Tóm tắt: Các tác giả bài viết phân tích bản chất, các tiêu chuẩn của điều lệ công ty và sự cần thiết công chứng điều lệ công ty; thực trạng xác lập và thực hiện nội dung cam kết trong điều lệ công ty tại Việt Nam. Cùng với việc thông tin kinh nghiệm điều chỉnh pháp luật của một số quốc gia về công chứng điều lệ công ty, các tác giả đưa ra kiến nghị liên quan đến việc công chứng điều lệ công ty trong bối cảnh Luật Công chứng đang được tiến hành sửa đổi.
Từ khóa: Công chứng điều lệ công ty; điều lệ công ty; tiêu chuẩn điều lệ công ty.
Abstract: The authors of the article provide analyses of the nature and standards of the corporate charter and the necessity to notarize the corporate charter; current status of establishing and implementing commitments in corporate charters in Vietnam. Along with information on the experience of the laws of a number of countries on notarization of the corporate charter, the authors also provide recommendations related to notarizing corporate charters in the context of the Law on Notarization being reviewed for amendments.
Keywords: Notarization of corporate charter; corporate charter; standards of corporate charter.
Ảnh minh họa: Nguồn internet
1. Bản chất của điều lệ công ty
Điều lệ công ty là một hợp đồng đặc biệt
Điều lệ công ty là một hợp đồng đặc biệt bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia vào hoạt động của công ty.Điều lệ của công tycó sự khác biệt nhất định so với hợp đồng thông thường. Một trong bốn sự khác biệt cơ bản của điều lệ công ty so với hợp đồng là
[1]: (i) các bên tham gia điều lệ, (ii) cách sửa đổi điều lệ, (iii) hiệu lực của điều lệ và (iv) các biện pháp khắc phục áp dụng đối với vi phạm điều lệ.
Điều lệ công ty điều chỉnh mối quan hệ giữa ba nhóm chủ thể cơ bản là: (i) thành viên hoặc cổ đông, (ii) công ty (bao gồm các cơ quan quản lý và người quản lý công ty) và (iii) bên thứ ba. Khác với hợp đồng thông thường, bản điều lệ ban đầu không được thảo luận và ký bởi tất cả các bên kể trên mà chỉ được ký bởi các thành viên hoặc cổ đông sáng lập. Thành viên hoặc cổ đông không phải thành viên hoặc cổ đông sáng lập không cần ký vào điều lệ tại thời điểm công ty được thành lập. Các thành viên hoặc cổ đông tham gia vào công ty sau thời điểm công ty được thành lập không cần ký vào điều lệ. Cũng tương tự như vậy, bên thứ ba không phải là một bên ký điều lệ công ty, do đó, điều lệ công ty không ràng buộc nghĩa vụ với bên thứ ba. Hoặc “quyền cổ đông là một loại quyền đặc biệt vì được xác lập thông qua việc sở hữu cổ phần nhưng được thực hiện trên một chủ thể quan hệ pháp luật độc lập (pháp nhân công ty)”
[2]. Điều lệ công ty cũng có thể được sửa đổi, bổ sung trong quá trình công ty hoạt động.
Điều lệ của mỗi công ty chính là bản “hiến pháp” cá thể hóa các nội dung về điều lệ công ty do Luật Doanh nghiệp quy định. Điều lệ công ty sẽ được ưu tiên áp dụng trước các văn bản pháp luật khi công ty có những hoạt động tác động đến quyền của thành viên hoặc cổ đông. Một số quốc gia yêu cầu công chứng viên (CCV) phải kiểm tra nội dung điều lệ công ty có đủ nội dung mà pháp luật quy định hay không, kiểm tra tính không trái luật, đạo đức xã hội và trật tự công
[3] với mục đích để bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia vào hoạt động của công ty.
Điều lệ công ty là căn cứ để các bên thực hiện quyền thành viên và quyền cổ đông
Điều lệ công ty quy định cấu trúc về quyền sở hữu vốn góp và cổ phần. Mục đích của thành viên và cổ đông góp vốn vào công ty để tìm kiếm lợi nhuận. Khi thành viên hoặc cổ đông chuyển tài sản của mình cho công ty thì xem như họ đã chuyển quyền sở hữu tài sản có cấu trúc quyền sở hữu do Bộ luật Dân sự điều chỉnh thành quyền của chủ sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần mà việc thực hiện quyền được Luật Doanh nghiệp và các văn bản liên quan khác điều chỉnh.
