Quyền dân sự liên quan đến tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ và những vấn đề pháp lý cần được quan tâm trong xây dựng, hoàn thiện Luật Lưu trữ
27/03/2023
Tóm tắt: Trong bài viết này, tác giả phân tích làm rõ bản chất pháp lý của tài liệu cá nhân, việc xác lập mối quan hệ pháp lý dựa trên nền tảng pháp luật dân sự giữa cá nhân có tài liệu với cơ quan, tổ chức lưu trữ và giữa một trong hai chủ thể này với chủ thể khác có quyền, lợi ích liên quan trong quá trình thực hiện các hoạt động lưu trữ (sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và sử dụng) tài liệu của cá nhân; kiến nghị hoàn thiện các quy định của pháp luật điều chỉnh quan hệ xã hội đối với tài liệu lưu trữ tư.
Từ khóa: Lưu trữ cá nhân, sở hữu tài liệu cá nhân, quan hệ dân sự đối với tài liệu cá nhân.
Abstract: Under this article, the author provides an analysis and clarifications of the legal nature of personal documents, establishment of legal relationship on the ground of the civil law between the individuals of the archived documents and the entity or organization who stores the documents and between one of these two subjects and another with related rights and interests in the process of performing the archival activities (collection, correction, preservation and reference) of the personal documents; and gives out recommendations for improvements of the provisions of the law governing social relations for private archived documents.
Keywords: Personal archival; ownership of personal documents; civil relations for personal documents.
Ảnh minh họa: Nguồn internet
1. Nhận diện chung về tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ dưới góc độ quan hệ pháp luật dân sự
Theo khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 (Luật Lưu trữ), tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Khoản 2 Điều 2 cũng giải nghĩa: “tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Cụ thể hóa trong phạm vi cá nhân, gia đình, dòng họ, khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ quy định tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ (gọi chung là cá nhân) bao gồm: gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; công trình, bài viết về cá nhân; ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
Trên phương diện quan hệ pháp luật dân sự, có thể nhận thấy:
Thứ nhất, xét về bản chất pháp lý, tài liệu của cá nhân có thể tồn tại ở hai dạng thức pháp lý cơ bản sau:
Một là chứng thư ghi nhận quyền nhân thân (QNT) hoặc quyền tài sản của cá nhân, trong đó:
- Tài liệu có thể ghi nhận các dấu hiệu pháp lý về họ, tên, dân tộc, quốc tịch, hình ảnh, giới tính, sức khỏe, thân thể, danh dự, nhân phẩm, uy tín, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, quan hệ về hôn nhân và gia đình hoặc những vấn đề nhân thân khác. Những tài liệu này có thể là gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, thư từ trao đổi, tài liệu về tiểu sử, bản thảo viết tay, bản in có bút tích, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình…
- Tài liệu có thể ghi nhận quyền tài sản của cá nhân đối với đối tượng quyền tác giả, quyền liên quan, quyền sở hữu công nghiệp, quyền đối với giống cây trồng; quyền sở hữu, quyền sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, chuyển giao công nghệ, quyền khác trị giá được bằng tiền trong công nghệ thông tin, hoạt động khoa học, công nghệ hoặc quyền sở hữu tài sản khác. Những tài liệu này có thể là công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; công trình, bài viết về cá nhân; ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
- Ngoài ra, một tài liệu của cá nhân còn có thể vừa là chứng thư ghi nhận QNT, vừa là chứng thư ghi nhận quyền tài sản của cá nhân, ví dụ: công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình.
Ở dạng thức pháp lý thứ nhất này, tài liệu của cá nhân có thể là bằng chứng pháp lý hoặc chứng cứ tham khảo để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân khác có liên quan công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảm QNT hoặc quyền tài sản của cá nhân.
Hai là tài sản (vật) thuộc quyền sở hữu của cá nhân. Ở dạng thức pháp lý này, cá nhân có thể tự mình hoặc trao quyền cho chủ thể khác thông qua giao dịch để thực hiện việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài liệu, trừ trường hợp luật có quy định khác. Bên cạnh đó, vì tài liệu là tài sản nên có thể phát sinh các quan hệ về dịch chuyển quyền sở hữu sang chủ thể khác thông qua chế độ pháp lý về hợp đồng hoặc thừa kế.
