Ảnh minh họa: Nguồn Internet.

Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) là công cụ pháp lý quan trọng để Nhà nước thể hiện ý chí, điều chỉnh các quan hệ xã hội trên phạm vi rộng, nên yêu cầu rất cao về chất lượng cả nội dung lẫn hình thức. Đặc biệt, ngôn ngữ, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật có vai trò quyết định đến tính minh bạch, chính xác và hiệu lực của văn bản. Nếu ngôn ngữ văn bản mơ hồ, bố cục lỏng lẻo hoặc thể thức trình bày sai sót, văn bản sẽ khó hiểu, khó thi hành và có thể làm giảm niềm tin của người dân vào pháp luật[1].

Trong tiến trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam, chất lượng VBQPPL giữ vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ ở nội dung chính sách mà còn ở ngôn ngữ, thể thức và kỹ thuật trình bày. Thực tiễn thời gian qua cho thấy, không ít văn bản pháp luật còn hạn chế về cách diễn đạt, bố cục, hình thức trình bày, gây khó khăn cho việc hiểu đúng và áp dụng thống nhất, làm giảm hiệu lực, hiệu quả điều chỉnh của pháp luật. Trước yêu cầu đó, Luật Ban hành VBQPPL năm 2025 (sửa đổi, bổ sung năm 2025) (Luật BHVBQPPL 2025) đã bổ sung và hoàn thiện nhiều quy định mới nhằm chuẩn hóa ngôn ngữ pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời mở rộng khả năng dịch VBQPPL ra tiếng dân tộc thiểu số và tiếng nước ngoài để tăng cường tính minh bạch và khả năng tiếp cận pháp luật.

Bài viết tập trung làm rõ các quy định mới của Luật BHVBQPPL 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến ngôn ngữ, thể thức, kỹ thuật trình bày và dịch văn bản pháp luật; qua đó chỉ ra ý nghĩa, giá trị và những vấn đề đặt ra trong quá trình triển khai thực hiện. Trên cơ sở phân tích quy phạm pháp luật kết hợp với phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích thực tiễn và minh họa bằng các ví dụ cụ thể, bài viết làm rõ kết quả nghiên cứu về mức độ hoàn thiện của khuôn khổ pháp lý hiện hành, đồng thời đề xuất một số định hướng, giải pháp nhằm bảo đảm việc thi hành các quy định này được thống nhất, hiệu quả trong thực tiễn.

Thứ nhất, quy định về ngôn ngữ trong VBQPPL và dịch VBQPPL ra tiếng dân tộc thiểu số và tiếng nước ngoài.

VBQPPL đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Để một VBQPPL phát huy được hiệu lực và hiệu quả đối với hoạt động quản lý, ngoài việc phải bảo đảm đúng về thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành, văn bản phải vận dụng ngôn ngữ với tư cách là phương tiện biểu đạt thông tin một cách hiệu quả nhất[2].

Luật BHVBQPPL 2025 quy định ngôn ngữ sử dụng trong mọi VBQPPL phải là tiếng Việt. Tiếng Việt được yêu cầu phải chính xác, phổ thông, thống nhất, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu. Điều này có nghĩa là văn bản phải dùng ngôn từ chuẩn mực, phổ biến trên toàn quốc nhằm đạt sự chính xác, tường minh, dễ hiểu, trang trọng, lịch sự, không gây hiểu lầm cho người đọc ở các vùng miền hay trình độ khác nhau. Ngôn ngữ pháp lý đòi hỏi sự nghiêm túc, khách quan; do đó văn bản tránh tuyệt đối tiếng lóng, khẩu ngữ, từ ngữ thô tục hoặc biểu lộ cảm xúc chủ quan của người soạn thảo[3]. Chẳng hạn, không được dùng các câu cảm thán hoặc câu hỏi tu từ trong văn bản pháp luật (như viết “Làm sao để xử lý hành vi này?”), vì sẽ làm giảm tính mệnh lệnh, rõ ràng của quy phạm. Thay vào đó, văn bản pháp luật phải sử dụng câu khẳng định mang tính quy phạm, diễn đạt ý chí một cách dứt khoát.

Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) cụ thể hóa yêu cầu trên bằng quy định không sử dụng từ ngữ địa phương, từ ngữ cổ, từ ngữ thông tục trong VBQPPL. Những từ ngữ mang tính địa phương hoặc cổ thường chỉ quen thuộc với một nhóm người nhất định, dễ gây khó hiểu hoặc hiểu khác nhau. Ví dụ, từ địa phương như “heo” (lợn), “quắn” (cong) nếu đưa vào luật sẽ khiến người dân vùng khác hoặc người có trình độ khác khó nắm bắt ý nghĩa. Thay vào đó phải dùng từ phổ thông, hiện đại được mọi người hiểu thống nhất. Quy định này nhằm bảo đảm tính thông dụng và thống nhất của thuật ngữ pháp lý trên phạm vi cả nước. Nhờ đó, pháp luật trở thành công cụ truyền đạt dễ hiểu, “gần gũi với ngôn ngữ thông thường của người dân”, giúp người dân thuộc mọi vùng miền, dân tộc đều hiểu và tuân thủ pháp luật một cách nhất quán.

