Hoàn thiện khung pháp lý về cơ sở dữ liệu công chứng

Khoản 10 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 giải thích: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu điện tử được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử”. Tùy vào tính chất và mục đích sử dụng dữ liệu, các cơ sở dữ liệu sẽ chứa đựng những trường dữ liệu cũng như đặt tên phù hợp. Từ đó, có thể hiểu: cơ sở dữ liệu công chứng là tập hợp các dữ liệu điện tử về công chứng, được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

Công chứng là một quá trình tập hợp, xác thực và xử lý thông tin. Bản chất của hoạt động công chứng là quá trình tạo lập, lưu giữ chứng cứ phục vụ cho hoạt động tố tụng. Dữ liệu công chứng có thể được phân thành ba nhóm:

- Nhóm dữ liệu phục vụ tố tụng, có giá trị chứng cứ, bao gồm văn bản công chứng và hồ sơ công chứng kèm theo để chứng minh tính xác thực, hợp pháp của giao dịch công chứng.

- Nhóm dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước bao gồm các thông tin cơ bản về giao dịch công chứng được tóm tắt và tập hợp thành hệ thống – nội dung tương tự như sổ công chứng. Nhóm dữ liệu này cũng có thể bao gồm cả thông tin về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng…

- Nhóm dữ liệu tham khảo nhằm bổ sung thông tin, hỗ trợ cho việc ra quyết định của công chứng viên trong quá trình thực thi nhiệm vụ, như thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản khi giao dịch công chứng, thông tin về lịch sử giao dịch của tài sản, lịch sử giao dịch của người yêu cầu công chứng, tình trạng pháp lý của giao dịch công chứng đã thực hiện…

Trong ba nhóm dữ liệu nêu trên, nhóm dữ liệu phục vụ tố tụng được coi là quan trọng nhất và có thể coi là dữ liệu cốt lõi của hoạt động công chứng, không chỉ vì nhóm này chứa đựng đầy đủ các thông tin của giao dịch công chứng, mà còn bởi dữ liệu có giá trị chứng cứ hoặc làm nguồn của chứng cứ. Trong trường hợp thực hiện công chứng điện tử hoặc thực hiện quy trình lưu trữ điện tử, dữ liệu thuộc nhóm này có thể thay thế hoàn toàn văn bản giấy.

Hai nhóm dữ liệu còn lại tạo nên những công cụ hỗ trợ rất hiệu quả cho hoạt động tác nghiệp của công chứng viên cũng như hoạt động quản lý nhà nước, giúp giảm bớt rủi ro trong hoạt động công chứng (đối với công chứng viên và cả các chủ thể khác có liên quan), tăng năng suất và hiệu quả lao động.

Như vậy, để đáp ứng được yêu cầu của hoạt động công chứng trong xã hội hiện đại, đặc biệt trong giai đoạn thế giới bước vào cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư thì hoạt động lưu trữ điện tử, xử lý và khai thác thông tin công chứng trên môi trường điện tử sẽ đóng vai trò quan trọng. Nói cách khác, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng là bắt buộc để hiện đại hóa hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu của xã hội hiện đại.

Từ năm 2004, thực hiện thỏa thuận giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ nước Cộng hòa Pháp, và theo Dự án Tin học hoá công chứng của Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp đã triển khai sử dụng phần mềm Master trong hoạt động công chứng đến các Phòng công chứng[1]. Thời điểm đó, phần mềm này chỉ sử dụng nội bộ trong Phòng Công chứng nhà nước, có chức năng giống như sổ công chứng, để ghi chép lại các giao dịch công chứng do công chứng viên thực hiện. Phần mềm này lưu trữ thông tin về hợp đồng, giao dịch công chứng do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Đến năm 2010, Hà Nội đã xây dựng thí điểm cơ sở dữ liệu thông tin công chứng có tên là UCHI. Cơ sở dữ liệu này chứa các thông tin về giao dịch công chứng, tài sản giao dịch và thông tin về tài sản bị ngăn chặn giao dịch nhằm phòng ngừa trường hợp một tài sản bị giao dịch qua công chứng nhiều lần, hoặc tài sản không đủ điều kiện giao dịch vẫn được đưa vào giao dịch. Cơ sở dữ liệu này cho phép kết nối và tra cứu dữ liệu, cập nhật dữ liệu trong phạm vi toàn thành phố Hà Nội. Năm 2012, thành phố Hồ Chí Minh đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu công chứng do Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thuộc Sở Tư pháp quản lý[2]. Kết quả bước đầu cho thấy các cơ sở dữ liệu này được đánh giá là đã phát huy hiệu quả tốt, làm giảm đáng kể các rủi ro cho công chứng viên và khách hàng công chứng[3].

