Ảnh minh họa: Nguồn internet

Nền công chứng Nhật Bản được xem là học hỏi theo mô hình công chứng của Pháp, bắt đầu phát triển từ Luật Công chứng năm 1886, sau này là Luật Công chứng năm 1908. Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin khiến Nhật Bản sớm nhận thấy tất yếu phải ứng dụng công nghệ số vào ngành công chứng của mình với các giai đoạn từ nghiên cứu đến thừa nhận công chứng điện tử (CCĐT) qua các mốc thời gian cụ thể sau:

Giai đoạn đầu tiên: Với mục tiêu thúc đẩy thương mại điện tử, trên cơ sở Báo cáo của Nhóm nghiên cứu về khung pháp lý đối với giao dịch điện từ trong đó có mục CCĐT dựa trên hệ thống truyền thống (Nhóm này do Bộ Tư pháp Nhật Bản thành lập), ngày 8/9/1997, Thủ tướng Ryutaro Hashimoto đã quyết định thành lập Nhóm công tác về Thương mại điện tử (WG), nghiên cứu các vấn đề chính liên quan đến việc thúc đẩy thương mại điện tử. Trong báo cáo của nhóm nghiên cứu có tựa đề “Sáng kiến ​​của Nhật Bản trong việc thúc đẩy thương mại điện tử” đã đề cập đến việc xác thực điện tử (Electronic Authentication), “Xác thực điện tử được sử dụng để xác minh danh tính của người mà dữ liệu đang được trao đổi điện tử và để xác minh rằng dữ liệu không bị giả mạo. Nó là một yếu tố cơ bản cần thiết để đảm bảo an ninh của thương mại điện tử, đi liền với nó, "chữ ký điện tử" ít nhất phải có cùng địa vị pháp lý như chữ ký tay và con dấu”. Từ đó, Chính phủ nước này cũng mong muốn thực hiện một hệ thống CCĐT (electronic notary system) dựa trên hệ thống xác thực hành chính công, bao gồm cả hệ thống đăng ký thương mại[1], cho thấy Nhật Bản đã có định hướng nhất định về hệ thống CCĐT từ khá sớm (khoảng thời gian năm 1996 - 1998).  

Giai đoạn chính thức thừa nhận: Thời điểm Nhật Bản bắt đầu chính thức thừa nhận CCĐT là vào năm 2000, khi Luật Công chứng Nhật Bản năm 1908 (Đạo luật số 53, sửa đổi bổ sung gần nhất năm 2022, sau đây gọi là Luật Công chứng) được sửa đổi, theo đó bổ sung quy định cho phép công chứng viên (CCV) có thẩm quyền ban hành văn bản CCĐT bên cạnh văn bản công chứng giấy theo thủ tục thông thường. Ngoài ra, Luật thi hành Bộ luật Dân sự cũng cho phép CCV chứng nhận ngày (officially-attested date) vào văn bản dưới dạng điện tử[2]. Ban đầu, khi mới sửa đổi chỉ cho phép thực hiện CCĐT đối với các tài liệu cá nhân (private document), đến năm 2002 phạm vi CCĐT được mở rộng đối với việc công chứng điều lệ của công ty (articles of incorporation)[3]. Tuy Luật đã được sửa đổi từ năm 2000 nhưng từ khoảng năm 2002 đến năm 2004 về sau thì CCĐT mới thực sự được “vận hành” vào đời sống.

Hơn thế nữa, một cơ sở pháp lý khá quan trọng cũng được ban hành vào năm 2000 bổ trợ cho hoạt động CCĐT là Luật về Chữ ký điện tử và chứng nhận doanh nghiệp năm 2000 (Đạo luật số 102) nhằm đưa ra quy định về “chữ ký điện tử” - phương tiện mà CCV sẽ dùng để “ký” xác nhận vào hồ sơ điện tử - từ tính. Kế tiếp vào năm 2001, Bộ Tư pháp cũng ban hành Pháp lệnh về các quy trình liên quan đến hồ sơ điện tử hoặc từ tính của CCV được chỉ định (Pháp lệnh) nhằm cụ thể hóa, hướng dẫn rõ hơn cho CCV và người có nhu cầu áp dụng pháp luật về quy trình CCĐT. Các cơ sở pháp lý này đóng vai trò hỗ trợ và hướng dẫn cho sự hoàn thiện quy định của pháp luật về CCĐT trong giai đoạn Nhật Bản thừa nhận CCĐT ở các bước đầu tiên.