Cấu trúc quyền của thành viên hoặc cổ đông gồm hai nhóm: Quyền về kinh tế
[4] (tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác; nhận cổ tức với mức theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông...) và quyền phi kinh tế
[5] (tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết; xem xét, tra cứu và trích lục thông tin về tên và địa chỉ liên lạc trong danh sách cổ đông có quyền biểu quyết; yêu cầu sửa đổi thông tin không chính xác của mình...).
Khi thành viên hoặc cổ đông thực hiện quyền tài sản và quyền phi tài sản được điều lệ và pháp luật quy định có nghĩa là họ thực hiện quyền đối với quyền sở hữu tài sản của mình trong công ty. Có sự phân biệt về quyền giữa hai nhóm cổ đông: Quyền được xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp điều lệ công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông (Điều 115 Luật Doanh nghiệp năm 2020) là quyền căn bản và là quyền tối thiểu của cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần phổ thông. Riêng cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại điều lệ công ty mới có quyền xem xét, tra cứu, trích lục sổ biên bản và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, hợp đồng, giao dịch phải thông qua Hội đồng quản trị và tài liệu khác. Có nghĩa là những quyết định hằng ngày của người quản lý và cơ quan quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị tài sản của thành viên, cổ đông đã bị giới hạn đối với cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần phổ thông.
Do đó, điều lệ công ty chính là văn bản pháp lý quan trọng nhất hỗ trợ quá trình ra quyết định của các nhà đầu tư, đồng thời để thành viên, cổ đông thực hiện quyền sở hữu tài sản của mình trong hoạt động của doanh nghiệp.
Quyền và trách nhiệm của cơ quan và người điều hành công ty quy định trong điều lệ tác động đến quyền sở hữu tài sản của thành viên và cổ đông công ty
Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: Cơ cấu tổ chức của pháp nhân phải có cơ quan điều hành; tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan điều hành của pháp nhân được quy định trong điều lệ của pháp nhân hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân (Điều 83). Pháp nhân phải chịu trách nhiệm dân sự về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện nhân danh pháp nhân; pháp nhân chịu trách nhiệm dân sự bằng tài sản của mình (Điều 87).
Là các pháp nhân nên nội dung điều lệ công ty luôn quy định về cơ cấu tổ chức quản lý, số lượng, chức danh quản lý, người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
[6] và cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần
[7] đều quy định: nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan quản lý và người quản lý, số lượng, chức danh quản lý và quyền, phạm vi nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật của công ty.
Ví dụ, Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao (Điều 162 Luật Doanh nghiệp năm 2020).
Quy định trên cho thấy, có sự tách rời giữa quyền sở hữu và quyền quản lý trong doanh nghiệp. Việc tách rời hai quyền này đặt yêu cầu Nhà nước cần tăng cường cơ chế quản lý, giám sát và bảo đảm rằng mọi doanh nghiệp hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam đều tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Nhà nước thông qua quy định của pháp luật bảo đảm rằng, điều lệ là công cụ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, khi cơ quan, người quản lý công ty có thể đã làm thiệt hại đến tài sản đầu tư vào công ty là phần vốn góp, cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu. Đồng thời, Tòa án căn cứ vào điều lệ công ty để thụ lý và giải quyết các tranh chấp có liên quan
[8]. Do đó, điều lệ công ty phải đáp ứng tiêu chuẩn là chứng cứ không cần phải chứng minh.
2. Tiêu chuẩn của điều lệ công ty và sự cần thiết công chứng điều lệ công ty
Với vai trò và bản chất của điều lệ công ty như trên thì điều lệ công ty ban đầu và bản điều lệ được sửa đổi, bổ sung phải có những tiêu chuẩn sau đây.
Thứ nhất: Nội dung của điều lệ công ty phải phù hợp với quy định của pháp luật. Điều lệ là sự thỏa thuận giữa các bên cùng nhau thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả công đoạn của quá trình từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận. Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định 13 nội dung cần phải có của điều lệ. Các nội dung này được công ty sử dụng để công bố thông tin công ty hoặc là nội dung trên bản cáo bạch của công ty cổ phần đại chúng sử dụng để huy động vốn từ thị trường chứng khoán. Do đó, nội dung điều lệ công ty phải đầy đủ, chính xác, trung thực, phù hợp với quy định của pháp luật và là công cụ để nhà đầu tư ra quyết định đầu tư và Nhà nước quản lý công ty.