Luật Công chứng năm 2014 đã đề cập đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng (Điều 62). Nội dung này ghi nhận và luật hoá mô hình cơ sở dữ liệu ngăn chặn đã được thí điểm tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Đến nay, sau hơn 8 năm thi hành Luật Công chứng, đã có 58/63 tỉnh, thành phố xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng. Trong số 58 địa phương đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng có 01 địa phương chưa đưa vào hoạt động, 16 cơ sở dữ liệu mới đưa vào khai thác từ năm 2021 trở lại đây[4].

Việc xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin công chứng đem lại những hiệu quả tích cực:

Thứ nhất là giúp ngăn chặn việc một tài sản bị giao dịch nhiều lần; ngăn chặn các tài sản thuộc diện bị phong tỏa hoặc hạn chế giao dịch đưa vào giao dịch trái phép; theo dõi được lịch sử giao dịch của tài sản, của chủ thể, từ đó làm giảm đáng kể các hiện tượng gian lận trong hoạt động công chứng, giảm bớt rủi ro cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và bảo đảm tốt hơn quyền lợi chính đáng của các chủ thể khi tham gia giao dịch.

Thứ hai là việc tổng hợp, báo cáo, thống kê số liệu giúp cho cơ quan quản lý nhà nước quản lý dễ dàng và chính xác hơn đối với các hoạt động hành nghề của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Thứ ba là cơ sở dữ liệu công chứng giúp bổ sung thông tin, cung cấp thêm chứng cứ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử của các cơ quan quản lý và cơ quan tiến hành tố tụng. Một số vụ án được làm sáng tỏ thông qua việc tra cứu lịch sử khởi tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng, phân tích dữ liệu công chứng.

Thứ nhất, nội dung cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 Luật Công chứng 2014 chưa chứa đựng nhóm dữ liệu quan trọng, cốt lõi của hoạt động công chứng, đó là văn bản công chứng và hồ sơ công chứng. Các “thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng” là các thông tin thuộc nhóm dữ liệu phục vụ quản lý (không chính thức) và nhóm dữ liệu tham khảo, do vậy chỉ có giá trị tham khảo, không có ý nghĩa quyết định đến việc giải quyết yêu cầu công chứng của công dân, cũng không có giá trị chứng cứ phục vụ cho hoạt động tố tụng. Mặc dù được gọi là cơ sở dữ liệu công chứng nhưng dữ liệu mà cơ sở dữ liệu chứa đựng lại chưa thực sự đúng với tên gọi. Giá trị của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu công chứng trên thực tế tạo ra cơ chế pháp lý thiếu rõ ràng, một số trường hợp ảnh hưởng đến quá trình giải quyết yêu cầu công chứng.