Trong trường hợp cần thiết phải sử dụng thuật ngữ nước ngoài (do không có từ tiếng Việt tương ứng), văn bản chỉ được dùng từ nước ngoài khi thật sự không có từ tiếng Việt tương đương và phải kèm theo phiên âm tiếng Việt hoặc chỉ dùng trực tiếp nếu đó là từ phổ biến, thông dụng. Quy định này rất quan trọng trong bối cảnh hội nhập, xuất hiện nhiều khái niệm mới (ví dụ: internet, blockchain, franchise...). Nếu buộc phải dùng từ tiếng Anh như “franchise”, văn bản cần ghi kèm (nhượng quyền thương mại) hoặc giải thích nghĩa. Trường hợp sử dụng từ nước ngoài nhưng không giải thích rõ có thể gây khó khăn, hiểu lầm khi áp dụng luật, nên các nhà làm luật phải cân nhắc kỹ và tuân thủ nghiêm nguyên tắc này. Cần lưu ý không sử dụng tiếng nước ngoài khi đã có từ tiếng Việt thay thế để tránh lạm dụng từ nước ngoài. Chẳng hạn từ “email” (tiếng Anh) cần thay vào đó là “thư điện tử” (tiếng Việt); học online (tiếng Anh), thay vào đó là học trực tuyến (tiếng Việt)[4]. 

VBQPPL thường chứa các thuật ngữ pháp lý, kỹ thuật chuyên ngành. Do vậy, để mọi đối tượng hiểu đúng, các từ ngữ chuyên môn nếu cần làm rõ nội dung thì phải được giải thích ngay trong văn bản. Thường việc giải thích có thể đặt tại điều khoản “Giải thích từ ngữ” ở phần đầu văn bản, liệt kê các thuật ngữ quan trọng cùng định nghĩa của chúng. Ví dụ, trong Luật Đất đai, thuật ngữ “hộ gia đình sử dụng đất” được giải thích cụ thể để tránh cách hiểu khác nhau. Bên cạnh đó, từ viết tắt chỉ dùng khi thật cần thiết và phải ghi đầy đủ nghĩa của từ đó khi xuất hiện lần đầu tiên. Không được sử dụng chữ viết tắt tùy tiện, đặc biệt không viết tắt trong tên cơ quan, tên loại văn bản, phần, chương, mục, điều. Chẳng hạn, trong văn bản không được đặt tiêu đề “UBND tỉnh X” mà tiêu đề phải ghi đầy đủ “Ủy ban nhân dân tỉnh X”. Nếu văn bản dùng nhiều chữ viết tắt, có thể bố trí một điều riêng giải thích toàn bộ các chữ viết tắt đó[5]. Việc này bảo đảm người đọc không nhầm lẫn về ý nghĩa các chữ viết tắt, đồng thời thể hiện tính trang trọng của văn bản pháp quy.

Một nguyên tắc quan trọng là mỗi từ ngữ sử dụng phải thể hiện chính xác nội dung cần truyền đạt và chỉ nên hiểu theo một nghĩa duy nhất. Nếu có từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa, phải giải thích rõ nghĩa được dùng trong văn bản. Văn bản pháp luật không được dùng từ đa nghĩa mà không định nghĩa, vì sẽ dẫn đến cách hiểu khác nhau, làm phát sinh nhiều cách áp dụng không thống nhất. Thực tế thời gian qua, nhiều VBQPPL vẫn tồn tại câu chữ mơ hồ về ngữ pháp, mờ nghĩa về từ vựng, dẫn tới tình trạng một quy định bị hiểu theo nhiều cách. Ví dụ: Quy định “xử phạt người vi phạm nghiêm trọng” - từ “nghiêm trọng” có tính định tính, mỗi người hiểu một khác nếu không có tiêu chí rõ. Chính phủ thừa nhận hạn chế này khi báo cáo rằng, chưa xây dựng được tiêu chí rà soát ngôn ngữ trong văn bản pháp luật[6]. Do đó, Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) nhấn mạnh: Không sử dụng từ nghi vấn, biện pháp tu từ trong văn bản[7]. Tức là tránh dùng các từ như “có thể, nếu cần thiết, hình như…” hoặc các cách nói bóng gió, ẩn dụ. Văn bản phải diễn đạt trực tiếp, cụ thể hóa nghĩa vụ, quyền hạn bằng ngôn từ tường minh. Như vậy, thay vì viết “cơ quan X có thể xem xét hỗ trợ nếu thấy cần thiết” - một câu mập mờ, văn bản nên quy định rõ “cơ quan X có trách nhiệm hỗ trợ trong các trường hợp…”. Nhờ tuân thủ nguyên tắc này, người đọc sẽ hiểu nội dung một cách thống nhất, giảm thiểu khả năng lợi dụng kẽ hở ngôn từ để vi phạm hoặc trì hoãn thực thi.

Khoản 6 Điều 60 Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) cũng chỉ rõ những từ ngữ chỉ cùng một nội dung phải được dùng thống nhất trong toàn bộ văn bản. Tránh tình trạng một khái niệm nhưng lại gọi bằng nhiều tên khác nhau trong cùng văn bản, gây rối cho người đọc. Ví dụ, nếu đã dùng thuật ngữ “doanh nghiệp xã hội” thì không dùng xen kẽ thuật ngữ khác như “doanh nghiệp vì cộng đồng” để chỉ cùng đối tượng đó. Sự nhất quán này còn phải mở rộng trên phạm vi hệ thống pháp luật: Thuật ngữ sử dụng trong các VBQPPL khác nhau nhưng cùng một khái niệm thì cũng phải có ý nghĩa thống nhất. Chẳng hạn, thuật ngữ “hộ kinh doanh” trong Luật Doanh nghiệp phải thống nhất với Luật Quản lý thuế, tránh mỗi nơi hiểu một kiểu. Để hỗ trợ điều này, Luật BHVBQPPL hiện hành và Nghị định hướng dẫn yêu cầu cơ quan soạn thảo rà soát các luật liên quan để dùng từ ngữ phù hợp, và Bộ Tư pháp thẩm định dự thảo cũng phải đánh giá tính thống nhất về ngôn ngữ của văn bản.