Bản điều lệ là một thỏa thuận nên các thành viên thành lập công ty tuân thủ nguyên tắc “Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội” (Điều 3 Bộ luật Dân sự năm 2015).
Thứ hai: Điều lệ công ty phải được các bên xác lập, thực hiện một cách thiện chí, trung thực. Điều 8 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: Doanh nghiệp phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.
Để bảo đảm an toàn trong môi trường đầu tư, pháp luật quy định “đối với hồ sơ đăng ký chào bán chứng khoán phải cung cấp thông tin chính xác, trung thực, đầy đủ những nội dung quan trọng và không gây hiểu nhầm ảnh hưởng đến quyết định của nhà đầu tư”
[9]. Pháp luật một số quốc gia yêu cầu CCV, bên trung gian giữa Nhà nước và công ty, gián tiếp kiểm soát tính trung thực, tự chịu trách nhiệm về nội dung tuyên bố bằng cách buộc công chứng điều lệ công ty.
Thứ ba: Điều lệ công ty phải bảo đảm tính xác thực (hợp pháp, trung thực và chính xác): Thông tin về thành viên sáng lập, nội dung mà các bên tuyên bố phù hợp với quy định của pháp luật, thời gian, địa điểm mà các bên xác lập điều lệ phải bảo đảm tính xác thực. Tính xác thực thường được cung cấp bởi tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức cung cấp dịch vụ công độc lập với các bên xác lập điều lệ.
Ý nghĩa của hoạt động công chứng cung cấp văn bản công chứng có giá trị pháp lý, có độ tin cậy cao cho việc thực thi và là chứng cứ trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Hoạt động công chứng còn có ý nghĩa cảnh báo và định hướng hành vi của người yêu cầu công chứng. Chức năng cảnh báo đóng vai trò kiểm tra hành động thiếu cân nhắc của người yêu cầu công chứng, nhắc nhở người cam kết phải dựa trên cơ sở vững chắc cho việc thực hiện lời hứa của mình. Chức năng định hướng bảo đảm việc người tham gia giao dịch không chỉ ghi nhớ lời hứa mà còn báo hiệu về sự ràng buộc nghĩa vụ
[10].
Chức năng định hướng hành vi có tác dụng cảnh báo người quản lý doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty; trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác
[11].
Liên minh Công chứng quốc tế (UINL) gợi ý sáu đặc điểm của tính xác thực gồm
[12]: 1) Văn bản công chứng phải được lập hoặc soạn thảo, xác nhận bởi cơ quan công quyền hoặc người được ủy nhiệm từ Nhà nước; 2) Tài liệu được soạn thảo như là một tài liệu xác thực (tuỳ theo từng loại tài liệu sẽ có những mức độ xác thực khác nhau); 3) Tuân thủ quy trình, thủ tục pháp lý; 4) Tính xác thực của các thông tin liên quan khác (thời gian, chữ ký, nội dung, quan hệ pháp luật…); 5) Tính bền vững; 6) Tính có hiệu lực của văn bản công chứng.
Việc công chứng điều lệ công ty xác nhận sự tồn tại của điều lệ là khách quan. Sau khi điều lệ được công chứng, điều lệ sẽ là văn bản pháp lý có nội dung được công bố công khai và là công cụ huy động vốn hiệu quả của công ty. Điều này ngăn chặn các công ty, các tập đoàn tùy tiện thay đổi hoặc làm giả điều lệ công ty mà không tuân theo các thủ tục pháp lý thích hợp.
Thứ tư: Điều lệ công ty phải là chứng cứ chứa đựng những tình tiết, sự kiện không phải chứng minh nhằm hỗ trợ thành viên, cổ đông hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thuận tiện trong việc cung cấp chứng cứ cho cơ quan tiến hành tố tụng.
Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định:“Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận”.
TheoĐiều 92 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015,những tình tiết, sự kiện đã được ghi trong văn bản và được công chứng, chứng thực hợp pháp chứa đựng sự kiện tình tiết không phải chứng minh
[13]. Thành viên, cổ đông hoặc những người có liên quan có thể trích lục điều lệ tại các tổ chức hành nghề công chứng để làm chứng cứ trong quá trình bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình
[14]. Do đó, điều lệ công ty phải là chứng cứ chứa đựng những tình tiết, sự kiện tồn tại, được xác lập một cách khách quan theo thủ tục công khai, hợp pháp.
