Theo thống kê từ năm 2007 đến nay, Thanh tra Sở Tư pháp Quảng Ngãi đã tiến hành 40 cuộc thanh tra chuyên ngành về công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch (HĐGD) liên quan đến QSDĐ tại 40 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Qua thanh tra cho thấy, hầu hết các địa phương được thanh tra đều có những sai phạm trong công tác chứng thực các HĐGD liên quan đến QSDĐ của người dân. Cụ thể, trong hồ sơ HĐGD thiếu nhiều loại giấy tờ theo quy định tại Thông tư 04 như không có Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản sao Giấy chứng minh nhân dân; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện); bản sao các loại giấy để chứng minh về tài sản như Giấy chứng nhận QSDĐ; trong hợp đồng không có chữ ký tắt trên từng trang hợp đồng, còn viết xen dòng, đè dòng, gạch xóa, viết thêm không đúng quy định... Đặc biệt, có nhiều trường hợp chứng thực hợp đồng vi phạm nghiêm trọng thủ tục chứng thực, như trong hợp đồng thế chấp, chuyển nhượng QSDĐ mà tài sản thuộc sở hữu chung của hộ gia đình nhưng chỉ có một thành viên trong gia đình ký vào hợp đồng - thường là người chồng - cũng được chính quyền địa phương ký chứng thực, hoặc chứng thực HĐGD liên quan đến tài sản thuộc sở hữu chung mà trong đó có chủ sở hữu chung đã chết nhưng không làm các thủ tục về khai nhận di sản thừa kế. Thậm chí có địa phương còn chứng thực những HĐGD về QSDĐ trong khi người sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận QSDĐ. Điều này đã vi phạm vào Điều 66 Nghị định 84/2007/NĐ-CP của Chính phủ, ảnh hưởng đến nguyên tắc giao dịch hợp đồng, không đảm bảo tính an toàn pháp lý cho người dân.

Chính vì chứng thực những HĐGD trái pháp luật như vậy, nên đã xảy ra nhiều trường hợp tranh chấp, khiếu kiện rất khó giải quyết hậu quả. Cụ thể, đã có nhiều trường hợp UBND cấp xã chứng thực hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ của hộ gia đình nhưng trong hợp đồng chỉ có chữ ký của người chồng, không có chữ ký của người vợ và các thành viên đồng sở hữu khác. Khi phát sinh tranh chấp mới biết rằng, người chồng đã tự ý chuyển nhượng QSDĐ là tài sản chung của hộ gia đình mà không có sự thống nhất của các đồng sở hữu.

 Theo nguyên tắc ký chứng thực hợp đồng, các bên tham gia giao dịch hợp đồng phải ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, người có thẩm quyền ký chứng thực phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của họ, kiểm tra sự tự nguyện giao kết... nhưng do chủ quan, tin tưởng hoặc vì những nguyên do nào đó mà nguyên tắc này không được công chức tư pháp, hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực quan tâm, vì thế, đã có trường hợp người con nói dối người cha mượn sổ đỏ của cha để vay tiền ngân hàng và đưa cho người cha ký trước vào “Bản hợp đồng vay ngân hàng”. Nhưng thực chất, đó là hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ và tài sản gắn liền với đất. Sau đó, bản hợp đồng này được địa phương ký chứng thực. Chỉ đến khi người nhận chuyển nhượng QSDĐ đến nhận đất và nhận tài sản thì người cha mới biết rằng nhà và đất của mình đã sang tay người khác. Có thể nói, trong vụ việc này, công chức tư pháp hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực đã “giúp sức tích cực” cho việc chứng thực hợp đồng trái pháp luật này; đồng thời còn phát sinh một hệ lụy khác, đó là làm cho gia đình đương sự mâu thuẫn với nhau, cha con, vợ chồng, anh em bất hòa...

Mặc dù Điều 66 Nghị định 84/2007/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định, kể từ ngày 01/01/2008, người sử dụng đất phải có Giấy chứng nhận QSDĐ mới được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho QSDĐ, thế chấp, góp vốn bằng QSDĐ. Tuy nhiên, có những địa phương vẫn chứng thực các HĐGD liên quan đến QSDĐ trong khi người dân chưa được cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận QSDĐ. Vì vậy, khi xảy ra tranh chấp sẽ rất khó giải quyết, vì các cơ quan chức năng không có căn cứ pháp lý để xác định được chính xác thửa đất bị tranh chấp đó bao nhiêu mét, giới cận Đông, Tây, Nam, Bắc như thế nào...?