Về quy tắc viết hoa, VBQPPL phải viết hoa theo đúng quy tắc chính tả tiếng Việt và theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP). Phụ lục này quy định chi tiết viết hoa tên riêng, tên cơ quan, các danh từ chung... Viết hoa chuẩn xác góp phần làm văn bản trang trọng và tránh hiểu sai (ví dụ “Điều 5” khác với “điều 5” khi trích dẫn).

Dịch văn bản ra tiếng dân tộc thiểu số, tiếng nước ngoài: Luật BHVBQPPL 2025 cho phép VBQPPL có thể được dịch sang tiếng dân tộc thiểu số hoặc tiếng nước ngoài, nhưng bản dịch chỉ có giá trị tham khảo. Quy định này thể hiện tính nhân văn và hội nhập: Ở địa phương có đồng bào dân tộc, chính quyền có thể dịch các văn bản quan trọng ra tiếng dân tộc để đồng bào hiểu rõ hơn; hoặc với các luật quan trọng, có thể dịch ra tiếng Anh phục vụ nhà đầu tư, đối tác quốc tế. Tuy nhiên, khi có tranh chấp thì chỉ bản tiếng Việt mới là căn cứ pháp lý. Điều này đòi hỏi bản tiếng Việt gốc phải thật sự chặt chẽ, rõ ràng, vì nó là duy nhất có hiệu lực. Bản dịch muốn chính xác cũng cần người dịch am hiểu pháp luật để không dịch sai ý. Trong thực tiễn, định hướng là khuyến khích các cơ quan tổ chức việc dịch thuật văn bản (ví dụ, nhiều tỉnh đã dịch một số nghị quyết Hội đồng nhân dân  ra tiếng dân tộc địa phương). Song, cần lưu ý bản dịch chỉ nhằm hỗ trợ hiểu biết, không thay thế bản chính.

Tóm lại, các quy định về ngôn ngữ VBQPPL nêu trên nhằm bảo đảm văn bản pháp luật đạt được tính chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa và phổ thông - những yêu cầu nền tảng để văn bản có chất lượng và được thực thi hiệu quả. Dù quy định khá đầy đủ, nhưng như phân tích, trên thực tế vẫn tồn tại hiện tượng sử dụng ngôn ngữ chưa phù hợp (câu cú mơ hồ, từ ngữ không thống nhất)[8]. Do đó, việc triển khai thi hành đòi hỏi nỗ lực lớn trong khâu soạn thảo, thẩm định nhằm hiện thực hóa các yêu cầu ngôn ngữ này (sẽ đề cập ở phần sau).

Thể thức VBQPPL được hiểu là các thành phần cấu thành nên một văn bản về mặt hình thức bắt buộc. Luật BHVBQPPL 2025 và Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) quy định rõ những thành phần chính mà mọi VBQPPL phải có, cũng như thành phần bổ sung có thể có tùy trường hợp. Việc tuân thủ đúng thể thức bảo đảm văn bản có đầy đủ tính pháp lý hình thức, tạo sự trang trọng và thống nhất trong hệ thống văn bản.

Theo khoản 2 Điều 71 Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP), các thành phần chính bắt buộc của một VBQPPL gồm: Quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền; dấu của cơ quan/tổ chức ban hành; nơi nhận (thành phần nơi nhận không bắt buộc cho mọi VBQPPL - luật, pháp lệnh thường không có nơi nhận, còn VBQPPL của địa phương thường liệt kê nơi nhận để gửi cho các cơ quan liên quan biết và thực hiện). Ngoài các thành phần chính trên, các thành phần bổ sung có thể được thêm vào văn bản tùy trường hợp cụ thể: Phụ lục; dấu chỉ mức độ mật, khẩn; ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, email, website.

Việc quy định chặt chẽ các thành phần thể thức như trên nhằm bảo đảm mỗi VBQPPL đều đầy đủ “định danh” (quốc hiệu, số hiệu, tên, cơ quan ban hành, người ký…) cũng như các yếu tố pháp lý khác. Thể thức đúng giúp văn bản hợp pháp về hình thức, tránh bị Tòa án hay cơ quan kiểm tra văn bản kết luận sai thể thức, phải chỉnh sửa hoặc hủy bỏ. Chẳng hạn, trước đây có trường hợp VBQPPL cấp tỉnh thiếu chữ ký hoặc sai tên chủ thể ban hành dẫn đến trái thẩm quyền hình thức, đã phải xử lý thu hồi[9]. Bởi vậy, cơ quan soạn thảo và ban hành cần tuyệt đối tuân thủ mẫu mực về thể thức đã nêu trong Phụ lục I Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP).

Kỹ thuật trình bày VBQPPL bao gồm các yêu cầu về hình thức trình bày văn bản (khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề, đánh số trang...) cũng như cách thức bố cục, sắp xếp nội dung điều khoản. Đây là những quy tắc kỹ thuật nhằm làm cho văn bản thống nhất về diện mạo, đồng thời mạch lạc, logic về cấu trúc nội dung.

Theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP), kỹ thuật trình bày văn bản phải tuân theo một số chuẩn mực chung: Khổ giấy và hướng trình bày; định lề trang; phông chữ, cỡ chữ; đánh số trang. Ngoài các yêu cầu trình bày hình thức nói trên, kỹ thuật trình bày còn đặc biệt chú trọng bố cục nội dung văn bản một cách logic, khoa học. Luật BHVBQPPL hiện hành và Nghị định hướng dẫn đã đề ra các nguyên tắc và cách thức bố cục như sau:

Phân chia phần, chương, mục, điều...: Luật cho phép VBQPPL có cấu trúc nhiều tầng nấc: có thể chia thành phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm tùy độ phức tạp. Không nhất thiết phải có đầy đủ mọi cấp (ví dụ luật thường có phần/chương lớn, còn nghị quyết của Hội đồng nhân dân ngắn có thể chỉ có điều, khoản). Tuy nhiên, mỗi phần, chương, mục, tiểu mục, điều đều phải có tiêu đề (tên gọi) phản ánh nội dung chính của nó. Ví dụ: Luật được chia Chương I “Quy định chung”, Chương II “Nội dung cụ thể…”, trong mỗi chương các điều có tên điều. Nếu văn bản không quá dài thì có thể không cần phân chia nhiều tầng (Luật cho phép “hoặc không có phần và chương” nếu nội dung đơn giản) - khi đó văn bản sẽ gồm các điều liên tiếp từ đầu đến cuối.