Giai đoạn tiếp tục thừa nhận ở mức độ sâu hơn: Giai đoạn từ năm 2010 trở đi là sự bùng nổ của các thiết bị nghe nhìn thông minh hiện đại ngày càng tăng lên thì pháp luật về công chứng cũng dần bắt kịp với sự phát triển này, công chứng Nhật Bản cũng không là ngoại lệ với nền tảng sẵn có của công chứng điện tử. Trong đó, một ứng dụng của CCĐT có sử dụng đến các thiết bị nghe nhìn trực tuyến như điện thoại thông minh hay máy tính sử dụng được webcam và microphone là “công chứng từ xa”, theo đó mô hình này không yêu cầu người có nhu cầu công chứng phải đến văn phòng công chứng và gặp mặt trực tiếp công chứng viên. Công chứng từ xa cũng đã được một số quốc gia trên thế giới bước đầu áp dụng vào thực tiễn như Hoa Kỳ, Pháp, Hàn Quốc và quy định này ghi nhận những vai trò tích cực của mình trong sự phát triển của CCĐT ở các nước. Nhận thấy sự phát triển tiềm năng đó, đến ngày 29/3/2019, công chứng ở Nhật Bản cũng đã nhanh chóng cho phép thực hiện công chứng từ xa thông qua テレビ電話 - TV phone system[4] (tạm dịch là công chứng từ xa qua hệ thống thiết bị thông minh/điện thoại truyền hình) thông qua kế hoạch sửa đổi Pháp lệnh về các quy trình liên quan đến hồ sơ điện tử hoặc từ tính của CCV được chỉ định năm 2001 đối với điều lệ điện tử và xác thực chữ ký điện tử.

Lần sửa đổi này cho phép công chứng từ xa đối với điều lệ của công ty dưới dạng điện tử nhằm phục vụ cho việc kinh doanh thương mại thuận tiện, tức dành cho doanh nghiệp và phải đáp ứng một số điều kiện mới có thể sử dụng thủ tục công chứng từ xa, tức thực hiện toàn bộ quá trình CCĐT hoàn toàn trực tuyến. Việc thực thi công chứng từ xa diễn ra mạnh mẽ từ ngày 01/5/2020 tức ngày mà Pháp lệnh sửa đổi được ban hành bổ sung thêm quy định mới về việc đại lý được ủy quyền của doanh nghiệp cũng được công chứng điều lệ từ xa bên cạnh quy định trước đó.

Thẩm quyền của CCV công chứng hồ sơ điện tử bị giới hạn tại Điều 7-2 của Luật Công chứng, theo đó: “Các quy trình liên quan đến hồ sơ điện tử hoặc từ tính được quy định là quy trình do CCV thực hiện theo Đạo luật này và các luật và quy định khác, sẽ được xử lý bởi một CCV do Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định (CCV được chỉ định)”, tức là chỉ có những CCV được Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định mới có thẩm quyền tham gia vào quá trình này, không phải tất cả các CCV trên toàn quốc. Xuất phát từ mục đích của hệ thống công chứng nhằm ngăn chặn các tranh chấp pháp lý tư nhân giữa các công dân, văn bản do CCV lập ra bao gồm các chứng thư công chứng có hiệu lực thi hành, đồng thời làm rõ và ổn định các mối quan hệ pháp lý tư nhân, hệ thống công chứng được công chúng cho là đáng tin cậy và được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch.

 Vì hoạt động này được thực hiện trên môi trường điện tử nên không cần quá nhiều CCV để thực hiện và việc giới hạn số lượng CCV còn cho thấy độ an toàn pháp lý cao hơn của tài liệu CCĐT vì nó được thực hiện bởi những người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp tuyển chọn. Khi chỉ định CCV thực hiện công chứng hồ sơ điện tử, Bộ trưởng Bộ Tư pháp cần phải xem xét các vấn đề sau[5]: (i) CCV phải có máy tính và phụ kiện cần thiết để có thể thực hiện các quy trình liên quan đến hồ sơ điện tử - từ tính và; (ii) CCV phải thực hiện các biện pháp để đảm bảo máy tính và phụ kiện được cung cấp trong mục trước hoạt động một cách trơn tru và đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động nêu trên. Quy định trên nhằm đòi hỏi các CCV này phải được tập huấn sử dụng hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi được cung cấp phục vụ cho hoạt động CCĐT, đảm bảo trong quá trình làm việc.

