phiên họp. Trong trường hợp có người tham gia phiên họp đã được triệu tập vắng mặt, Tòa án sẽ quyết định hoãn phiên họp nếu:

- Vắng mặt Kiểm sát viên Viện kiểm sát cùng cấp;

- Người có đơn yêu cầu vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng;

- Vắng mặt người làm chứng, người giám định, người phiên dịch nếu sự tham gia tố tụng của họ là quan trọng và cần thiết cho việc giải quyết việc dân sự.

Đối với người liên quan và người đại diện của họ khi được triệu tập hợp lệ lần thứ nhất mà vắng mặt thì tùy từng trường hợp Tòa án sẽ quyết định hoãn phiên họp hoặc vẫn tiến hành họp. Nếu người liên quan và người đại diện của họ khi được triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vắng mặt thì Tòa án vẫn tiến hành giải quyết việc dân sự vắng mặt họ.

Việc quy định này đã rất đến một số vướng mắc, hạn chế sau:

Thứ nhất, người có đơn yêu cầu vắng mặt lần thứ nhất không có lý do chính đáng hoặc không có đơn yêu cầu đề nghị giải quyết việc dân sự vắng mặt họ thì Tòa án có quyết định hoãn phiên họp giải quyết việc dân sự không?

Thứ hai, người có đơn yêu cầu vắng mặt tại phiên họp nhưng người đại diện của họ có mặt tại phiên họp thì Tòa án có hoãn phiên họp không, hay vẫn giải quyết việc dân sự vắng mặt họ?

Thứ ba, người có đơn yêu cầu và người liên quan đến yêu cầu giải quyết việc dân sự đều là các đương sự trong việc dân sự. Nhưng người có đơn yêu cầu vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng thì Tòa án sẽ hoãn phiên họp, còn người có liên quan vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng thì vẫn có thể tiến hành họp. Điều này là không đảm bảo sự bình đẳng về quyền tham gia phiên họp giữa các đương sự trong việc dân sự.

Thứ tư, nếu phiên họp có sự tham gia của người đại diện của đương sự hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, nhưng những người này lại vắng mặt khi được Tòa án triệu tập hợp lệ thì Tòa án có hoãn phiên họp không, hay vẫn giải quyết việc dân sự vắng mặt họ?

Thứ năm, nếu phiên họp bắt buộc phải có sự tham gia của người giám định, người phiên dịch nhưng những người này lại bị thay đổi hoặc vắng mặt mà không có người thay thế thì phiên họp có bị hoãn không?

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 55 BLTTDS thì thành phần giải quyết việc dân sự có thể do một hoặc ba Thẩm phán tiến hành. Tại phiên họp giải quyết việc dân sự, các đương sự có quyền yêu cầu thay đổi người tiến hành tố tụng. Việc thay đổi Thẩm phán, Thư ký tòa án, Kiểm sát viên tại phiên họp giải quyết việc dân sự được bổ sung tại khoản 54 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều BLTTDS. Theo đó, việc dân sự do một Thẩm phán giải quyết thì việc thay đổi Thẩm phán do Chánh án của Tòa án đang giải quyết việc dân sự đó quyết định; nếu Thẩm phán bị thay đổi là Chánh án của Tòa án đang giải quyết việc dân sự đó thì việc thay đổi do Chánh án Tòa án cấp trên trực tiếp quyết định. Việc dân sự do Hội đồng giải quyết việc dân sự gồm ba Thẩm phán giải quyết thì việc thay đổi thành viên Hội đồng do Hội đồng giải quyết việc dân sự quyết định. Việc thay đổi và cử Kiểm sát viên do Viện trưởng Viện kiểm sát cùng cấp quyết định; nếu kiểm sát viên bị thay đổi là Viện trưởng Viện kiểm sát thì việc thay đổi do Viện trưởng Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp quyết định.

Vậy, trong trường hợp phải thay đổi Thẩm phán, Thư ký tòa án, Kiểm sát viên tại phiên họp hoặc trong trường hợp Thẩm phán, Kiểm sát viên không thể tiếp tục tham gia phiên họp mà không có Thẩm phán, Kiểm sát viên dự khuyết để thay thế thì phiên họp có bị hoãn không?