Thứ năm: Điều lệ công ty phải có nội dung và hình thức đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế. Nội dung và hình thức điều lệ phải tương thích với một số chuẩn mực mà tập quán quốc tế thừa nhận nhằm thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, phòng ngừa tranh chấp, giảm mức độ rủi ro về rửa tiền.
Gần đây, Việt Nam đã là thành viên của Hiệp định Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) và Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam -Liên minh châu Âu (EVFTA). Các quốc gia tham gia hai Hiệp định cùng với Việt Nam đa phần thuộc hai truyền thống Thông luật (Common law) và Dân luật (Civil law), tương ứng là hệ thống công chứng Anglo-Saxon và hệ thống công chứng Latin.
Có sự khác nhau giữa hai hệ thống công chứng này. Nhiều quốc gia trên thế giới yêu cầu công chứng điều lệ công ty nhằm phòng ngừa tranh chấp và giảm kiện tụng. Tùy theo sự kiểm soát của Nhà nước với xã hội mà các quốc gia xây dựng hệ thống hoạt động công chứng của mình. Đại diện cho hệ thống công chứng Latin, Liên minh Công chứng quốc tế đang nỗ lực xây dựng những chuẩn mực chung về công chứng cho hơn 100 quốc gia và vùng lãnh thổ là thành viên.
3. Thực trạng xác lập và thực hiện nội dung cam kết trong điều lệ công ty tại Việt Nam
Thứ nhất, ý chí của thành viên sáng lập công ty chưa được xác thực thông qua một thủ tục do Nhà nước quy định.
Ý chí của thành viên sáng lập thể hiện thông qua việc chọn ngành nghề kinh doanh, nội dung hoạt động, hình thức công tytheo quy định của pháp luật. Ý chí còn thể hiện ở khả năng quyết định từ thành viên sáng lập về vốn, tài sản, năng lực quản lý, khả năng chuyên môn của thành viên sáng lập, khả năng đáp ứng điều kiện của ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Khi thành viên sáng lập đứng trước CCV (người được Nhà nước ủy nhiệm để chứng nhận tính xác thực về ý chí), thành viên sáng lập ý thức được quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm pháp lý khi thành lậpcông ty, sẽ có những hành xử cẩn trọng hơn khi được CCV tư vấn, giải thích pháp luật.
Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020 yêu cầu điều lệ công ty có họ, tên và chữ ký của những thành viên sáng lập hoặc chủ sở hữu công ty, người đại diện theo pháp luật, đại diện theo ủy quyền, cổ đông sáng lập. Quy định này không chặt chẽ sẽ dẫn đến sự tùy tiện của những người sáng lập. Pháp luật doanh nghiệp chưa tập trung vào tính xác thực ý chí của thành viên sáng lập mà chỉ cần có họ, tên và chữ ký của thành viên sáng lập và cũng không có cơ quan nhà nước kiểm tra tính xác thực của các cá nhân này trên điều lệ công ty. Kết quả là, có nhiều trường hợp người đứng tên thành lập công ty là thật nhưng họ không thực sự là người thực hiện hành vi sản xuất, kinh doanh.
Ví dụ: đã có trường hợp “một người đứng tên đại diện theo pháp luật cho 116 doanh nghiệp ở TP. Hồ Chí Minh trong khoảng thời gian ngắn”
[15], Văn phòng Chính phủ phải có công văn chấn chỉnh nhằm ngăn chặn tiêu cực cho xã hội
[16] hay trường hợp nhờ người “đứng tên hộ để mở công ty để thực hiện hành vi mờ ám”
[17].
Như vậy, khi người thành lập công ty cam kết về những nội dung của điều lệ mà mình tuyên bố trước CCV sẽ cảnh báo và định hướng hành vi, làm giảm sự vi phạm pháp luật trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thứ hai, không có thủ tục công khai, hợp pháp để bảo đảm tính xác thực nội dung điều lệ công ty nhằm bảo vệ tốt nhất quyền của các bên.
Nội dung của điều lệ công ty phải có số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật (Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Theo đó, người đại diện của công ty theo điều lệ của công ty được thực hiện các quyền nhân danh và vì lợi ích của công ty xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Thông qua viêc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà người đại diện theo pháp luật, người quản lý công ty, cơ quan quản lý công ty thu được lợi nhuận về cho công ty trên tinh thần “trung thành với lợi ích của công ty; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác”hoặc ngược lại, sẽ xuất hiện hành vi tư lợi làm thiệt hại đến tài sản của công ty, giảm giá trị phần vốn góp, giảm giá trị cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp gây thiệt hại cho thành viên hoặc cổ đông về tài sản.