Điều 1 của Luật Công chứng quy định thẩm quyền của công chứng viên, trong đó CCV có thể thực hiện công chứng đối với hồ sơ dưới dạng điện tử hay từ tính (không bao gồm hồ sơ công). Theo đoạn (iv) Điều 1 Luật Công chứng quy định văn bản (hồ sơ) dưới dạng điện tử hay dạng từ tính (electronic or magnetic records) là loại hồ sơ được lập ở dạng điện tử, dạng từ tính hoặc bất kỳ dạng nào khác mà giác quan của con người không thể nhận thức được. Qua Điều 1 có thể nhận thấy, Luật Công chứng Nhật Bản chỉ định nghĩa hồ sơ điện tử là gì, chứ không đưa ra khái niệm hoàn chỉnh như thế nào là “công chứng điện tử”. Do đó, có thể hiểu “công chứng điện tử” ở Nhật Bản là một khái niệm chung chỉ một loạt hoạt động, ví dụ như việc chứng nhận ngày vào tài liệu hay CCV thực hiện công chứng đối với văn bản (hồ sơ) điện tử cũng được xem là hoạt động công chứng điện tử[6], chứ không đơn thuần chỉ là hành vi chứng nhận hồ sơ dưới dạng điện tử (tài liệu cá nhân hay điều lệ công ty).

Phạm vi của CCĐT được Hiệp hội CCV Nhật Bản khái quát bao gồm các công việc như sau[7]: (i) xác thực tài liệu điện tử (bao gồm xác thực các điều khoản, cả điều lệ công ty dưới dạng số); (ii) chứng thực ngày vào tài liệu điện tử; (iii) lưu trữ văn bản CCĐT đã được công chứng; (iv) cung cấp bản sao văn bản CCĐT theo mục (iii); (v) xác nhận rằng tài liệu được CCĐT là thuộc quyền sở hữu của một người không phải là CCV là không bị thay đổi và đồng nhất với tài liệu điện tử được lưu giữ theo mục (iii). Các công việc này hoàn toàn được thực hiện trên môi trường điện tử mà không có gì thay đổi so với thủ tục truyền thống, do đó có thể đưa ra nhận xét rằng, Nhật Bản khi xây dựng nên mô hình CCĐT này và đưa nó vào hiện thực hóa vẫn dựa trên nền tảng cốt lõi là hệ thống công chứng truyền thống.

Nội dung đầu tiên là chứng nhận chữ ký điện tử cá nhân trong hồ sơ điện tử, đây là việc khách hàng ký điện tử các tài liệu giống như cách đóng dấu các tài liệu giấy và có thể được chứng nhận bởi một CCV được chỉ định. CCV được chỉ định sẽ kiểm tra xem nội dung của tài liệu có phải là bất hợp pháp hay không. Về công chứng điều lệ dưới dạng điện tử được quy định tại Điều 30 khoản 1 Luật Công ty năm 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), theo đó điều lệ của công ty cổ phần chỉ có hiệu lực sau khi được công chứng[8]. Mà theo đó, các công ty cũng dần áp dụng công nghệ và điều lệ được soạn thảo dưới dạng điện tử được ra đời, pháp luật cũng thừa nhận điều lệ công ty dưới dạng điện tử hay từ tính tại khoản 2 Điều 26 Luật Công ty năm 2005. Do đó, khung pháp lý áp dụng đối với CCĐT cho hồ sơ điện tử - từ tính nói chung cũng áp dụng cho việc công chứng điều lệ điện tử.

Đối với việc chứng nhận ngày điện tử (確定日付 hay official-attested date), theo đó việc CCV chứng nhận ngày là xác nhận rằng văn bản (áp dụng cho tài liệu cá nhân) đã tồn tại vào ngày cố định đó, ngày ấn định do CCV đưa ra là ngày mà CCV đóng dấu có ghi ngày tháng vào chứng thư[9]. Việc chứng nhận ngày là vấn đề không kém phần quan trọng, nên đối với văn bản dưới dạng điện tử hay từ tính, khoản 2 Điều 5 và Điều 7 Luật thi hành Bộ luật Dân sự năm 1898 (sửa đổi, bổ sung năm 2022) quy định cho phép CCV được chỉ định thực hiện chứng nhận ngày đối với hồ sơ điện tử hay từ tính. Đây được đánh giá là nội dung trong mô hình CCĐT khá cần thiết vì đáp ứng được nhu cầu chung của người dân cần sử dụng công việc chứng nhận ngày này.