Đánh số điều, khoản, điểm: Các điều trong VBQPPL được đánh số bằng chữ số Ả-rập liên tục, bắt đầu từ Điều 1. Số điều sẽ duy trì xuyên suốt văn bản, không được đánh lại từ đầu ở chương mới (tránh việc hai chương đều có Điều 1 riêng). Khoản trong điều đánh số bằng chữ số (1, 2, 3...), điểm trong khoản đánh thứ tự bằng chữ cái thường (a, b, c...). Mỗi cấp đều thụt vào đầu dòng theo quy cách trình bày (khoản thụt vào so với điều, điểm thụt vào so với khoản). Quy định chặt chẽ này nhằm bảo đảm trật tự logic và thuận tiện cho viện dẫn chiếu. Khi dẫn chiếu, người ta sẽ ghi “khoản 2 Điều 5” hoặc “điểm a khoản 1 Điều 5”, nếu đánh số lộn xộn sẽ gây nhầm lẫn. Lưu ý: mỗi điểm chỉ được thể hiện một ý và không được phép chia nhỏ hơn (không dùng ký hiệu khác như (-) hay (+)… trong một điểm). Nếu một điểm cần liệt kê nhiều ý, thì phải tách ra thành các điểm a, b, c... hoặc thành các khoản độc lập.

Nguyên tắc sắp xếp nội dung điều khoản: Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) đưa ra hướng dẫn rất hữu ích về thứ tự sắp xếp các quy định trong văn bản:

+ Quy định chung trước, quy định cụ thể sau - tức là các điều khoản về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, giải thích từ ngữ nên đặt ở đầu văn bản hoặc đầu chương, làm nền tảng cho các quy định chi tiết tiếp theo.

+ Quy định nội dung trước, thủ tục sau - ví dụ trong một nghị định về cấp phép, phần đầu nêu các điều kiện, quyền nghĩa vụ (nội dung), phần sau mới hướng dẫn thủ tục cấp phép. Như vậy, người đọc hiểu cái gì trước, sau đó mới hiểu làm như thế nào.

+ Quy định về quyền, nghĩa vụ trước, chế tài xử lý sau - tức là văn bản thường nêu quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trước, nếu vi phạm thì cuối cùng mới quy định chế tài xử phạt. Điều này bảo đảm logic: biết quyền/hành vi đúng rồi mới đến hậu quả pháp lý của hành vi sai.

+ Quy định phổ biến trước, quy định đặc thù hoặc ngoại lệ sau - nghĩa là đặt ra quy tắc chung áp dụng chung trước, rồi mới liệt kê những trường hợp đặc biệt, ngoại lệ khác với quy tắc chung đó. Cách sắp xếp này giúp người áp dụng trước tiên hiểu nguyên tắc chung, sau đó nếu có ngoại lệ thì sẽ được chỉ rõ, tránh hiểu lầm rằng ngoại lệ áp dụng rộng rãi.

Ví dụ minh họa: Trong văn bản về quản lý ngành nghề kinh doanh có điều kiện, phần đầu nêu các ngành nghề cấm, ngành nghề hạn chế (quy định chung), tiếp theo mới đến điều khoản quy định điều kiện cụ thể từng ngành (quy định cụ thể). Quy định về thủ tục xin giấy phép kinh doanh (thủ tục) sẽ đặt sau khi đã liệt kê hết các điều kiện nội dung. Và phần xử phạt vi phạm sẽ nằm ở cuối văn bản hoặc cuối mỗi chương tương ứng, sau khi đã nêu các nghĩa vụ phải tuân thủ. Nếu ngành nào có ngoại lệ (chẳng hạn, doanh nghiệp nhỏ được miễn một số điều kiện), các ngoại lệ được tách ra sau các quy định chung. Cách bố trí này phù hợp với thông lệ lập pháp, giúp cấu trúc văn bản chặt chẽ, mạch lạc.

Quy định về điều khoản thi hành, sửa đổi: Khi văn bản có nội dung sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ văn bản khác, Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) yêu cầu những nội dung đó phải để tại phần cuối (chương hoặc điều về hiệu lực thi hành). Không lồng ghép quy định sửa đổi văn bản khác vào giữa nội dung chính, vì dễ gây sót khi tra cứu. Ví dụ, Luật sửa đổi nhiều luật thường có cấu trúc: Điều 1 - Sửa đổi luật A, Điều 2 - Sửa đổi luật B…, cuối cùng là Điều ... - Điều khoản thi hành nêu hiệu lực và giao Chính phủ hướng dẫn. Nếu văn bản chỉ sửa một số điều của một văn bản khác, thì toàn bộ nội dung sửa đổi được bố cục thành các điều riêng liệt kê nội dung sửa; không làm thay đổi số thứ tự các điều khoản chưa sửa để thuận tiện đối chiếu. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản cùng lúc, Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) hướng dẫn cách đặt tên và bố cục: Tên văn bản sẽ bao gồm cụm “sửa đổi, bổ sung một số điều của…” kèm tên các văn bản được sửa (có thể liệt kê hoặc nêu khái quát). Nội dung thì mỗi văn bản được sửa sẽ tương ứng với một điều trong văn bản sửa đổi, bên trong điều đó có thể chia khoản, điểm tương ứng với các điều, khoản cụ thể bị sửa của văn bản gốc. Cuối cùng là điều khoản thi hành chung quy định hiệu lực và trách nhiệm thi hành. Như vậy, bố cục rõ ràng, người đọc dễ theo dõi văn bản A được sửa những gì, văn bản B được sửa những gì. Nếu có quy định chuyển tiếp (văn bản mới ảnh hưởng văn bản cũ), thì đặt thành một điều riêng tên là “Điều khoản chuyển tiếp” hoặc thành khoản trong điều hiệu lực. Quy định này ngăn ngừa việc người soạn đưa các nội dung chuyển tiếp rải rác, khó tìm.