Điều lệ công ty có vai trò quan trọng như vậy, tuy nhiên pháp luật doanh nghiệp lại quy định việc xác lập điều lệ chỉ cần họ tên và chữ ký của người sáng lập, còn sửa đổi, bổ sung điều lệ thì chỉ cần họ tên và chữ ký củaChủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh; chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần. Việc không phải thông qua một thủ tục nghiêm ngặt như vậy dẫn đến điều lệ dễ dàng được thay đổi một cách tùy tiện làm ảnh hưởng đến quyền của các bên liên quan.
Sự xác lập, thay đổi điều lệ công ty không thông qua một thủ tục minh bạch có kiểm soát từ Nhà nước phần nào là nguyên nhân gây ra những hậu quả ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh ở Việt Nam, trong thời gian vừa qua.
Thứ ba, cơ quan đăng ký kinh doanh khó xác định thông tin nào không trung thực, không chính xác.
Điều 216 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: Cơ quan đăng ký kinh doanhchịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không chịu trách nhiệm về những vi phạm của doanh nghiệp xảy ra trước và sau khi đăng ký doanh nghiệp
[18]. Một trong những nguyên tắc trong đăng ký doanh nghiệp là “Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo”
[19]. Trường hợp thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là không trung thực, không chính xác, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật, đồng thời thông báo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trên cơ sở hồ sơ đăng ký có thông tin kê khai không trung thực, không chính xác là không có hiệu lực, yêu cầu doanh nghiệp hoàn chỉnh và nộp lại hồ sơ theo quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
[20].
Hay pháp luật về chứng khoán quy định: Đối tượng công bố thông tin phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin công bố. Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác và kịp thời về thông tin do người được ủy quyền công bố thông tin
[21].
Vấn đề đặt ra là nếu như có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà thông tin công bố không đầy đủ, không trung thực, không chính xác, không tin cậy, hồ sơ có “lỗ hổng”
[22]nhưng không bị phát hiện thì những doanh nghiệp này vẫn hoạt động ngoài xã hội, điều này phần nào làm giảm tính minh bạch thông tin về doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng trên thị trường.
4. Công chứng điều lệ công ty tại một số quốc gia và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam
4.1. Công chứng điều lệ công ty tại Hàn Quốc
Tại Hàn Quốc
[23], Điều 292 Luật Thương mại
[24] quy định: “Điều lệ công ty có hiệu lực sau khi được CCV chứng nhận”. Điều 302 Luật Thương mại còn quy định về hình thức của phiếu đăng ký mua cổ phiếu phải có nội dung về ngày công chứng điều lệ công ty và tên của CCV. Điều 2 Luật Công chứng Hàn Quốc quy định về phạm vi công chứng, CCV quản lý và giải quyết các loại việc gồm
[25]: 1) Chuẩn bị văn bản công chứng (soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung văn bản công chứng do người yêu cầu công chứng soạn thảo) về hành vi pháp lý và sự kiện pháp lý của quyền tư nhân; 2) Xác thực các văn bản do một cá nhân ký hoặc một văn bản điện tử; 3) Quản lý/giải quyết các công việc do Luật Công chứng và các luật khác quy định. Luật Công chứng Hàn Quốc quy định việc do CCV giải quyết thông qua từng thủ tục công chứng.
Điều 63 Luật Công chứng Hàn Quốc quy định thủ tục công chứng điều lệ công ty
[26]. Một điểm quan trọng cần lưu lý là việc công chứng điều lệ có nội dung CCV chứng nhận tính xác thực của lời tuyên thệ. Khi CCV chứng nhận điều lệ công ty, người yêu cầu công chứng tuyên thệ xác nhận tính xác thực của nội dung điều lệ trước mặt CCV và ký, đóng dấu vào văn bản, hay xác nhận chữ ký, đóng dấu trên văn bản do một cá nhân ký, thì người yêu cầu công chứng phải ghi sự kiện tuyên thệ đó vào văn bản công chứng. CCV sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng đọc lời tuyên thệ, viết tay và ký tên, đóng dấu; trong trường hợp khách hàng không thể viết hoặc đọc lời tuyên thệ viết tay hoặc ký tên, đóng dấu hoặc ký tên vào lời tuyên thệ, CCV sẽ yêu cầu một người tham gia hỗ trợ người yêu cầu công chứng.