Về công chứng từ xa, đây có thể xem là một ứng dụng của CCĐT với nội dung quy định về công chứng từ xa được ghi nhận tại khoản 9 Điều 7 Pháp lệnh. Theo đó bất kể khoản 6 Điều 7 Pháp lệnh ghi nhận yêu cầu rằng việc chứng nhận diễn ra trực tiếp trước mặt CCV tại văn phòng với sự có mặt của khách hàng có yêu cầu công chứng điện tử, thì khoản 9 Điều 7 quy định: “Khi có yêu cầu của khách hàng và CCV được chỉ định thấy hợp lý (tuân theo Điều 62-6 Luật Công chứng) thì có thể tiến hành việc công chứng bằng một phương pháp cho phép giao tiếp đồng thời nhận ra trạng thái của bên kia bằng cách truyền và nhận video có âm thanh”. Ngoài quy định này, các vấn đề liên quan đến công chứng từ xa chỉ mới được hướng dẫn chi tiết qua trang thông tin của Bộ Tư pháp và các bài viết liên quan chứ chưa được ghi nhận rõ trong quy định của Luật Công chứng hay Pháp lệnh. Do đó, có thể nhận thấy hạn chế của pháp luật nước này khi chưa thực sự hệ thống cụ thể quy phạm pháp luật về công chứng từ xa, song nếu nhìn nhận một cách tổng thể thì những thông tin đa số được Hiệp hội CCV Nhật Bản và Bộ Tư pháp hướng dẫn cũng là cơ sở quan trọng để người dân có thể tiếp cận và cập nhật về vấn đề này. Cụ thể hơn, công chứng từ xa dành cho đối tượng là điều lệ công ty và xác thực chữ ký điện tử cá nhân, tuy khoản 9 Điều 7 Pháp lệnh không nêu rõ đối tượng áp dụng nhưng theo thông tin mà Bộ Tư pháp khi sửa Pháp lệnh[10] và thông tin hướng dẫn từ Hiệp hội CCV Nhật Bản[11] thì hiện tại công chứng từ xa ở Nhật Bản hướng đến đối tượng là điều lệ của công ty và bao gồm luôn xác thực chữ ký điện tử. Theo quy định, công chứng từ xa sẽ được áp dụng khi thuộc một trong hai trường hợp sau[12]:

Qua đó, có thể thấy công chứng từ xa ở Nhật Bản được áp dụng có điều kiện, theo đó khách hàng phải thỏa mãn một trong các trường hợp kể trên thì mới có thể sử dụng hệ thống này chứ không được tự do sử dụng. Tuy chỉ là một vài trường hợp mới có thể sử dụng công chứng từ xa, nhưng việc nước này thừa nhận cho tiến hành công chứng từ xa chứng tỏ có sự quan tâm nhất định đến người dân của mình, đặc biệt khách hàng là các doanh nghiệp.

Về thủ tục chứng nhận tính hợp pháp của tài liệu cá nhân hay điều lệ công ty, có thể tóm tắt quy trình thông qua các bước thể hiện ở hình vẽ sau:

Hình 2.1. Thủ tục công chứng điện tử[13] 

Trang tiếp nhận đăng ký (website) do Bộ Tư pháp quản lý có tên là “登記・供託オンライン申請システム’- touki-kyoutaku system[14]. Như vậy, có thể nhận thấy rằng, việc Bộ Tư pháp Nhật Bản tạo ra một trang web cho người dân đăng ký thực hiện CCĐT mang lại nhiều lợi ích, một mặt vừa để dễ dàng quản lý hoạt động công chứng trên môi trường điện tử, hỗ trợ CCV dễ tiếp nhận hồ sơ điện tử, hơn nữa còn có thể giúp cho người dân được sử dụng dịch vụ công một cách chủ động, quyền và lợi ích của họ cũng được đảm bảo. Sau đó, CCV sẽ tiến hành CCĐT đối với văn bản điện tử đã được gửi đến hệ thống CCĐT của Phòng công chứng.

Khi đề cập đến thủ tục CCĐT không thể không đề cập đến chữ ký điện tử. Bởi lẽ, không thể cung cấp dịch vụ công chứng cho các tài liệu điện tử nếu không có công nghệ đảm bảo thông tin không bị sửa đổi và xác nhận danh tính của nó là đáng tin cậy như tài liệu giấy. Về vấn đề này, “chữ ký điện tử” là giải pháp tối ưu. Hệ thống CCĐT do CCV thực hiện dựa trên nền tảng kỹ thuật của hệ thống xác thực điện tử và được xây dựng trên cơ sở chữ ký điện tử và tuân theo các quy định về cơ chế chữ ký và Luật Chữ ký điện tử, do đó có thể nói chữ ký điện tử (dựa trên công nghệ mã hóa) là điều kiện tiên quyết để thực hiện CCĐT[15]. Chữ ký điện tử được điều chỉnh bởi Luật liên quan đến chữ ký điện tử và kinh doanh chứng nhận (Luật số 102 năm 2000 - Luật Chữ ký điện tử).