Ví dụ 1: Công dân yêu cầu công chứng giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất và nhà. Công chứng viên tra cứu dữ liệu công chứng phát hiện tài sản chuyển nhượng đang tồn tại một hợp đồng cho thuê với một chủ thể khác. Chủ sử dụng đất giải thích rằng do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19 nên bên thuê không có khả năng thanh toán tiền thuê, không có khả năng thực hiện tiếp hợp đồng. Bên thuê đã bỏ trốn do vậy hai bên không thể làm thủ tục chấm dứt hợp đồng thuê nhà. Theo nội dung hợp đồng, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và toàn quyền thực hiện các giao dịch khác. Tuy nhiên, tuyên bố đơn phương của bên cho thuê không đủ cơ sở để công chứng viên cập nhật thông tin về tình trạng hợp đồng lên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, từ đó đặt ra 2 vấn đề:

+ Về phía công chứng viên: Không thể căn cứ vào kết quả tra cứu dữ liệu công chứng để từ chối yêu cầu công chứng vì không đủ cơ sở pháp lý, thậm chí có thể bị khiếu nại, khởi kiện vì ngăn cản quyền và lợi ích chính đáng của chủ tài sản. Nếu tiếp tục thụ lý công chứng giao dịch chuyển nhượng tài sản thì có thể đổi diện với rủi ro pháp lý cả về dân sự lẫn hành chính.

+ Về phía người yêu cầu công chứng: Sẽ cảm thấy quyền lợi chính đáng của mình bị ngăn trở thiếu căn cứ vì thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng không phải là điều kiện mà họ phải đáp ứng khi tiến hành giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất và nhà. Họ có lý do và căn cứ để khiếu nại hoặc khởi kiện đối với công chứng viên.

Vướng mắc này không chỉ xảy ra với hợp đồng thuê tài sản mà đối với các giao dịch đặt cọc, ủy quyền, di chúc, thế chấp cũng gặp những vướng mắc tương tự.

Thứ hai, quy định xây dựng cơ sở dữ liệu phân tán tại các địa phương không phải là sự lựa chọn phù hợp cho mục tiêu phát triển lâu dài, do đó đã bộc lộ nhiều nhược điểm. Khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng quy định giao cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng nhằm tạo sự chủ động cho các địa phương, tuy nhiên, quá trình triển khai đã cho thấy việc thực hiện gặp nhiều khó khăn, trở ngại:

(i) Đặc điểm kinh tế - xã hội của mỗi địa phương là khác nhau. Nguồn lực tài chính, nhân sự, số lượng công chứng viên, số lượng tổ chức hành nghề công chứng viên ở mỗi địa phương có sự chênh lệch, do vậy việc triển khai cơ sở dữ liệu công chứng là rất khác nhau từ quy mô đầu tư, phương án đầu tư, duy trì vận hành đến hiệu quả vận hành. Đối với các địa phương có lượng giao dịch lớn, có nhiều công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thì việc đầu tư và duy trì cơ sở dữ liệu công chứng là khả thi và phát huy hiệu quả rõ rệt. Ngược lại, ở các địa phương có ít công chứng viên, ít giao dịch, nguồn thu từ công chứng thấp, việc đầu tư và vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu độc lập sẽ không hợp lý cả về chi phí đầu tư ban đầu cũng như khả năng quản lý, vận hành lâu dài. Để việc đầu tư được khả thi, tránh lãng phí, một số địa phương đã ghép cơ sở dữ liệu công chứng vào đầu tư chung với hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan khác như thi hành án, hộ tịch, các phòng tư pháp quận, huyện, văn phòng đăng ký đất đai… Đây cũng là lý do dẫn đến việc đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng không thể đẩy nhanh tiến độ ở nhiều địa phương.

(ii) Vì phương án đầu tư, quản lý, vận hành ở mỗi địa phương khác nhau nên các quy chế cập nhật, khai thác, sử dụng, bảo mật cơ sở dữ liệu được quy định khác nhau, không có sự thống nhất, thậm chí, có hiện tượng xung đột các quy định về bảo mật thông tin công chứng tại điểm a khoản 1 Điều 7 và điểm đ khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng. Trong khi Luật Công chứng cấm công chứng viên tiết lộ thông tin về giao dịch công chứng, nhưng lại không có bất cứ quy định nào cấm các chủ thể khác tiết lộ các thông tin công chứng, đặc biệt là những chủ thể được cấp quyền truy cập và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng.