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 66 Luật Công chứng Hàn Quốc quy định về thủ tục công chứng các biên bản họp của công ty. Khi công chứng biên bản họp, CCV phải có mặt tại nơi diễn ra buổi họp và phải xác nhận xem các thủ tục và nội dung của biên bản, nghị quyết, quyết định do đại hội đồng cổ đông... đưa ra có phù hợp với sự thật hay không. CCV nghe các tuyên bố từ những người dự họp hoặc người đại diện của họ, so sánh các tuyên bố đó với các chi tiết của biên bản cuộc họp để thực hiện công chứng.
Pháp luật Hàn Quốc xem công chứng điều lệ công ty là cần thiết, do đó các quy định liên quan đều được quy định trong Luật Thương mại, Luật Công chứng và các luật liên quan khác. Điều này tạo cơ chế bảo vệ các quyền tư nhân, tạo lập chứng cứ, phòng ngừa tranh chấp và giảm kiện tụng trong quá trình đầu tư, kinh doanh của các chủ thể tại Hàn Quốc.
4.2. Công chứng điều lệ công ty tại Nhật Bản
Điều 1 Luật Công chứng Nhật Bản liệt kê phạm vi công chứng, trong đó CCV được phép chứng nhận điều lệ công ty
[27] theo quy định tại Luật Công ty, điều lệ của các hiệp hội và các quỹ hợp nhất chung (được điều chỉnh bởi Luật các Hiệp hội và các Quỹ hợp nhất chung).
Tại Nhật Bản, để thành lập công ty cổ phần, hiệp hội và quỹ hợp nhất chung, người thành lập phải chuẩn bị điều lệ và tất cả những người thành lập phải ký, đóng dấu vào điệu lệ, “điều lệ sẽ không có hiệu lực trừ khi được CCV chứng nhận”
[28]. Điều lệ có thể được lập dưới hình thức hồ sơ công chứng truyền thống hoặc hồ sơ công chứng điện tử hay từ tính.
Nội dung chính của điều lệ công ty được quy định cụ thể tại Điều 26, Điều 28 Luật Công ty Nhật Bản. Điều 33 Luật Công ty quy định, ngay sau khi điều lệ được CCV chứng nhận thì người thành lập công ty phải nộp đơn xin bổ nhiệm thanh tra viên lên Tòa án để yêu cầu thanh tra viên kiểm tra các nội dung được tuyên bố trong điều lệ.
Trong trường hợp công ty cổ phần huy động vốn, Điều 59 Luật Công ty quy định người thành lập công ty phải thông báo trong lời đề nghị mua cổ phần nội dung về “ngày và tên CCV đã thực hiện việc chứng nhận điều lệ công ty”
[29].
Thủ tục công chứng điều lệ công ty được quy định tại Điều 62 Luật Công chứng Nhật Bản. Theo đó, các thủ tục liên quan đến việc chứng nhận điều lệ sẽ được thực hiện bởi một CCV có thẩm quyền tại địa điểm đặt trụ sở chính hoặc văn phòng chính của công ty. CCV đề nghị người yêu cầu công chứng ký tên, đóng dấu vào mỗi bản điều lệ trước mặt CCV. CCV xác nhận rằng, chữ ký, con dấu là của chính người yêu cầu công chứng và phải nêu rõ việc này trong bản điều lệ. Điều lệ được lập thành hai bản, một bản lưu tại tổ chức hành nghề công chứng và một bản gửi lại cho người yêu cầu công chứng.
Ngoài ra, Luật Công chứng Nhật Bản quy định CCV không được lập bất kỳ văn bản nào có nội dung vi phạm pháp luật, hành vi pháp lý vô hiệu hoặc hành vi pháp lý do người yêu cầu công chứng bị hạn chế hay mất năng lực hành vi thực hiện. Luật Công chứng còn quy định ngôn ngữ sử dụng trong văn bản công chứng là tiếng Nhật, cách lưu giữ hồ sơ công chứng điều lệ công ty, cách truy cập, xác minh, đối chiếu hồ sơ công chứng nhằm tránh tình huống gây nguy hiểm và để bảo toàn chứng cứ…
Như vậy, tại Nhật Bản, Luật Công ty, Luật Công chứng và các luật liên quan khác đã xem công chứng điều lệ công ty là một thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. Việc công chứng điều lệ do CCV thực hiện là công cụ để Nhà nước giám sát và quản lý công ty, tổ chức bảo đảm trật tự công trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thông qua vai trò tạo lập chứng cứ, phòng ngừa tranh chấp và giảm kiện tụng của hoạt động công chứng tại Nhật Bản.