Chính vì chứng thực ẩu, không tuân thủ nguyên tắc như vậy, nên đã có những trường hợp công chức tư pháp hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực bị xử lý kỷ luật liên quan đến trách nhiệm chứng thực của mình và có thể sẽ phải đối mặt với trách nhiệm bồi thường. Vẫn còn nhiều hợp đồng đã được chính quyền địa phương cấp xã chứng thực chuyển nhượng, thế chấp QSDĐ như trên, tiềm ẩn nhiều nguy cơ phát sinh tranh chấp, gây ra những hệ lụy khó lường.

Những sai phạm này xuất phát từ các nguyên nhân sau:

Thứ nhất, công tác tham mưu chứng thực các HĐGD này là của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, trong khi biên chế về công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã hiện nay chỉ có từ 01 đến 02 người, lại phải đảm nhiệm rất nhiều công việc. Hơn nữa, trình độ của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, chế độ đãi ngộ thấp, không kích thích được lòng hăng say nghiên cứu, cống hiến của họ. Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV ngày 28/4/2009 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và công tác tư pháp cấp xã, thì công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã phải đảm nhiệm đến 12 đầu việc. Đó là chưa kể những công việc khác mà công chức tư pháp - hộ tịch phải làm tại địa phương như tham gia giải quyết khiếu nại, tranh chấp, phối hợp với các bộ phận khác... Một số lượng công việc lớn như vậy nhưng biên chế cho bộ phận này còn ít nên không đảm bảo yêu cầu công việc được giao. Theo thống kê hiện nay, trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi có 184 xã, phường, thị trấn với 295 công chức tư pháp - hộ tịch, đã có 109 đơn vịbố trí hai công chức tư pháp - hộ tịch. Như vậy, bình quân mỗi xã mới chỉ được bố trí 1,6 công chức tư pháp - hộ tịch. Con số này cho thấy sự bất cập và quá tải trong công việc của công chức tư pháp - hộ tịch ở địa phương. Vì với số lượng người và khối lượng công việc như vậy, chỉ cần thực hiện hai công việc là đăng ký hộ tịch và chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký cũng đã chiếm hết thời gian làm việc của công chức tư pháp - hộ tịch.

Thứ hai, mặc dù theo quy định tại Thông tư liên tịch số 04, công chức tư pháp - hộ tịch làm nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực của công dân, tham mưu cho lãnh đạo địa phương ký chứng thực HĐGD về QSDĐ. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra của thanh tra Sở Tư pháp Quảng Ngãi, cho thấy vẫn còn một số địa phương giao công việc tiếp nhận hồ sơ tham mưu chứng thực hợp đồng về QSDĐ cho bộ phận địa chính xã đảm nhiệm. Khi thực hiện công tác tham mưu chứng thực, bộ phận địa chính xã không có sổ để ghi các việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và thực sự trong quá trình tham mưu chứng thực, do không đúng chuyên môn, nghiệp vụ nên bộ phận địa chính cũng không chú ý nhiều đến tính pháp lý của HĐGD mà phần lớn chỉ quan tâm đến vị trí thửa đất, bản đồ trích lục, loại đất gì... Chính những điều này cũng là nguyên nhân gây ra nhiều sai sót đáng tiếc.

Thứ ba,không ít người dân chưa biết hết những trình tự quy định của pháp luật nên đã có sự tác động không nhỏ đến công chức tư pháp - hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực. Nếu thực hiện đúng theo trình tự quy định của pháp luật thì người dân cho rằng, cán bộ gây khó khăn, nhũng nhiễu. Đặc biệt là ở địa phương cấp xã, cán bộ địa phương thường phải đối mặt với những việc khó xử giữa tình và lý, bởi mối quan hệ như làng xóm, anh em, bạn bè, họ hàng... chi phối, “cái tình” nhiều lúc lớn hơn “cái lý”, nên dễ dàng bỏ qua những thủ tục quy định của pháp luật, dù biết giải quyết như vậy là sai.