(iii) Cơ sở dữ liệu được xây dựng phân tán ở tất cả các tỉnh, thành phố. Ở mỗi tỉnh, thành lựa chọn một nền tảng công nghệ khác nhau, tiêu chuẩn thiết kế, chức năng, nhiệm vụ của cơ sở dữ liệu còn chưa có sự thống nhất. Trong số 58 địa phương đã xây dựng cơ sở dữ liệu có tới hơn 20 nhà cung cấp dịch vụ khác nhau trên toàn quốc tham gia vào việc thiết kế, xây dựng và vận hành các cơ sở dữ liệu này[5]. Vì sự thiếu đồng bộ này, khả năng kết nối, liên thông dữ liệu công chứng giữa các cơ sở dữ liệu ở phạm vi rộng là không thể thực hiện được.

Thứ ba, chưa có phương án nhất quán về việc lưu trữ lâu dài, bảo đảm an toàn dữ liệu và trách nhiệm cụ thể của đơn vị quản lý dữ liệu. Một số địa phương mua sắm máy chủ đặt tại Sở Tư pháp, một số địa phương thuê hoặc đặt máy chủ tại Sở Thông tin và Truyền thông, một số địa phương thuê dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp… Khi có sự cố xảy ra, rất khó xác định trách nhiệm thuộc về ai.

Thứ tư, sự thiếu an toàn trong bảo mật dữ liệu đã diễn ra ở một số địa phương, xuất phát từ ba nguyên nhân:

(i) Hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ chưa chi tiết và rõ ràng về bản quyền đối với dữ liệu và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo mật dữ liệu. Doanh nghiệp có thể cho phép các đối tượng bất kỳ truy cập khai thác cơ sở dữ liệu mà bên thuê dịch vụ không thể kiểm soát được; cũng không ngoại trừ trường hợp dữ liệu bị bán cho bên thứ ba.

(ii) Luật Công chứng mới chỉ quy định trách nhiệm của công chứng viên trong việc bảo mật thông tin công chứng mà chưa có quy định trách nhiệm của các chủ thể khác có liên quan như doanh nghiệp, cơ quan quản lý, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được chia sẻ thông tin. Vì vậy, khi thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng bị tiết lộ ra ngoài, sẽ thiếu căn cứ và chế tài để xem xét trách nhiệm và xử lý các chủ thể này.

(iii) Không có quy định về việc phân cấp, phân quyền trong việc tiếp cận các trường thông tin trong cơ sở dữ liệu; không có quy định khi nào và được sự cho phép của ai thì một người có tài khoản truy cập mới được truy cập và sử dụng dữ liệu; không có quy định về việc lưu lại lịch sử truy cập dữ liệu… Do đó, việc truy cập và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng là tùy thích, không cần lý do. Có thể nói tính bảo mật của của cơ sở dữ liệu công chứng ở nhiều địa phương là rất kém.

Thứ năm, khoản 10 Điều 33 Luật Công chứng về nghĩa vụ chia sẻ và cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu công chứng chỉ là quy định chung. Việc thực thi quy định này ở các địa phương thiếu sự thống nhất. Những thông tin nào bắt buộc phải đưa vào cơ sở dữ liệu, mức độ chi tiết đến đâu, thời hạn cập nhật như thế nào, ai được quyền tiếp cận, sửa chữa, thay thế, xóa bỏ dữ liệu, giá trị pháp lý của các thông tin trên cơ sở dữ liệu như thế nào, chế tài xử lý khi có vi phạm việc cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu ra sao thì ở mỗi địa phương có một cách quy định khác nhau. Sự thiếu rõ ràng, thiếu thống nhất ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin trong cơ sở dữ liệu. Trong một số trường hợp, sự thiếu rõ ràng này bị lợi dụng cho những mục đích tiêu cực...