Trên thực tế, khi gặp phải các trường hợp này, các Thẩm phán đều áp dụng Điều 311 BLTTDS. Theo đó, việc giải quyết các việc dân sự được thực hiện theo các quy định tại Chương XX của BLTTDS và các quy định khác của Bộ luật này, nếu không trái với quy định của Chương này. Điều này có nghĩa là, đối với các vướng mắc trên, Chương XX không có quy định nên sẽ vận dụng các quy định về việc hoãn phiên tòa để giải quyết. Tuy nhiên, hiện nay theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của BLTTDS, các quy định về sự có mặt của đương sự trong phiên tòa giải quyết vụ án dân sự và việc hoãn phiên tòa xét xử vụ án dân sự đã được sửa đổi, bổ sung để hạn chế việc hoãn phiên tòa nhiều lần, đồng thời vẫn đảm bảo quyền tham gia phiên tòa của các đương sự thì các quy định về việc hoãn phiên họp giải quyết việc dân sự lại chưa được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn xét xử. Điều này dẫn đến khó khăn cho các Thẩm phán trong quá trình giải quyết việc dân sự, bởi lúc này không thể áp dụng các quy định về việc hoãn phiên tòa để giải quyết các vướng mắc trên do các quy định về hoãn phiên tòa trái với các quy định về việc hoãn phiên họp.

Về mặt lý luận, dù là đương sự trong vụ án dân sự hay trong việc dân sự, họ đều phải được đảm bảo quyền tham gia phiên tòa, phiên họp giải quyết vụ việc dân sự để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Các đương sự (nguyên đơn, bị đơn người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ án dân sự hay người có yêu cầu, người có liên quan đến yêu cầu trong việc dân sự) đều phải được đảm bảo quyền được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách trực tiếp và bằng lời nói tại phiên tòa, phiên họp. Các đương sự đều phải được trực tiếp trình bày các yêu cầu, đưa ra các chứng cứ, căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Do đó, các đương sự trong việc dân sự nếu được triệu tập hợp lệ lần thứ nhất mà vắng mặt dù có hay không có lý do chính đáng đều phải hoãn phiên họp, chứ không phải chỉ vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng mới hoãn phiên họp hoặc không phải chỉ có người yêu cầu vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng mới hoãn phiên họp. Tuy nhiên, cũng giống như đối với phiên tòa giải quyết vụ án dân sự, để tránh sự lạm quyền của các đương sự cũng như đảm bảo việc giải quyết việc dân sự nhanh chóng thì cần phải hạn chế việc hoãn phiên họp. Theo đó, Tòa án cũng chỉ triệu tập hợp lệ đương sự và những người tham gia tố tụng khác đến lần thứ hai. Trong trường hợp Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà đương sự vắng mặt vì sự kiện bất khả kháng thì hoãn phiên họp, còn vắng mặt không vì sự kiện bất khả kháng thì tùy từng trường hợp đương sự đó là ai mà Tòa án có những quyết định cho phù hợp. Đó là, người có yêu cầu vắng mặt không vì sự kiện bất khả kháng thì bị coi là từ bỏ yêu cầu giải quyết việc dân sự và Tòa án sẽ ra quyết định đình chỉ giải quyết việc dân sự. Còn người liên quan mà vắng mặt không vì sự kiện bất khả kháng thì Tòa án vẫn tiến hành giải quyết việc dân sự.

Đối với người đại diện của đương sự thì do họ là người tham gia tố tụng thay mặt cho đương sự thực hiện quyền và nghĩa vụ của đương sự mà mình đại diện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự trước Tòa án, nên khi đảm bảo quyền tham gia phiên họp của các đương sự hay hạn chế sự lạm quyền của các đương sự thì cũng phải đảm bảo quyền tham gia phiên họp của người đại diện cũng như hạn chế sự lạm quyền của họ. Do đó, khi người đại diện vắng mặt thì việc hoãn phiên họp hay vẫn tiến hành giải quyết được xử lý giống với đương sự mà họ đại diện. Bên cạnh đó, do người đại diện được thay mặt cho đương sự nên khi đương sự trong việc dân sự được Tòa án triệu tập mà vắng mặt, nhưng người đại diện của các đương sự có mặt, thì phiên họp vẫn tiến hành.