Việc nhận diện tài liệu của cá nhân theo đầy đủ các dạng thức pháp lý như trên là rất quan trọng, giúp cho nhà làm luật đánh giá đầy đủ, bao quát hơn về mặt chính sách pháp lý, từ đó đưa ra phương pháp điều chỉnh phù hợp, hài hòa giữa chuẩn mực trong quản lý nhà nước (QLNN) về lưu trữ với chuẩn mực pháp lý về QNT, quyền tài sản trong quan hệ pháp luật dân sự. Qua đây có thể thấy, Luật Lưu trữ tiếp cận tài liệu của cá nhân về cơ bản mới chỉ trên phương diện QLNN về lưu trữ, ở phương diện là đối tượng của quan hệ pháp luật dân sự thì khá mờ nhạt.
Thứ hai, về việc xác lập mối quan hệ pháp lý dựa trên nền tảng pháp luật dân sự giữa cá nhân có tài liệu với cơ quan, tổ chức lưu trữ và giữa một trong hai chủ thể này với chủ thể khác có quyền, lợi ích liên quan.
Mặc dù bước đầu, Luật Lưu trữ đã ghi nhận những dấu hiệu pháp lý cơ bản về sự dịch chuyển tài liệu của cá nhân như là đối tượng của quan hệ pháp luật dân sự thể hiện tại nội dung của khoản 3, khoản 4 Điều 5 và nội dung từ Điều 29 đến Điều 34 của Luật về cá nhân có một số quyền, nghĩa vụ trong hiến, tặng, ký gửi, mua bán tài liệu, quyền ưu tiên sử dụng tài liệu, nghĩa vụ trả phí trong hoạt động lưu trữ… Điều đó cho thấy, giữa các chủ thể liên quan trong hoạt động lưu trữ có thể hình thành một hoặc nhiều quan hệ nghĩa vụ thông qua hợp đồng (mua bán, tặng cho, gửi giữ, ủy quyền, dịch vụ khác), thông qua hành vi pháp lý đơn phương (ví dụ di chúc), thông qua thực hiện công việc không có uỷ quyền, chiếm hữu, sử dụng tài sản hoặc được lợi về tài sản không có căn cứ pháp luật, gây thiệt hại do hành vi trái pháp luật hoặc thông qua căn cứ khác do pháp luật quy định. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ chưa có sự minh thị rõ ràng trong việc xác lập quan hệ pháp lý giữa các chủ thể liên quan đến tài liệu cá nhân.
Thứ ba, vềnguyên tắc áp dụng pháp luật trong điều chỉnh về tài liệu của cá nhân, quyền và nghĩa vụ của cá nhân có tài liệu, của cơ quan, tổ chức lưu trữ hoặc của chủ thể khác có quyền, lợi ích liên quan.
Qua rà soát, có thể dễ dàng nhận thấy trên phương diện quan hệ pháp luật dân sự, ngoài những quy định liên quan của Luật Lưu trữ và các quy định trực tiếp của Bộ luật Dân sự (BLDS) thì tài liệu của cá nhân, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể liên quan đối với tài liệu của cá nhân còn phải chịu sự điều chỉnh của một hệ thống văn bản pháp luật rất đa dạng như: Luật Hôn nhân và gia đình; Luật Trẻ em; Luật Hiến, lấy, ghép mô, bộ phận cơ thể người và hiến, lấy xác; Luật Hộ tịch; Luật Sở hữu trí tuệ; Luật Khoa học và Công nghệ; Luật Công nghệ thông tin; Luật Giao dịch điện tử; Luật Bưu chính; Luật Chuyển giao công nghệ; Luật Phòng, chống HIV/AIDS; Luật Đất đai; Luật Thương mại; Luật Bảo vệ người tiêu dung; Luật Tiếp cận thông tin; Bộ luật Tố tụng dân sự; Luật Thi hành án dân sự; Luật Lý lịch tư pháp; Bộ luật Hình sự; Bộ luật Tố tụng hình sự; …
Ngoài quy định của các luật liên quan, quyền dân sự của cá nhân còn có thể chịu sự điều chỉnh bởi các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trong bối cảnh cùng một vấn đề pháp lý nhưng lại được điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì việc làm rõ nguyên tắc áp dụng pháp luật có ý nghĩa rất quan trọng bảo đảm tính ổn định, khả thi, thống nhất của hệ thống pháp luật nói chung, pháp luật về lưu trữ nói riêng. Liên quan đến quan hệ pháp luật dân sự, Điều 4 Bộ luật Dân sự năm 2015 (BLDS) quy định:
“1. Bộ luật này là luật chung điều chỉnh các quan hệ dân sự.