Cách viện dẫn văn bản pháp luật: Khi dẫn chiếu đến văn bản khác trong nội dung VBQPPL, lần đầu tiên phải ghi đầy đủ tên loại, số ký hiệu, năm ban hành và tên văn bản (đối với luật, pháp lệnh thì ghi cả số và năm luật, ví dụ: “Luật X năm 2020 số ...”; đối với văn bản dưới luật thì ghi số, ký hiệu và tên gọi). Nếu văn bản được viện dẫn đã có sửa đổi, bổ sung, thì sau số hiệu phải thêm cụm “được sửa đổi, bổ sung bởi… (loại, số ký hiệu văn bản sửa đổi)”. Các lần viện dẫn tiếp theo trong cùng văn bản, có thể ghi tắt tên loại và số ký hiệu (không nhắc lại tên đầy đủ). Ví dụ: Lần đầu viết “Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 47/2019/QH14)”, những lần sau chỉ cần viết “Luật Tổ chức chính quyền địa phương” hoặc “Luật số 77/2015/QH13 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 47/2019/QH14)” tùy ngữ cảnh. Nguyên tắc này bảo đảm người đọc biết chính xác văn bản tham chiếu là văn bản nào và phiên bản nào. Nếu chỉ ghi tên luật mà không ghi số/năm thì có thể nhầm với luật khác có tên giống nhau ở thời điểm khác nhau. Hay nếu luật đã sửa đổi mà không nói rõ, người đọc sẽ không biết áp dụng theo bản gốc hay đã sửa. Đây là điểm kỹ thuật tuy nhỏ nhưng rất quan trọng để việc dẫn chiếu pháp luật được minh bạch, chính xác.

Trình bày số và đơn vị đo lường: Văn bản pháp luật có nhiều quy định về thời hạn, thời điểm, số lượng, đơn vị… nên Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) dành Điều 64 hướng dẫn cách viết cho thống nhất. Theo đó, các số chỉ thời gian, số lượng phải viết bằng chữ số Ả-rập (0, 1, 2 ,3…), không viết bằng chữ thường để tránh nhầm lẫn. Đơn vị thời gian như ngày, tháng, năm nếu nói “ngày” thì phải ghi rõ là “ngày” hay “ngày làm việc”. Ví dụ, viết “15 ngày làm việc” thay vì “15 ngày” nếu không muốn tính cả ngày nghỉ. Nếu quy định “thời hạn 6 tháng” thì cần hiểu đó là 6 tháng theo lịch hay 6 tháng (180 ngày) - Bộ luật Dân sự có quy định cách tính, nên Nghị định dẫn chiếu việc tính thời hạn theo pháp luật dân sự để thống nhất. Các đơn vị đo lường phải trình bày theo đúng pháp luật về đo lường - tức là dùng đơn vị chính thức (kg, mét, lít…) và ký hiệu chuẩn. Ký hiệu toán học, công thức nêu trong văn bản nếu có, đều phải có phần chú giải đi kèm giải thích các ký hiệu đó. Nhờ vậy, người không chuyên vẫn có thể hiểu được công thức. Những quy định này tuy rất chi tiết nhưng giải quyết được tình trạng trước đây một số văn bản ghi số, ký hiệu thiếu thống nhất (chỗ thì “mười lăm (15) ngày”, chỗ lại “15 ngày làm việc”, gây thắc mắc thời hạn khác nhau). Giờ đây tất cả đều phải tuân thủ một chuẩn, giúp văn bản rõ ràng, chặt chẽ đến từng con số, đơn vị.

Tóm lại, kỹ thuật trình bày VBQPPL theo Luật BHVBQPPL 2025 và Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) đã được quy định đầy đủ và chi tiết, từ khâu định dạng văn bản đến cấu trúc nội dung và lối diễn đạt kỹ thuật. Điều này tạo nên sự đồng bộ, chuyên nghiệp trong công tác xây dựng văn bản pháp luật. Tuy nhiên, để các quy định kỹ thuật này thực sự phát huy hiệu quả trong thực tiễn, cần có định hướng triển khai phù hợp, bởi lẽ quy định dù rõ mà người soạn thảo, thẩm định chưa quen hoặc chưa nghiêm túc tuân thủ thì vẫn xảy ra sai sót.

Một là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. Cần tổ chức thường xuyên các khóa đào tạo, tập huấn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác xây dựng pháp luật ở các bộ, ngành và địa phương về các quy định mới của Luật BHVBQPPL 2025 và Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP). Nội dung tập huấn tập trung vào kỹ năng sử dụng ngôn ngữ pháp lý chính xác, phương pháp trình bày văn bản đúng thể thức, cách sắp xếp cấu trúc văn bản mạch lạc. Bộ Tư pháp nên phối hợp với Học viện Tư pháp, Học viện Hành chính và Quản trị công... xây dựng chương trình bồi dưỡng chuyên biệt về kỹ thuật lập pháp. Việc bồi dưỡng này không chỉ trang bị kiến thức luật mà cần cả kỹ năng hành văn, diễn đạt - có thể mời các chuyên gia ngôn ngữ học, luật học cùng tham gia giảng dạy. Mỗi cơ quan cũng nên cập nhật sổ tay hướng dẫn nội bộ về soạn thảo VBQPPL theo quy định mới nhất, làm tài liệu tham khảo hàng ngày cho công chức.