Còn người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự là người tham gia tố tụng giúp đỡ, hỗ trợ cho đương sự về mặt pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự. Người bảo vệ có vị trí pháp lý độc lập với đương sự, có các quyền và nghĩa vụ do pháp luật quy định chứ không bị ràng buộc bởi quyền và nghĩa vụ của đương sự như người đại diện. Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự giúp cho đương sự bảo vệ tốt quyền và lợi ích hợp pháp của mình, nhất là trong việc đưa ra chứng cứ, căn cứ pháp lý và các lập luận. Không những thế, ý kiến của người bảo vệ còn giúp cho Tòa án trong việc giải quyết vụ việc dân sự. Chính vì vậy, sự có mặt của người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự trong phiên tòa hay phiên họp giải quyết việc dân sự là rất cần thiết. Do đó, để người bảo vệ có thể giúp đương sự bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp thì trong trường hợp Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ nhất mà người bảo vệ vắng mặt hoặc triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà người bảo vệ vắng mặt vì sự kiện bất khả kháng thì phải hoãn phiên họp. Còn Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà người bảo vệ vắng mặt không vì sự kiện bất khả kháng, thì vẫn tiến hành giải quyết việc dân sự để đảm bảo giải quyết việc dân sự được nhanh chóng và hiệu quả.

Đối với sự tham gia của người giám định, người phiên dịch trong phiên họp thì trong trường hợp sự tham gia của họ là bắt buộc nhưng những người này lại bị thay đổi hoặc vắng mặt mà không có người thay thế thì phiên họp phải bị hoãn, bởi nếu không có sự tham gia của họ thì thẩm phán không có cơ sở để giải quyết việc dân sự. Tuy nhiên, trường hợp này các thẩm phán có thể áp dụng Điều 311 BLTTDS làm cơ sở pháp lý để giải quyết.

Ngoài ra, để bảo đảm phiên họp được xét xử liên tục thì trong trường hợp tại phiên họp mà Thẩm phán, Kiểm sát viên, Thư ký tòa án bị thay đổi hoặc Thẩm phán, Kiểm sát viên không thể tiếp tục tham gia phiên họp mà không có Thẩm phán, Kiểm sát viên dự khuyết để thay thế thì Tòa án cũng phải hoãn phiên họp.

Do đó, cần có sự sửa đổi, bổ sung các quy định về việc hoãn phiên họp giải quyết việc dân sự. Cụ thể:

- Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ nhất, đương sự hoặc người đại diện của họ, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự phải có mặt; trường hợp có người vắng mặt thì Tòa án hoãn phiên họp, trừ trường hợp người đó có đơn đề nghị tiến hành phiên họp vắng mặt họ.

- Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai, đương sự hoặc người đại diện của họ, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự phải có mặt tại phiên họp, nếu vắng mặt không vì sự kiện bất khả kháng thì xử lý như sau:

+ Người có đơn yêu cầu, người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên họp thì bị coi là từ bỏ yêu cầu và Tòa án ra quyết định đình chỉ giải quyết việc dân sự, trừ trường hợp người đó có đơn đề nghị tiến hành phiên họp vắng mặt họ.

+ Người có liên quan vắng mặt mà không có người đại diện tham gia phiên họp thì Tòa án tiến hành phiên họp vắng mặt họ;

+ Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự vắng mặt thì Tòa án vẫn tiến hành phiên họp vắng mặt họ.

Khoản 2 Điều 313a BLTTDS cần bổ sung quy định sau:Trong trường hợp phải thay đổi Thẩm phán, Thư ký tòa án, Kiểm sát viên thì phiên họp giải quyết việc dân sự phải bị hoãn./.