Thứ tư, do trình độ, năng lực chuyên môn kém, chưa được đào tạo bài bản nên công tác tham mưu có nhiều sai sót, có những trường hợp công chức tư pháp - hộ tịch không biết việc làm đó là sai. Chúng ta thử làm một phép so sánh. Cũng là công việc công chứng, chứng thực một HĐGD giữa một Công chứng viên với công chức tư pháp cấp xã và người có thẩm quyền chứng thực cấp xã, nhưng đã thấy rõ sự chênh lệch về yêu cầu trình độ. Để trở thành Công chứng viên có thẩm quyền công chứng một hợp đồng, họ phải qua đào tạo bài bản về pháp luật như phải có bằng cử nhân luật, có thời gian công tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức; phải học qua lớp nghiệp vụ đào tạo nghề công chứng và phải trải qua thời gian tập sự hành nghề công chứng. Trong khi đó, trình độ của công chức tư pháp cấp xã và người có thẩm quyền chứng thực thì lại không có một quy định nào cả, thậm chí có công chức tư pháp mới học hết bậc phổ thông trung học, cho nên, việc tham mưu trong công tác chứng thực gặp nhiều sai sót là điều khó tránh khỏi.

Bên cạnh nguyên nhân không hiểu hết quy định của pháp luật do trình độ, năng lực chuyên môn kém, trong thực tế cũng có nhiều trường hợp công chức tư pháp - hộ tịch đã qua đào tạo về pháp luật, hiểu biết pháp luật, nhưng vẫn cố ý làm sai do nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể là vì nể tình quen biết, có thể là do “niềm tin nội tâm”, có thể là do chủ quan và cũng có nhiều trường hợp là do sức ép từ những người có thẩm quyền khác bắt buộc phải làm.

Dù là nguyên nhân gì đi chăng nữa thì cũng khó có thể chấp nhận được vì phải ý thức được rằng, người có thẩm quyền chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về HĐGD mà mình ký chứng thực, phải biết tôn trọng quyền tài sản của người khác và phải lường được hậu quả pháp lý nếu xảy ra tranh chấp và phải gánh chịu hậu quả pháp lý về việc chứng thực của mình.

- Tăng cường năng lực cho công chức tư pháp địa phương bằng cách bố trí, tạo điều kiện cho công chức tư pháp - hộ tịch được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay.

Mặc dù trong những năm qua, Sở Tư pháp Quảng Ngãi đã phối hợp với trường Đại học Luật Hà Nội và Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh mở ba khóa đào tạo trung cấp luật với hơn 400 học viên là những công chức cấp xã để bổ sung cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch trên địa bàn. Tuy nhiên, những công chức đã được đào tạo trình độ trung cấp luật làm việc tư pháp - hộ tịch được một thời gian lại bị chuyển sang làm công việc khác, trong khi chưa có người thay thế, điều này cũng đã ảnh hưởng không ít đến công tác tư pháp ở địa phương. Vì vậy, hiện nay ở địa phương, xã nào đã có công chức tư pháp - hộ tịch có trình độ trung cấp luật trở lên thì cần giữ nguyên, không được bố trí công tác khác, trừ khi đã có người có chuyên môn phù hợp thay thế để tránh lỗ hổng trong công tác cán bộ; địa phương nào công chức tư pháp - hộ tịch chưa được đào tạo luật thì địa phương đó cần tạo điều kiện về thời gian, kinh phí... để công chức tư pháp được đi đào tạo các lớp luật tại chức để đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc hiện nay.

- Các ngành chức năng cần quan tâm bố trí tăng thêm biên chế cho tư pháp cấp xã vì hiện nay, có nhiều địa phương chỉ có một công chức tư pháp - hộ tịch, không thể giải quyết hết các công việc được giao. Mặc dù chủ trương của tỉnh đã cho phép công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được biên chế hai người, nhưng trong quá trình thực hiện ở nhiều nơi còn gặp những vướng mắc nên chưa bố trí được. Thiết nghĩ, cần phải có biện pháp tích cực để tháo gỡ những khó khăn này, đồng thời bố trí biên chế cho bộ phận tư pháp xã ít nhất phải được hai công chức đã qua đào tạo chuyên môn.