Hai là, nâng cao vai trò thẩm định, kiểm tra văn bản đối với ngôn ngữ và thể thức. Khâu thẩm định dự thảo (do Bộ Tư pháp thẩm định với dự thảo của bộ, ngành; Sở Tư pháp thẩm định với dự thảo cấp tỉnh) phải thật sự chú trọng các tiêu chí về ngôn ngữ, thể thức, kỹ thuật trình bày. Bộ Tư pháp nên xây dựng danh sách kiểm tra, thẩm định, trong đó cần quan tâm kiểm tra: dùng từ ngữ có chuẩn không, có câu nào mơ hồ không, thể thức trình bày đã đúng quy định chưa (lề, font, đánh số...)? Nếu phát hiện dự thảo có lỗi (ví dụ: lẫn từ địa phương, viết tắt tùy tiện, bố cục điều khoản lộn xộn), cơ quan thẩm định kiên quyết đề nghị chỉnh lý trước khi trình ban hành. Tương tự, công tác kiểm tra văn bản sau ban hành cũng cần bổ sung tiêu chí về ngôn ngữ, kỹ thuật trình bày khi xem xét chất lượng văn bản. Hiện nay, khi kiểm tra văn bản, người ta chủ yếu chú ý nội dung có trái luật hay không, thẩm quyền đúng không, còn ngôn ngữ diễn đạt sai sót ít khi được xem là vi phạm trầm trọng. Tuy nhiên, nếu văn bản lạc hậu về thuật ngữ, câu chữ rối rắm thì cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu lực thực thi. Vì vậy, Bộ Tư pháp có thể nghiên cứu hướng dẫn bổ sung: Trường hợp văn bản có lỗi thể thức, kỹ thuật nghiêm trọng (như sai mẫu quốc huy, đánh số điều sai, dùng từ ngữ làm hiểu sai) thì cũng xem xét kiến nghị xử lý, sửa đổi văn bản đó. Điều này tạo áp lực để các cơ quan ban hành văn bản cẩn trọng hơn, không coi nhẹ yếu tố hình thức.

Ba là, xây dựng bộ tiêu chuẩn, hướng dẫn chi tiết về ngôn ngữ pháp lý. Mặc dù Luật BHVBQPPL hiện hành và Nghị định hướng dẫn đã quy định nguyên tắc ngôn ngữ chung, nhưng một số khái niệm như “diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu, đơn nghĩa” vẫn mang tính định tính, có thể mỗi người hiểu khác nhau. Từ thực trạng sử dụng cấu trúc câu trong VBQPPL, nên hạn chế sử dụng câu dài, tăng cường sử dụng lối diễn đạt ngắn gọn, logic; không sử dụng các thành phần tình thái, các yếu tố đưa đẩy trong câu; tăng cường biện pháp tách dòng, chuyển các mệnh đề nối tiếp của câu thành các dòng riêng biệt, có ký hiệu đặt trước mỗi mệnh đề; chú trọng việc tách câu khi muốn nhấn mạnh thông tin ở một bộ phận câu nào đó; hạn chế tối đa việc đảo cấu trúc cú pháp câu[10]. Do đó, để hỗ trợ người soạn thảo, có thể soạn Cẩm nang ngôn ngữ pháp lý liệt kê các lỗi diễn đạt thường gặp (câu quá dài, lặp từ, dùng bị động không cần thiết, dùng mệnh đề “nếu… thì…” quá nhiều tầng...) và cách khắc phục. Cẩm nang cũng nêu các từ/nhóm từ nên tránh (ví dụ: tránh từ “có thể” nếu muốn quy định nghĩa vụ bắt buộc; hạn chế dùng “và/hoặc” vì gây mơ hồ; không dùng thành ngữ, tục ngữ...). Việc lượng hóa một số tiêu chí (ví dụ: câu văn không nên dài quá 3 dòng, mỗi câu chỉ nên chứa tối đa 3 ý nhỏ) cũng có thể cân nhắc, giúp người soạn thảo kiểm soát tốt hơn. Bộ Tư pháp cùng Viện Ngôn ngữ học có thể phối hợp nghiên cứu ban hành hướng dẫn này dưới dạng sổ tay nghiệp vụ.

Bốn là, ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo và quản lý văn bản. Đẩy mạnh sử dụng công cụ công nghệ để hỗ trợ tuân thủ thể thức, kỹ thuật trình bày. Hiện nay, nhiều nơi đã có mẫu văn bản điện tử cài sẵn định dạng chuẩn (font, cỡ chữ, lề…), người soạn thảo chỉ việc nhập nội dung. Cần phổ biến rộng rãi các mẫu VBQPPL theo đúng Phụ lục I Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) để cán bộ soạn thảo dùng thống nhất. Bên cạnh đó, có thể phát triển các phần mềm kiểm tra văn bản: Chẳng hạn, phần mềm bổ trợ kiểm tra chính tả, tự động phát hiện từ địa phương, từ viết tắt chưa giải thích, câu văn quá dài hoặc thiếu chủ ngữ... Một số quốc gia đã áp dụng công nghệ pháp lý (Legal Tech) trong soạn thảo luật, giúp giảm lỗi con người[11]. Ở Việt Nam, Chính phủ đang thúc đẩy Chính phủ điện tử, chuyển đổi số, đây là cơ hội để tích hợp tính năng hỗ trợ soạn thảo VBQPPL trong các hệ thống quản lý văn bản. Chẳng hạn, cổng soạn thảo văn bản có thể cảnh báo nếu người dùng điền sai thể thức (như quên nhập căn cứ pháp lý, đánh số điều trùng lặp). Ngoài ra, tăng cường thư viện thuật ngữ pháp lý trực tuyến: Cơ quan pháp chế có thể xây dựng cơ sở dữ liệu thuật ngữ dùng chung, giải nghĩa những khái niệm mới (ví dụ các thuật ngữ kinh tế số, công nghệ mới như AI, dữ liệu mở…). Khi có kho thuật ngữ thống nhất, người soạn thảo dễ dàng tra cứu và lựa chọn từ ngữ chính xác, cập nhật, tránh tình trạng mỗi nơi dùng một kiểu. Tóm lại, ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp văn bản đúng định dạng nhanh chóng mà còn nâng cao chất lượng nội dung, giảm gánh nặng cho con người và phòng ngừa lỗi vi phạm kỹ thuật.