Để làm rõ hơn nội hàm chữ ký điện tử, Điều 2 Luật Chữ ký điện tử có định nghĩa: “Chữ ký điện tử” là biện pháp gắn với thông tin trong văn bản (hồ sơ) dưới dạng điện tử (các bản ghi được tạo bằng phương pháp điện tử, từ tính hoặc các phương pháp khác mà giác quan của con người không thể nhận thức được), và biện pháp đó phải đáp ứng hai yêu cầu sau: (i) Xác thực rằng thông tin trong văn bản được tạo ra bởi người sử dụng chữ ký điện tử và; (ii) Có thể xác nhận thông tin (dữ liệu điện tử) có bị thay đổi hay không. Ngoài ra, Điều 3 Luật Chữ ký điện tử yêu cầu hồ sơ điện tử phải được ký điện tử bởi người tạo ra nó thì tài liệu điện tử đó mới được cho là đã thiết lập thật sự. Do đó, chữ ký điện tử được sử dụng trong CCĐT đóng vai trò quan trọng nhằm mục đích chỉ ra người tạo thông tin được ghi trong hồ sơ điện tử (danh tính) và xác nhận rằng văn bản điện tử được tạo ra có bị thay đổi hay không (đặc tính không bị giả mạo). Chữ ký điện tử sẽ cần loại chứng chỉ kỹ thuật số được yêu cầu để xác minh tính hợp lệ của chữ ký điện tử, chứng chỉ sẽ chứng minh rằng người đã ký chữ ký điện tử thực sự là người đó, chứng minh tính xác thực của tài liệu gốc. Vì vậy, chữ ký điện tử và chứng chỉ điện tử thường được đính kèm thành một bộ được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ CA (Certificate Authorities). Ngoài ra, theo Điều 2 Pháp lệnh yêu cầu chữ ký điện tử dưới dạng chữ ký số đối với thông tin trong văn bản từ tính/điện tử dùng trong CCĐT có độ dài 1024 bits hoặc 2048 bits, với công nghệ mã khóa công khai. Khi đó, có thể rút ra được kết luận rằng, vai trò lớn nhất của chữ ký điện tử trong CCĐT là tính bảo mật cao, tiện dụng trong giao dịch.

Về thủ tục công chứng từ xa, trong thủ tục này, do không cần đến văn phòng công chứng nên đặt ra yêu cầu quan trọng cho khách hàng là họ phải chuẩn bị điều kiện hết sức kỹ lưỡng để có thể tiến hành một cách trơn tru nên có thể có hai giai đoạn nhỏ là giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn tiến hành hoàn tất. Giai đoạn chuẩn bị được thể hiện ngắn gọn qua hình minh họa sau:

Ở giai đoạn tiến hành công chứng từ xa, vào ngày hẹn đã đặt lịch trước, khách hàng sẽ truy cập vào địa chỉ URL (đường dẫn đến trang web) bằng một trong các thiết bị (điện thoại smartphone, laptop hay máy tính bảng) mà CCV đã gửi cho họ qua email để chạy ứng dụng Face Hub và tiến hành công chứng qua video với CCV. Sau khi khách hàng và CCV được kết nối bằng điện thoại truyền hình (TV phone), việc xác nhận sẽ được thực hiện để xem liệu chữ ký điện tử trên các điều khoản điện tử của công ty hoặc chứng nhận chữ ký riêng điện tử có được thực hiện bởi khách hàng hay không. CCV sẽ xác minh danh tính của khách hàng bằng cách yêu cầu họ xuất trình một trong các loại giấy tờ tùy thân có ảnh do Chính phủ cấp như bằng lái xe, hộ chiếu, thẻ thường trú… Thông qua các thủ tục này, CCV không chỉ xác nhận rằng chữ ký điện tử trên các điều khoản điện tử của công ty hoặc chứng nhận chữ ký riêng điện tử được thực hiện bởi chính khách hàng, mà còn xác nhận danh tính của khách hàng. Khi đó, nếu CCV xác định rằng nó có thể được xác thực, CCV sẽ xác thực các điều khoản điện tử của công ty hoặc chứng nhận chữ ký riêng điện tử và gửi điều lệ điện tử đã được chứng nhận của công ty hoặc dữ liệu chứng nhận chữ ký riêng điện tử thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến của Bộ Tư pháp đã đề cập, kết thúc thủ tục công chứng từ xa[17].  