Thứ sáu, các hợp đồng ký với nhà cung cấp dịch vụ ở các địa phương có nội dung khác nhau. Một số địa phương chỉ ký hợp đồng thiết kế, xây dựng, triển khai, không dự liệu việc bảo trì dài hạn. Thực tế là dữ liệu cần được lưu trữ dài hạn và phụ thuộc hoàn toàn về mặt kỹ thuật vào nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi kết thúc hợp đồng ban đầu, việc gia hạn hợp đồng hoặc cung cấp các dịch vụ bảo trì hàng năm buộc phải phụ thuộc vào đơn vị đã cung cấp dịch vụ ban đầu, do đó, đã có tình trạng ép giá từ các công ty cung cấp dịch vụ, đẩy chi phí lên cao một cách bất hợp lý.

Cộng hòa Pháp, là một trong những nước có hệ thống công chứng phát triển hàng đầu thế giới và là hình mẫu đối với nhiều quốc gia khác. Hiện tại, 95% văn bản công chứng tại Pháp được lưu trữ và cung cấp dưới dạng điện tử. Cơ sở dữ liệu công chứng do Hội đồng công chứng tối cao Pháp quản lý, vận hành mỗi năm lưu trữ khoảng 3,5 triệu hồ sơ công chứng. Cở sở dữ liệu công chứng không chỉ tự động lưu trữ các hồ sơ công chứng được tạo ra bởi hoạt động công chứng điện tử mà còn lưu trữ hồ sơ công chứng được chuyển đổi từ hồ sơ dạng giấy đối với các giao dịch đã được thực hiện bằng quy trình công chứng truyền thống[6].

Cộng hòa Liên bang Nga, Hệ thống thông tin công chứng thống nhất (UIS) là một hệ thống thông tin tự động thuộc sở hữu của Phòng Công chứng Liên bang, được thiết kế để tự động hóa toàn diện các quy trình thu thập và xử lý thông tin về hoạt động công chứng và cung cấp mọi loại hình tương tác (trao đổi) thông tin. Đơn vị điều hành hệ thống thông tin công chứng thống nhất là Phòng Công chứng Liên bang.

Thông tin, bao gồm cả dưới dạng tài liệu điện tử về việc thực hiện hoạt động công chứng, cũng như các thông tin về công chứng khác do Nguyên tắc cơ bản của pháp luật Liên bang Nga quy định, phải được đưa vào hệ thống thông tin công chứng thống nhất.

Hiện nay, UIS bao gồm sáu sổ đăng ký:

1. Sổ đăng ký hoạt động công chứng có hơn 280 triệu mục (281.888.635);

2. Sổ đăng ký hoạt động công chứng được thực hiện từ xa và các giao dịch được chứng nhận bởi hai công chứng viên trở lên, bao gồm hơn 370 nghìn thông tin về công chứng được thực hiện từ xa và giao dịch được chứng nhận bởi hai công chứng viên trở lên;

3. Sổ đăng ký các trường hợp thừa kế có hơn 35 triệu thông tin về các vụ việc thừa kế;

4. Trong sổ thông báo cầm cố tài sản không liên quan đến bất động sản chứa thông tin về hơn 16 triệu giao dịch cầm cố;

5. Sổ đăng ký danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn gồm 56 mục;

6. Sổ đăng ký lệnh hủy bỏ giấy ủy quyền, ngoại trừ giấy ủy quyền có công chứng, chứa hơn 6 nghìn thông tin về việc thu hồi giấy ủy quyền được thực hiện ở dạng văn bản đơn giản.

Cùng với các sổ đăng ký, UIS còn bao gồm:

- Tài liệu công chứng ở dạng điện tử;

- Hình ảnh điện tử của tài liệu công chứng được tạo trên giấy;

- Thông tin (bao gồm thông tin có tính chất tham khảo và phân tích) liên quan đến hoạt động của các công chứng viên và thành phần của họ được xác định bởi cơ quan tư pháp Liên bang cùng với Phòng Công chứng Liên bang, ví dụ: về việc ban hành các biểu mẫu để thực hiện các hoạt động công chứng; mẫu dấu và chữ ký của công chứng viên, mẫu chữ ký của người có thẩm quyền thay thế công chứng viên tạm thời vắng mặt[7].