Năm là, tham vấn ý kiến chuyên gia và đối tượng chịu tác động để hoàn thiện ngôn ngữ văn bản. Quá trình xây dựng VBQPPL cần có sự góp ý thực chất từ các chuyên gia, nhà khoa học, cũng như những đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn bản. Việc tham vấn này không chỉ về mặt chính sách mà cả về cách diễn đạt quy định. Chuyên gia ngôn ngữ, chuyên gia pháp luật có thể giúp phát hiện những chỗ chưa rõ ràng, đề xuất cách diễn đạt dễ hiểu hơn trước khi văn bản được ban hành. Bên cạnh đó, lấy ý kiến rộng rãi (đăng dự thảo lên Cổng thông tin điện tử, tổ chức hội thảo…) sẽ nhận được phản hồi từ người dân, doanh nghiệp - những người sẽ áp dụng văn bản. Nếu họ thấy thuật ngữ nào khó hiểu, cấu trúc văn bản rườm rà, họ sẽ góp ý. Tuy nhiên, hiện nay việc lấy ý kiến góp ý đôi khi còn hình thức, người dân ít quan tâm hoặc góp ý không được tiếp thu đầy đủ. Cần khắc phục bằng cách thông báo mời góp ý một cách dễ tiếp cận, và thực sự lắng nghe, giải trình các ý kiến về ngôn ngữ, bố cục văn bản. Chẳng hạn, có thể thiết lập chuyên trang góp ý, mỗi góp ý đều được phản hồi công khai xem đã tiếp thu chưa và vì sao. Có sự tham gia của người ngoài cơ quan soạn thảo sẽ giúp văn bản gần gũi thực tiễn hơn, ngôn ngữ dễ hiểu hơn, tránh tình trạng “người soạn hiểu nhưng người dùng luật không hiểu”.

Sáu là, rà soát, cập nhật kịp thời thuật ngữ pháp lý theo sự phát triển của đời sống. Ngôn ngữ pháp luật không tách rời ngôn ngữ đời sống, sẽ liên tục xuất hiện thuật ngữ mới do sự phát triển kinh tế - xã hội (như kinh tế số, kinh tế xanh, hợp đồng điện tử…). Luật BHVBQPPL 2025 đã mở đường cho việc tiếp thu các thuật ngữ mới nhưng vẫn đặt yêu cầu phải giải thích rõ ràng. Cơ quan nhà nước cần chủ động theo dõi, nghiên cứu các từ ngữ mới nảy sinh trong thực tiễn để khi đưa vào VBQPPL thì sử dụng một cách chuẩn xác, thống nhất. Một định hướng là giao cho các viện nghiên cứu, trường đại học thực hiện đề tài khoa học về thuật ngữ pháp lý mới ở Việt Nam, xây dựng bộ từ điển pháp luật hiện đại. Ví dụ, thuật ngữ “tiền kỹ thuật số”, “tài sản ảo” có thể được định nghĩa thông qua các nghiên cứu này trước khi nhà làm luật chính thức sử dụng trong văn bản. Đồng thời, cơ quan soạn thảo cần tránh lạm dụng từ ngữ mới chưa thông dụng khi chưa có định nghĩa rõ, vì sẽ làm người đọc lúng túng. Việc cập nhật ngôn ngữ pháp luật phải đi đôi với diễn giải rõ ràng, bảo đảm ai cũng hiểu đúng. Đây cũng là một phần của nhiệm vụ hướng dẫn thi hành luật: Sau khi luật ban hành, đôi khi phải có thông tư, nghị quyết hướng dẫn từ ngữ, khái niệm để địa phương áp dụng thống nhất.

Bảy là, phổ biến, giám sát việc tuân thủ thể thức, kỹ thuật ở địa phương. Bộ Tư pháp nên ban hành các văn bản hướng dẫn các điểm mới về thể thức, kỹ thuật so với trước đây (ví dụ: Quy định mới về viết hoa, bổ sung thành phần địa chỉ email...). Các Sở Tư pháp cần tham mưu Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh chỉ đạo cơ quan chuyên môn tuân thủ nghiêm các quy tắc mới khi soạn thảo VBQPPL của tỉnh. Trong quá trình thẩm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân, thẩm định quyết định của UBND, Sở Tư pháp phải kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức: Mọi văn bản trước khi trình ký phải được Phòng pháp chế rà soát định dạng, bố cục. Có thể thiết lập cơ chế “duyệt mẫu”: Ví dụ tất cả quyết định quy phạm pháp luật của UBND tỉnh khi soạn thảo phải dùng mẫu đã được chuẩn hóa, hệ thống phần mềm quản lý không cho trình nếu chưa đúng mẫu. Ngoài ra, Bộ Tư pháp có thể tiến hành kiểm tra theo chuyên đề về thể thức, kỹ thuật trình bày trên phạm vi toàn quốc. Việc kiểm tra này nhằm đánh giá xem các bộ, địa phương đã thực hiện đúng quy định chưa, chỗ nào còn sai sót phổ biến. Kết quả kiểm tra sẽ được thông báo, những đơn vị làm tốt sẽ được biểu dương, đơn vị nào sai nhiều sẽ phải rút kinh nghiệm, thậm chí phải thu hồi, sửa văn bản lỗi. Đây vừa là giám sát, vừa là cách tạo động lực thi đua nâng cao chất lượng văn bản.