Bên cạnh Hàn Quốc và Nhật Bản, một số quốc gia cũng quy định văn bản thành lập công ty hay điều lệ công ty phải được công chứng như: Ý
[30], Thụy Sĩ, Đức, Ba Lan, Indonesia. Điều này càng khẳng định vai trò của hoạt động công chứng trong việcbảo đảm trật tự chung cho xã hội vàổn định môi trường đầu tư, kinh doanh.
4.3. Bài học kinh nghiệm cho Việt Nam
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay, để đáp ứng nhu cầu huy động nguồn lực đầu tư trong nước cũng như mời gọi đầu tư từ nước ngoài, đòi hỏi pháp luật công chứng Việt Nam cần phải có sự phù hợp với xu hướng chung của thế giới, trong đó có vấn đề về công chứng điều lệ công ty.Hiện nay, năng lực thiết chế công chứng Việt Nam đã đáp ứng được các điều kiện để cung cấp dịch vụ công chứng điều lệ công ty và hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu của xã hội.
Có thể có quan điểm cho rằng, các công ty đại chúng đã có nhiều cơ chế kiểm soát thông tin công ty như: Đối với việc chào bán cổ phiếu, trái phiếu ra công chúng, Bản cáo bạch phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty; Tổng giám đốc (Giám đốc); Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng của tổ chức phát hành; người đại diện theo pháp luật của tổ chức tư vấn hồ sơ đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, tổ chức bảo lãnh phát hành hoặc tổ chức bảo lãnh phát hành chính (nếu có);trường hợp ký thay phải có văn bản ủy quyền (Điều 19 Luật Chứng khoán năm 2019). Tuy nhiên, nhiều quốc gia trên thế giới có cơ chế giám sát, kiểm tra, hậu kiểm tốt hơn chúng ta nhưng họ đều sử dụng thiết chế công chứng với vai trò chính là cung cấp văn bản công chứng có độ tin cậy cao, là chứng cứ trong trường hợp có tranh chấp, là công cụ phòng ngừa tranh chấp và giảm kiện tụng và phòng, chống rửa tiền.
Cũng có thể có quan điểm khác cho rằng, công chứng điều lệ công ty sẽ làm tăng chi phí thành lập công ty cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, khi công chứng điều lệ thì CCV cung cấp tính xác thực về các tuyên bố từ người yêu cầu công chứng, kiểm tra nội dung của điều lệ không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Do đó, công chứng điều lệ công ty không có giá ngạch nên phí công chứng được Nhà nước quy định thấp, không làm phát sinh chi phí đáng kể cho doanh nghiệp so với những thiệt hại lớn từ việc không công chứng điều lệ như đã xảy ra ở Việt Nam, trong thời gian vừa qua.
Hiện nay, công chứng điều lệ chưa được quy định trong Luật Doanh nghiệp hay Luật Đầu tư, nếu người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu thì thủ tục công chứng điều lệ công ty có nhiều đặc thù và chưa có sẵn để CCV lẫn người yêu cầu công chứng thực hiện. Thời điểm này, Dự thảo Nghị định về đăng ký doanh nghiệp (sẽ thay thế Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp) đang được Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì soạn thảo và xin ý kiến hoàn thiện. Dự thảo Nghị định này nên bổ sung quy định điều lệ công ty có thể hoặc nên được công chứng trong thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Đối với Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi), trong phần phạm vi điều chỉnh Điều 1 đã bổ sung phương án 2 giữ nguyên Điều 1 và bổ sung thêm khoản 2: “Luật này áp dụng đối với các giao dịch dân sự bằng văn bản (sau đây gọi là giao dịch) phải công chứng được quy định trong Danh mục ban hành kèm theo Luật này và các giao dịch khác do tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Tác giả hoàn toàn ủng hộ phương án 2 bổ sung thêm khoản 2 vào Điều 1 Dự thảo Luật quy định như trên. Đồng thời, trong Danh mục ban hành kèm theo Luật này, bên cạnh các giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng còn có danh mục các giao dịch phổ biến mà người dân, tổ chức, doanh nghiệp tự nguyện yêu cầu công chứng. Bên cạnh đó, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) cũng nên bổ sung thủ tục công chứng điều lệ công ty, biên bản họp của công ty như kinh nghiệm của một số quốc gia nêu trên. Quy định này nhằm tạo cơ chế thực hiện chuyên nghiệp, đồng bộ cho toàn hệ thống công chứng, góp phần xây dựng một thể chế công chứng tiến bộ, đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế của Việt Nam hiện nay./.