Mông Cổ, Trung tâm Dữ liệu quốc gia (thành lập năm 2009) là một tổ chức nhà nước với chức năng chính là cung cấp các dịch vụ lưu trữ, bảo vệ và sản xuất dữ liệu kỹ thuật số quốc gia của Mông Cổ. Tất cả công chứng viên đều được tham gia tập huấn, cấp quyền sử dụng hệ thống và tập huấn cách sử dụng chương trình hệ thống công chứng điện tử. Luật Đăng ký nhà nước năm 2018 quy định cho phép công chứng viên tiếp nhận, sử dụng, trao đổi thông tin từ hệ thống cơ sở dữ liệu đăng ký nhà nước và cấp cho công chứng viên quyền đại diện giữa công dân và cơ quan đăng ký nhà nước. Theo Luật Công chứng sửa đổi năm 2019, các công chứng viên được cấp quyền thực hiện các hoạt động kỹ thuật số và đăng ký kỹ thuật số. Hệ thống công chứng điện tử của Mông Cổ hoạt động cả ở chế độ trực tuyến và ngoại tuyến, dựa trên dấu vân tay và chữ ký điện tử, cho phép trao đổi dữ liệu thông tin thông qua kết nối với hệ thống dữ liệu của Nhà nước và các đơn vị khác[8].

Uzbekistan, hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng tập trung do Bộ Tư pháp Uzbekistan xây dựng được đưa vào vận hành từ năm 2019. Cùng với đó, Uzbekistan cũng xây dựng đồng bộ “mô hình hoạt động công chứng viên”, cho phép kết nối khoảng hơn 20 cơ sở dữ liệu quốc gia và dữ liệu ngành có liên quan. Với mô hình này, công chứng viên có quyền truy cập, truy vấn dữ liệu về tài sản, nhân thân, thuế, đăng ký giao dịch, đăng ký phương tiện giao thông… và thực hiện liên thông các thủ tục giúp người dân. Một cổng thông tin công chứng thống nhất, có tên miền là e-notarius.uz được thiết lập trên phạm vi toàn quốc để thực hiện các hoạt động công chứng trực tuyến, bao gồm cả việc lưu trữ văn bản công chứng và hồ sơ công chứng. Các hệ thống công chứng trực tuyến và công chứng từ xa được thiết lập, cho phép công chứng viên và người yêu cầu công chứng có thể thực hiện các giao dịch công chứng từ các đầu cầu và thực hiện công chứng từ xa. Quy trình công chứng với hai công chứng viên ở hai đầu cầu qua nền tảng điện tử cho phép thực hiện tất cả các giao dịch công chứng[9].

Như vậy, có thể thấy những đặc điểm chung khi ứng dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại một số quốc gia trong Liên minh Công chứng quốc tế (UINL)[10] là:

Thứ nhất, cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng và quản lý tập trung ở phạm vi toàn quốc.

Thứ hai, cơ sở dữ liệu công chứng là kho lưu trữ điện tử đối với văn bản công chứng và hồ sơ công chứng, dữ liệu này có giá trị chứng cứ.

Thứ ba, cơ sở dữ liệu công chứng chứa đựng sổ đăng ký giao dịch công chứng để phục vụ công tác quản lý, theo dõi, xác minh hiệu lực của giao dịch công chứng.

Thứ tư,các dữ liệu tham chiếu, tham khảo về tài sản, nhân thân, thuế, bảo hiểm, đăng ký quyền sở hữu, giao dịch bảo đảm… thường không nằm trong phạm vi cơ sở dữ liệu công chứng, mà được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu ngành, nhưng được tích hợp chia sẻ liên thông với hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, hoặc công chứng viên được cung cấp quyền truy cập vào các cơ sở dữ liệu này để phục vụ cho quá trình tác nghiệp.