Tám là, đề cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan đối với chất lượng văn bản ban hành. Lãnh đạo cơ quan ban hành VBQPPL (Bộ trưởng, Chủ tịch UBND…) cần ý thức rằng, việc văn bản ban hành có lỗi ngôn ngữ, thể thức cũng ảnh hưởng uy tín của cơ quan mình. Do đó, người đứng đầu nên chỉ đạo sát sao ngay từ khâu soạn thảo. Chẳng hạn, khi thành lập Ban soạn thảo văn bản, cần phân công người có năng lực về ngôn ngữ, pháp lý tham gia tổ biên tập. Tránh tình trạng lập ban soạn thảo chỉ để đủ thành phần nhưng không ai thực sự rà câu chữ, dẫn đến văn bản soạn xong còn lủng củng. Lãnh đạo khi xem xét dự thảo trước khi ký cũng nên lưu ý các yếu tố thể thức: Nếu thấy văn bản trình lên còn lỗi chính tả, trình bày chưa đúng mẫu, nên yêu cầu chỉnh sửa. Việc này thiết thực nâng cao ý thức cẩn trọng của cấp dưới. Ngoài ra, có thể giao trách nhiệm cụ thể: Ví dụ Chánh Văn phòng, Vụ Pháp chế của Bộ phải kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản trước khi trình Bộ trưởng ký. Nếu để lọt lỗi cơ bản, tùy mức độ có hình thức nhắc nhở, phê bình bộ phận liên quan. Khi mỗi đơn vị, mỗi cá nhân đều làm tròn trách nhiệm của mình, chất lượng hình thức VBQPPL chắc chắn được bảo đảm.

Chín là, hợp tác quốc tế, nghiên cứu kinh nghiệm nước ngoài. Để nâng cao hơn nữa chất lượng ngôn ngữ và kỹ thuật lập pháp, Việt Nam có thể học hỏi kinh nghiệm từ các nước có nền lập pháp phát triển. Chẳng hạn, nhiều nước nói tiếng Anh có Hướng dẫn soạn thảo luật (Legislative Drafting Manual) rất chi tiết, trong đó quy định cách dùng từ ngữ pháp lý, cấu trúc câu văn luật sao cho chặt chẽ. Việc dịch, tham khảo các tài liệu này có thể gợi mở ý tưởng hoàn thiện quy tắc ngôn ngữ pháp luật Việt Nam theo hướng hiện đại. Bên cạnh đó, tăng cường trao đổi học thuật: Mời chuyên gia nước ngoài tập huấn về kỹ thuật lập pháp; cử cán bộ pháp chế đi học hỏi. Tuy ngôn ngữ khác nhau nhưng các nguyên tắc như rõ ràng, cô đọng, không mơ hồ trong lập pháp là tinh thần chung quốc tế. Việc hội nhập sâu rộng (thông qua các hiệp định thương mại tự do - FTA, điều ước quốc tế) cũng đòi hỏi luật Việt Nam dùng thuật ngữ phù hợp chuẩn mực quốc tế, nên càng cần giao lưu, chuẩn hóa. Ngoài ra, có thể hợp tác với các tổ chức quốc tế hỗ trợ xây dựng các dự án cải thiện chất lượng VBQPPL, trong đó yếu tố ngôn ngữ, thể thức là một nội dung quan trọng.

Quy định của Luật BHVBQPPL 2025 và Nghị định số 78/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP) về về ngôn ngữ, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật và dịch VBQPPL ra tiếng dân tộc thiểu số và tiếng nước ngoài đã tạo ra một khuôn khổ pháp lý hoàn chỉnh cho công tác soạn thảo, ban hành văn bản pháp luật. Những yêu cầu cao về sử dụng tiếng Việt chuẩn xác, phổ thông, rõ ràng; về bố cục văn bản khoa học, logic; và về thể thức trình bày thống nhất, trang trọng chính là nền tảng để bảo đảm chất lượng và tính nghiêm minh của hệ thống pháp luật. Nếu một văn bản được ban hành với nội dung hay nhưng hình thức cẩu thả, ngôn ngữ khó hiểu thì hiệu lực tác động cũng sẽ giảm đi đáng kể, thậm chí gây ra cách hiểu sai và thi hành sai. Ngược lại, văn bản có ngôn từ chuẩn, trình bày sáng sủa sẽ tạo thuận lợi cho việc tuân thủ, áp dụng pháp luật.

Việc triển khai thi hành các quy định mới này có ý nghĩa quan trọng. Ngôn ngữ và kỹ thuật trình bày quyết định khả năng hiểu đúng và thực thi hiệu quả VBQPPL trong thực tế[12]. Nếu ngôn ngữ sử dụng thiếu chính xác hoặc văn phong phức tạp, văn bản có thể gây nhầm lẫn, khó hiểu, làm giảm hiệu lực điều chỉnh và thậm chí làm mất niềm tin của người dân, tổ chức vào pháp luật[13]. Tương tự, thể thức trình bày không thống nhất có thể dẫn đến sai sót, khó khăn trong tra cứu, áp dụng văn bản. Việc dịch VBQPPL sang tiếng dân tộc thiểu số và tiếng nước ngoài cũng đóng vai trò hỗ trợ đối tượng đặc thù hiểu và tuân thủ pháp luật, đồng thời đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế về minh bạch hóa hệ thống pháp luật./.

---