Như vậy, có thể thấy thủ tục công chứng từ xa qua thiết bị thông minh cần nhiều bước chuẩn bị và tiến hành hoàn toàn trực tuyến. Theo nhóm tác giả, quy định mà Nhật Bản yêu cầu khách hàng khi sử dụng công chứng từ xa về thiết bị cũng như thao tác, quy trình có phần phức tạp là hợp lý, có cơ sở. Nguyên nhân đến từ việc công chứng từ xa, tức CCV và người dân cần CCĐT không gặp mặt nhau, nhưng dưới góc độ công chứng nội dung lại cần tay nghề của CCV trong việc xác thực danh tính, chữ ký, con dấu của khách hàng, nội dung tài liệu kỹ lưỡng, đảm bảo hợp pháp nên một khi khách hàng họ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo một điều kiện làm việc dễ dàng cho CCV được chỉ định thực hiện nhiệm vụ của mình. Vì vậy, có thể nói vai trò quan trọng của CCV trong hoạt động này không hề giảm đi mà còn được tăng cường hơn.  

So với quy trình công chứng từ xa, CCĐT được cho là khó sử dụng đối với người dân bình thường. Họ cho rằng, các yêu cầu đối với chữ ký điện tử khá nghiêm ngặt, số lượng CCV được chỉ định có hạn, và trở ngại lớn nhất với họ là dù nộp hồ sơ trực tuyến và chứng thực hồ sơ điện tử nhưng cuối cùng vẫn phải đến gặp trực tiếp cơ quan công chứng để: Xác nhận danh tính trực tiếp hoặc nộp giấy ủy quyền đối với trường hợp thông qua đại lý ủy quyền; biên nhận hồ sơ điện tử đã xác thực (mặc dù các tài liệu được xác thực sẽ thay đổi từ dạng giấy sang tệp điện tử, nhưng các tệp điện tử sẽ được lưu trữ trong đĩa CD-ROM và phải mang theo phương tiện ghi âm); thanh toán phí...[18]. Từ những khó khăn trên thực tiễn gặp phải cho thấy, quy định bổ sung trường hợp cho phép CCĐT qua điện thoại truyền hình đã phát huy những vai trò nhất định, khẳng định sự phù hợp không chỉ trong thời đại công nghệ số, mà còn là giải pháp tối ưu trong thời kỳ dịch bệnh. Gần đây, những nỗ lực trong hệ thống pháp luật Nhật Bản đã được thực hiện để cải thiện tỷ lệ sử dụng phương thức công chứng từ xa, chẳng hạn như bắt đầu thanh toán bằng thẻ tín dụng cho phí công chứng từ ngày 1/4/2018. Bộ Tư pháp Nhật Bản đặt mục tiêu sẽ tiếp tục nỗ lực tăng cường cải thiện trải nghiệm người dùng của hệ thống này.

CCV ở Nhật Bản là người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của Luật Công chứng và dưới sự giám sát của Bộ trưởng, các CCV được độc quyền tham gia vào một số công việc công chứng trong nước (tạo ra các văn bản công chứng bao gồm các văn bản thi hành, cấp các hành động thi hành,..). CCV có quyền: (1) chuẩn bị các chứng thư công chứng về các hành vi pháp lý và các sự kiện khác liên quan đến quyền riêng tư, và (2) chứng nhận các chứng thư tư nhân theo ủy quyền của các bên và những bên liên quan khác. Ngoài Luật Công chứng, CCV còn được giao nhiều nhiệm vụ theo Bộ luật Dân sự, Bộ luật Thương mại và các luật khác[19].

Đi kèm với các quyền trên, CCV có nghĩa vụ không được từ chối ủy quyền trừ trường hợp có lý do chính đáng[20]. Ngoài ra, khi CCV thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo văn bản công chứng, phải ghi lại các lời khai khi lập chứng chỉ công chứng, ghi số của văn bản công chứng vào sổ...[21]. Tuy nhiên, pháp luật quy định rằng, chứng thư không phải lúc nào cũng được soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, tuyên bố được nghe từ người được ủy thác..., và chứng thư không thể được soạn thảo cho các vấn đề vi phạm luật pháp và các quy định, hành vi pháp lý không hợp lệ hay những hành vi pháp lý có thể bị hủy bỏ, bị thu hồi do không đủ năng lực chủ thể[22].