[1] Xem thêm: Trương Nhật Quang,
Pháp luật về doanh nghiệp các vấn đề pháp lý cơ bản, Nxb. Dân trí, tr. 351.
[3] Xem thêm: Luật Công chứng Hàn Quốc, https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do.
[6] Xem thêm: Điều 54 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về cơ cấu tổ chức quản lý công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
[7] Xem thêm: Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần.
[8] Xem thêm: Công văn số 212/TANDTC-PC ngày 13/9/2019 về thông báo kết quả giải đáp trực tuyến một số vướng mắc trong xét xử.
[9] Trương Nhật Quang, tlđd, tr. 779.
Điều 4 Luật Chứng khoán năm 2019 cũng đặt ra tiêu chuẩn về thông tin của bản cáo bạch chính xác, trung thực, khách quan liên quan đến việc chào bán hoặc niêm yết chứng khoán của tổ chức phát hành. Nội dung bản cáo bạch gồm: Thông tin tóm tắt về tổ chức phát hành bao gồm mô hình tổ chức bộ máy, hoạt động kinh doanh, tài sản, tình hình tài chính, Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc), Kế toán trưởng và cơ cấu cổ đông (nếu có).
[10] Xem thêm: Ninh Thị Hiền (2024),
Hoạt động công chứng những vấn đền lý luận và thực tiễn, Nxb. Công an nhân dân, tr. 140.
[11] Xem thêm: Điều 71 và Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
[12] Xem thêm: Ninh Thị Hiền (2024), tlđd, tr.156.
[13] Xem thêm: Dalgetty, Elizabeth, "
The Role of a Notary Public in England and Wales", Elder Law Journal, vol. 2011, no. 3, 2011, pp. 324-327.
[14] Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.
[16] Văn bản số 4900/VPCP-TH ngày 11/7/2024 của Văn phòng chính phủ về việc tăng cường kiểm soát, quản lý việc đăng ký thành lập doanh nghiệp.
[18] Điều 216 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
[19] Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp.
[20] Điều 69 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp.
[21] Thông tư số 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 của Bộ Tài chính về hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.
[23] Hàn Quốc cùng là thành viên trong Liên minh Công chứng quốc tế với Việt Nam.
[24] Nguyên văn: Article 292 (Effectuation of Articles of Incorporation) “The articles of incorporation shall take effect upon being notarized by a public notary”, https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do?, truy cập ngày 10/8/2024.
[25] Nguyên văn: “1. Preparation of notarial deeds on juristic acts or facts concerning any other private right; 2. Authentication on deeds signed by a private person or an electronic document, etc. (excluding the same prepared officially by a public official); 3. Affairs to be managed by notaries public as prescribed by this Act and other statutes”. Xem thêm: Luật Công chứng Hàn Quốc (Republic of Korea Notary Public Act), https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do?.
[26] Xem thêm: Luật Công chứng Hàn Quốc, https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do?.
[27] Nguyên văn: “Certifying articles of incorporation pursuant to Article 30, paragraph (1) of the Companies Act (Act No. 86 of 2005) and the provisions pursuant to which Article 30, paragraph (1) of the Companies Act applies mutatis mutandis, as well as Articles 13 and 155 of the Act on General Incorporated Associations and General Incorporated Foundations (Act No. 48 of 2006)”. Xem thêm: Luật Công chứng Nhật Bản, https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/2619/en.
[28] Nguyên văn: “Article 30(1) Articles of incorporation set forth in Article 26, paragraph (1) do not become effective unless they are certified by a notary public”. Xem thêm: Luật Công ty Nhật Bản, https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3206#je_pt2ch1sc2at5.
Nguyên văn: “Article 13 The articles of incorporation stated in Article 10, paragraph (1) do not take effect unless they are certified by a notary”; “Article 155 The articles of incorporation stated in Article 152, paragraph (1) and paragraph (2) do not take effect unless they are certified by a notary”. Xem thêm: Luật các Hiệp hội và các Quỹ hợp nhất chung, https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/4354#je_ch2sc1sb1at4.
[29] Nguyên văn: “Article 59(1)(i) The date of the certification of the articles of incorporation and the name of the notary public who effected such certification”.
[30] Jwaalaa Suresh (2022),
Memorandum and Articles of Association: An Analysis of Their Role in Corporate Governance as Foundation of a Company, 5 INT'l J.L. MGMT. & HUMAN. 539.