Trong các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/06/2021 phê duyệt “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030” đã xác định những nội dung quan trọng, trong đó vạch rõ việc xây dựng dữ liệu có phạm vi toàn quốc phục vụ phát triển kinh tế-xã hội, sử dụng công nghệ điện toán đám mây, ưu tiên hình thức thuê dịch vụ chuyên nghiệp và thực hiện kết nối với nền tảng điện toán đám mây Chính phủ theo mô hình do Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung có phạm vi toàn quốc không chỉ khắc phục được những hạn chế của việc đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu tại các tỉnh, thành phố, mà còn đem lại nhiều lợi ích khác, tiết kiệm đáng kể nguồn lực, giảm thất thoát, lãng phí, tạo sự linh hoạt, dễ dàng khi có sự điều chỉnh về chính sách…

Văn bản công chứng và hồ sơ công chứng phải được xác định là dữ liệu cốt lõi, vì nó chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho hoạt động công chứng, có giá trị chứng cứ làm cơ sở cho hoạt động tố tụng. Việc lưu trữ điện tử văn bản công chứng và hồ sơ công chứng là bắt buộc, bởi vì khi triển khai công chứng điện tử, dữ liệu công chứng điện tử sẽ bao gồm đầy đủ cả văn bản công chứng và hồ sơ kèm theo phải được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu công chứng. Lưu trữ điện tử văn bản công chứng và hồ sơ công chứng cho phép thay thế một phần hoặc toàn bộ việc lưu trữ thủ công mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu được lưu trữ. Việc này có ý nghĩa quan trọng cả về mặt nghiệp vụ công chứng, quản lý nhà nước cũng như hiệu quả kinh tế:

Lưu trữ điện tử cho phép xác minh tính xác thực của văn bản công chứng có thể thực hiện dễ dàng và nhanh chóng từ bất cứ đâu; tra cứu, gửi, nhận văn bản công chứng dễ dàng, bảo đảm giá trị pháp lý cũng như tính toàn vẹn của văn bản; bảo đảm văn bản công chứng và hồ sơ công chứng được toàn vẹn, không bị thất thoát, sửa chữa trái phép trong suốt thời gian lưu trữ; giải quyết được các vướng mắc về lưu trữ, quản lý và cung cấp hồ sơ công chứng trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng giải thể, sáp nhập, tạm ngưng hoạt động hoặc có biến động về công chứng viên (công chứng viên chết, chấm dứt hành nghề, tạm ngưng hành nghề, di chuyển địa bàn làm việc…).

- Văn bản công chứng và hồ sơ công chứng là các tài liệu có giá trị pháp lý chính thức, do vậy, lưu trữ điện tử các tài liệu này cho phép hoạt động quản lý nhà nước có thể tiếp cận nhanh chóng, chính xác với các tài liệu chính thức. Các số liệu báo cáo, thống kê căn cứ vào văn bản và hồ sơ công chứng sẽ mang tính chính xác cao có giá trị pháp lý mang tính ràng buộc để chứng minh.

- Hoạt động thanh tra, kiểm tra, báo cáo, thống kê, theo dõi có thể thực hiện tức thời từ bất cứ đâu, cho kết quả chi tiết đến nội dung văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

Chi phí lưu trữ hồ sơ công chứng dạng giấy hiện tại khá lớn, phụ thuộc vào chi phí mặt bằng, chi phí đầu tư cơ sở vật chất của tổ chức hành nghề công chứng. Tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và địa bàn các thành phố lớn, giá thành đắt đỏ nên chi phí lưu trữ một bộ hồ sơ công chứng 20 năm theo quy định hiện hành có thể lên tới hàng trăm nghìn đồng. Tại các tỉnh, thành phố khác, chi phí này thấp hơn, nhưng không thấp hơn mức 30.000đ/1 hồ sơ. Trong khi đó, việc lưu trữ điện tử văn bản công chứng và hồ sơ công chứng không chỉ tiết kiệm đáng kể chi phí, còn tạo cơ sở để cung cấp dịch vụ xác minh và tra cứu dữ liệu hồ sơ công chứng có thu phí. Dự kiến việc này có thể tạo ra nguồn thu đáng kể.