Trong hoạt động CCĐT, CCV có thêm một số nghĩa vụ nhất định. Về thẩm quyền, chỉ có những CCV được Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định mới được thực hiện công chứng điện tử; do đó, CCV và văn phòng công chứng không được tự ý thực hiện CCĐT khi không có tên trong danh sách công khai do Bộ Tư pháp công bố[23]. Khi thực hiện công chứng điện tử, CCV phải có chứng chỉ điện tử CCV được chỉ định (Electronic Certificate of Designated Notary) do Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp[24]. Sau khi cấp văn bản công chứng điện tử, tương tự như công chứng truyền thống, CCV phải tuân theo Điều 62-7 Luật Công chứng, CCV được chỉ định cũng phải lưu trữ lại đầy đủ thông tin để xác định thông tin được ghi trong hồ sơ điện tử hoặc từ tính được xác thực theo quy định, trường hợp bị mất hoặc có khả năng bị mất phải báo cáo ngay cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp[25]. Có thể hiểu rằng, bất kể có yêu cầu từ phía khách hàng hay không thì CCV cũng phải lưu giữ lại thông tin để xác định hồ sơ điện tử - từ tính. Theo quy định tại Điều 23-1 Pháp lệnh thì thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử/từ tính là 20 năm, thời điểm bắt đầu theo từng trường hợp như năm tiếp theo năm tiến hành bước lưu trữ.

Về trách nhiệm cá nhân của CCV đã được quy định trong Điều 6 Luật Công chứng 1908: “Nếu CCV gây thiệt hại cho người được ủy quyền hoặc bất kỳ người nào khác trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, CCV chỉ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu thiệt hại xảy ra do lỗi cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng của công chứng viên”. Tuy nhiên, với việc ban hành Luật Bồi thường Nhà nước, điều khoản này đã bị xóa[26]. Vì việc thực thi nhiệm vụ của họ được hiểu là thực thi công quyền với tư cách là công chức, Luật Bồi thường Nhà nước sẽ được áp dụng cho những vi phạm của công chứng viên, tùy vào tính chất mà bị xử lý.

Công chứng ở Việt Nam cũng theo mô hình công chứng Latin đã và đang vận hành một cách ổn định cả về quy định pháp luật và hệ thống tổ chức. Tuy nhiên, sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của công nghệ thông tin và xã hội đã đòi hỏi công chứng truyền thống thay đổi theo hướng thích nghi với thời đại số, khi đó mô hình công chứng điện tử (electronic notarization) đã được một số quốc gia trên thế giới thừa nhận áp dụng sẽ là tương lai mà công chứng Việt Nam có thể hướng đến. Đối với Việt Nam, CCĐT được triển khai sẽ giúp “tinh gọn” thủ tục, giúp giảm bớt “gánh nặng” về mặt kinh phí đối với cả các tổ chức hành nghề công chứng được uỷ quyền thực hiện chức năng công chứng từ Nhà nước và người dân đến từ khối lượng giấy tờ lưu trữ khổng lồ và công tác quản lý. Bên cạnh đó, CCĐT cũng khắc phục được những bất cập từ thực tiễn thực hiện Luật Công chứng năm 2014 vì sẽ góp phần giải quyết được nhiều vướng mắc mà công chứng truyền thống chưa thể giải quyết được như nạn công chứng khống, công chứng bỏ ngoài hồ sơ, gian lận về hồ sơ, giả mạo nhân thân và hồ sơ công chứng, giảm chi phí…

Hiện nay, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đang trong quá trình xây dựng đã bổ sung vấn đề CCĐT là hoàn toàn phù hợp thời đại công nghệ số, xu hướng tất yếu của thế giới. Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã quy định một số vấn đề cốt lõi nhất về CCĐT bao gồm các nội dung như: khái niệm CCĐT, các quy trình CCĐT; khái niệm văn bản CCĐT, giá trị pháp lý của văn bản CCĐT, thời điểm hiệu lực của văn bản CCĐT, quy trình để chuyển đổi văn bản điện tử sang văn bản giấy và ngược lại… nhằm tạo cơ sở pháp lý cho chuyển đổi số hoạt động công chứng, khẳng định rõ văn bản CCĐT có giá trị như văn bản công chứng giấy. Trên cơ sở đó, Chính phủ xây dựng Dự thảo Nghị định Quy định chi tiết một số điều và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng (sửa đổi) nhằm cụ thể hơn cơ sở pháp lý cho quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng.