 - Chính quyền địa phương cần có kế hoạch đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyền truyền và phổ biến các quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về chứng thực QSDĐ nói riêng cho nhân dân ở địa phương bằng nhiều hình thức sinh động, thiết thực, hiệu quả như phối hợp tuyên truyền trong những buổi sinh hoạt của Câu lạc bộ Trợ giúp pháp lý ở địa phương, Câu lạc bộ Thanh niên với pháp luật và các buổi sinh hoạt của các tổ chức, hội, đoàn thể như Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ... Thông qua các buổi sinh hoạt đó, cần lồng ghép chương trình tuyên truyền phổ biến pháp luật đến nhân dân để nhân dân nắm rõ hơn những quy định của pháp luật về trình tự thủ tục chứng thực QSDĐ. Đồng thời, cần phải niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã các thủ tục từ trình tự, cách thức thực hiện, các giấy tờ cần phải có để thực hiện chứng thực QSDĐ... cho nhân dân được biết để tiện theo dõi, giám sát và thực hiện theo quy định.

- Cần có những cuộc tập huấn chuyên môn về công tác chứng thực cho địa phương, đồng thời tăng cường hơn nữa công tác thanh tra, kiểm tra để phát huy những mặt tích cực, những việc làm hay để làm mô hình nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục những sai phạm. Cụ thể, Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình cần có kế hoạch tổ chức lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác chứng thực QSDĐ theo Thông tư 04 cho các công chức tư pháp - hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực cấp xã trên địa bàn toàn tỉnh để cung cấp những kiến thức cơ bản về lĩnh vực chứng thực cho đội ngũ này. Thanh tra Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp các huyện tăng cường hơn nữa công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực của UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn những sai sót.

- Kiến nghị lãnh đạo Phòng Tư pháp các huyện trong các cuộc họp trực báo định kỳ của mình với các công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã trên địa bàn huyện, cần thường xuyên chấn chỉnh, nhắc nhở các công chức tư pháp - hộ tịch phải lưu ý đến nghiệp vụ chứng thực, tránh để xảy ra những sai sót. Bên cạnh đó, trong các cuộc họp trực báo, lãnh đạo Phòng Tư pháp các huyện cần căn cứ vào các Kết luận thanh tra của Sở Tư pháp trong công tác thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực chứng thực QSDĐ đối với UBND cấp xã để phổ biến, rút kinh nghiệm chung, phát huy những nhân tố tích cực, những mô hình hay, cách làm tốt, đồng thời chỉ ra những sai sót, khuyết điểm của đơn vị được thanh tra để công chức tư pháp - hộ tịch các xã xem đó là bài học kinh nghiệm chung của mình.

Lãnh đạo Phòng Tư pháp các huyện cần có kế hoạch rà soát lại những xã nào còn giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, tham mưu chứng thực QSDĐ cho bộ phận địa chính xã thực hiện thì cần kiến nghị lãnh đạo xã đó giao lại nhiệm vụ này cho công chức tư pháp - hộ tịch đảm nhiệm theo đúng quy định tại Thông tư 04 và phải có đầy đủ Sổ chứng thực HĐGD để ghi chép, lưu trữ các việc chứng thực theo đúng quy định.

- Cần xem xét lại việc thực hiện đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi theo hướng đẩy nhanh hơn nữa kế hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các huyện. Bởi hiện nay, theo đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi đã được UBND tỉnh phê duyệt, thì giai đoạn 1 của lộ trình phát triển các tổ chức hành nghề công chứng (từ năm 2010 đến 2015) chỉ “tập trung củng cố, kiện toàn nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của các Phòng Công chứng hiện có”... và lộ trình đến năm 2020 “Phấn đấu đến năm 2020 thì mỗi huyện có... 01 tổ chức hành nghề công chứng”. Tuy nhiên, từ trước đến nay trên địa bàn tỉnh mới chỉ có... 01 Phòng Công chứng. Như vậy, trong thời gian 5 năm chỉ có “kiện toàn” 01 Phòng Công chứng và 10 năm sau mới phấn đấu 01 huyện có một tổ chức hành nghề công chứng, có thể nói rằng tốc độ phát triển như vậy là quá chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển của xã hội. Nếu như không đẩy mạnh công tác này, e rằng việc từng bước chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã cho các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp vẫn còn khá xa vời./.