Yếu tố bảo mật thông tin trong Luật Công chứng năm 2014 còn khá đơn giản, đặc biệt chưa có quy định nào cụ thể cho cơ sở dữ liệu công chứng. Vấn đề này cần được giải quyết khi xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi). Để xây dựng được cơ chế bảo mật chặt chẽ và khả thi thì cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

- Xác định rõ phạm vi thông tin cần bảo mật, mức độ bảo mật đến đâu, trách nhiệm bảo mật thuộc về ai, việc cung cấp thông tin cần sự đồng ý của ai? Ví dụ, khi tra cứu thông tin về lịch sử giao dịch công chứng của người yêu cầu công chứng thì cần phải được sự đồng ý của người yêu cầu công chứng hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

- Xác định rõ thời gian bảo mật đối với từng loại thông tin cụ thể. Trong giao dịch công chứng có nhiều loại thông tin; có những trường thông tin được sử dụng cho nhiều mục đích và giao dịch khác, ví dụ như số căn cước công dân, hộ chiếu, nơi cư trú… có thể được chủ sở hữu cung cấp khi đi mua sắm, khám bệnh, du lịch... Do vậy quy định trách nhiệm bảo mật lâu dài đối với các thông tin này sẽ tạo nên những nghĩa vụ bất khả thi cho các đối tượng có liên quan, thậm chí gây nên sự lãng phí. Theo thông tin báo chí, hiện nay, dữ liệu cá nhân của hơn 200 triệu công dân Hoa Kỳ[11] và hơn 1 tỷ công dân Trung Quốc[12] đều đã bị lộ, điều tương tự cũng đã xảy ra tại Việt Nam[13]. Điều đó cho thấy, ngoại trừ các thông tin ở dạng mật theo quy định của pháp luật, việc bảo mật các thông tin khác chỉ mang tính khả thi và có ý nghĩa trong một thời gian nhất định, trong những bối cảnh nhất định. Do đó, xác định được phạm vi thông tin cần bảo mật là điều cần thiết để bảo đảm tính khả thi của các quy định liên quan đến bảo mật thông tin công chứng.

- Xác định rõ cơ chế bảo mật đối với từng loại thông tin. Mỗi loại thông tin trong hoạt động công chứng sẽ trực tiếp liên quan hoặc ảnh hưởng đến những đối tượng khác nhau. Các đối tượng bị tác động có quyền biết hoặc thậm chí là quyền được quyết định có cung cấp, tiết lộ các thông tin đó hay không. Ví dụ: Nếu xác định rằng người yêu cầu công chứng có quyền được bảo mật về lịch sử giao dịch công chứng, nội dung giao dịch công chứng thì bất cứ hoạt động tra cứu nào liên quan đến các thông tin đó (cho dù được tiến hành bởi công chứng viên), người yêu cầu công chứng cần được hỏi ý kiến hoặc cần được biết. Còn nếu xác định rằng khi giao dịch công chứng, những thông tin này mặc nhiên được cung cấp và được tra cứu bất cứ lúc nào bởi công chứng viên hoặc bên thứ ba, thì người yêu cầu công chứng cũng có quyền được biết trước khi họ quyết định tiến hành giao dịch. Điều này tránh tình trạng thông tin bị lạm dụng khai thác bừa bãi, xâm hại đến quyền riêng tư của người yêu cầu công chứng.

- Phân quyền và xác định rõ trách nhiệm của cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc bảo mật thông tin. Trách nhiệm này không chỉ thuộc về công chứng viên và cần phải được quy định đối với tổ chức hành nghề công chứng, nhân viên nghiệp vụ, cơ quan quản lý, các cơ quan cung cấp dịch vụ và vận hành cơ sở dữ liệu. Quyền tiếp cận dữ liệu phải được giới hạn theo chức năng, nhiệm vụ cụ thể của đối tượng.

---