Về phạm vi CCĐT, Điều 35 Dự thảo Nghị định quy định theo hướng không hạn chế đối với CCĐT trực tiếp, hạn chế một số trường hợp đối với CCĐT trực tuyến. Tuy nhiên, theo nhóm tác giả, ngay cả quy trình CCĐT trực tiếp và trực tuyến, ở bước đầu triển khai thực hiện không nên áp dụng ngay đối với lĩnh vực bất động sản mà chỉ được áp dụng đối với một số giao dịch nhất định, đơn giản, ít rủi ro như: liên quan đến doanh nghiệp, ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản… Để áp dụng CCĐT được với mọi loại giấy tờ, giao dịch thì cần phải có nền tảng là cơ sở hạ tầng thông tin đồng bộ, nguồn dữ liệu lớn được tích hợp và chia sẻ ở mọi lĩnh vực, ngành nghề liên quan tới các loại giấy tờ, giao dịch cần công chứng[27] và hoạt động của sàn giao dịch bất động sản thông qua hình thức giao dịch điện tử vẫn trong giai đoạn đầu triển khai kể từ khi Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023 được ban hành. Do đó, việc thực hiện CCĐT đối với giao dịch bất động sản cần phải có lộ trình thích hợp, từng bước.

Về cơ sở hạ tầng, Điều 32 Dự thảo Nghị định hướng dẫn Quy trình CCĐT có đề cập đến nền tảng CCĐT, đây chính là nền tảng được xây dựng nhằm mục đích là nền tảng chung cho CCV thực hiện các bước CCĐT. Tuy nhiên, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) và Nghị định hướng dẫn vẫn chưa có quy định cụ thể chủ thể nào sẽ có trách nhiệm xây dựng và duy trì nền tảng này. Ở Nhật Bản, cơ quan chủ quản của hệ thống đăng ký CCĐT là Bộ Tư pháp, đây cũng đồng thời là cơ quan quản lý hoạt động công chứng. Từ điểm tương đồng này với Việt Nam, nhóm tác giả kiến nghị Bộ Tư pháp sẽ là cơ quan chủ quản của nền tảng CCĐT. Bên cạnh đó, một phương án khác cũng có thể xem xét là tích hợp dịch vụ CCĐT vào Cổng dịch vụ công quốc gia, một nền tảng thực hiện dịch vụ công đang dần trở nên phổ biến hơn đối với người dân. Trong vấn đề xây dựng nền tảng CCĐT, tính kết nối liên ngành có thể được nâng cao ở sự phối hợp của Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tư pháp, đặc biệt hơn nền tảng CCĐT có thể được cân nhắc là dự án đầu tư theo phướng thức đối tác công - tư. Đây sẽ là cơ hội thu hút đầu tư từ các doanh nghiệp đầu ngành công nghệ thông tin ở Việt Nam, quốc tế. 

Về cơ sở dữ liệu công chứng, đây được xem là yếu tố hạ tầng quan trọng hàng đầu nhằm quyết định tính tiện ích của CCĐT. Bên cạnh các vấn đề đã được quy định tại Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) và Nghị định hướng dẫn, nhóm tác giả đặc biệt chú trọng đến yếu tố liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu khác. Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng và kết nối, chia sẻ thông tin với các cơ sở dữ liệu liên quan (dân cư, hộ tịch, đất đai, nhà ở, đăng ký thành lập doanh nghiệp…) sẽ giúp thuận tiện hơn trong công tác kiểm tra, xác thực và lưu trữ. Bên cạnh đó, quy định trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) và Nghị định hướng dẫn cũng cần ràng buộc trách nhiệm của CCV trong bảo vệ dữ liệu cá nhân khi thực hiện hoạt động công chứng điện tử, phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc trước khi xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, đặc biệt là nghĩa vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Về yếu tố con người, không chỉ riêng công chứng truyền thống, CCĐT vẫn lấy CCV và người có yêu cầu công chứng là hai chủ thể trung tâm để phát triển. Tham khảo kinh nghiệm Nhật Bản, các CCV thực hiện CCĐT ở nước này được gọi là “CCV được Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định”; vì vậy, nhóm tác giả kiến nghị quy định bổ sung khái niệm này vào Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) và các tiêu chuẩn chỉ thì định quy định trong Dự thảo Nghị định hướng dẫn. Ngoài các điều kiện cần để có thể cung cấp dịch vụ CCĐT tại khoản 1 Điều 60 Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi), nhóm tác giả kiến nghị bổ sung quy định tiêu chí “hoàn thành khóa huấn luyện thực hành quy trình công chứng điện tử”. Các CCV khi đáp ứng đủ điều kiện sẽ được Bộ Tư pháp chỉ định thông qua cấp Chứng chỉ CCV chỉ định đủ tiêu chuẩn thực hiện CCĐT. Đây là vấn đề mới, do vậy trong giai đoạn đầu triển khai, cần có các CCV lành nghề, nắm rõ quy trình, thành thạo sử dụng chữ ký số, tạo lập văn bản CCĐT và tổ chức hành nghề công chứng “tiên phong” đi đầu giới thiệu dịch vụ này đến người dân thì mới có thể thúc đẩy CCĐT phát triển■

 

---