2. Luật khác có liên quan điều chỉnh quan hệ dân sự trong các lĩnh vực cụ thể không được trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự quy định tại Điều 3 của Bộ luật này.
3. Trường hợp luật khác có liên quan không quy định hoặc có quy định nhưng vi phạm khoản 2 Điều này thì quy định của Bộ luật này được áp dụng.
4. Trường hợp có sự khác nhau giữa quy định của Bộ luật này và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế”.
Như vậy, theo quy định của BLDS, điều ước quốc tế và luật khác có liên quan, trong đó Luật Lưu trữ được ưu tiên áp dụng, quy định của BLDS chỉ áp dụng khi luật liên quan không có quy định hoặc có quy định trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ hiện hành còn thiếu vắng nguyên tắc áp dụng Luật.
2. Một số quan hệ pháp luật dân sự cụ thể liên quan đến tài liệu cá nhân
2.1. Về quyền nhân thân
Điều 25 BLDS quy định: “QNT là quyền dân sự gắn liền với mỗi chủ thể, không thể chuyển giao cho chủ thể khác, trừ trường hợp luật khác có liên quan quy định khác”, qua khái niệm này có thể nhận thấy một số đặc điểm cơ bản của QNT như sau:
Thứ nhất, QNT là một quyền dân sự thuộc về cá nhân;
Thứ hai, QNT luôn hướng tới những giá trị tinh thần, không trị giá được bằng tiền và có liên quan mật thiết đến việc định danh một cá nhân hoặc liên quan đến xác định một tình trạng pháp lý trong mối quan hệ phi vật chất giữa người và người mà bất cứ ai cũng phải tôn trọng, không được phép xâm phạm;
Thứ ba, QNT không thể chuyển giao cho người khác mà phải do chính cá nhân có quyền thực hiện hoặc do người đại diện của họ thực hiện trong một số trường hợp do luật quy định.
QNT theo quy định từ Điều 26 đến Điều 39 BLDS, bao gồm: quyền có họ, tên; quyền thay đổi họ; quyền thay đổi tên; quyền xác định, xác định lại dân tộc; quyền được khai sinh, khai tử; quyền đối với quốc tịch; quyền của cá nhân đối với hình ảnh; quyền được bảo vệ danh dự, nhân phẩm, uy tín; quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình …. Ngoài ra, QNT còn có thể là quyền khác được quy định trong luật liên quan, như: quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo; quyền tự do đi lại, cư trú; quyền lao động; quyền tự do sáng tạo, quyền của tác giả đối với tác phẩm; … là những quyền vô hình, có giá trị tinh thần gắn liền với mỗi cá nhân và chỉ có thể nhận biết được thông qua sự ghi nhận trên giấy tờ liên quan hoặc qua các bằng chứng pháp lý khác. Mọi sự dịch chuyển, biến động của giấy tờ liên quan hoặc bằng chứng pháp lý này đều có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảm QNT của cá nhân. Tất cả những giấy tờ liên quan hoặc bằng chứng pháp lý này là tài liệu của cá nhân - Một trong những đối tượng của hoạt động lưu trữ. Quá trình thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu của cá nhân có thể gây ra những tác động tích cực hoặc tiêu cực, trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảm QNT của cá nhân.
Do đó, việc thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu ghi nhận QNT của cá nhân không chỉ dựa trên tính quyền lực của QLNN về lưu trữ mà phải bảo đảm tính phù hợp với quy định của BLDS, luật khác có liên quan. Trong đó, cơ quan lưu trữ khi thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu của cá nhân phải xác định đúng, đủ các trường hợp sau đây:
- Trường hợp cần phải có sự đồng ý hoặc không cần có sự đồng ý của cá nhân có QNT, ví dụ: Việc sử dụng tài liệu có hình ảnh của cá nhân phải được người đó đồng ý, trừ trường hợp hình ảnh được sử dụng vì lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng hoặc hình ảnh được sử dụng từ các hoạt động công cộng mà không làm tổn hại đến danh dự, nhân phẩm, uy tín của người có hình ảnh (Điều 32 BLDS). Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai tài liệu có chứa đựng thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý, thông tin liên quan đến bí mật gia đình phải được các thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác (khoản 2 Điều 38 BLDS). Việc tự sao chép một bản tài liệu của cá nhân nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cá nhân hoặc trích dẫn hợp lý tác phẩm thuộc tài liệu của cá nhân mà không làm sai ý tác giả để bình luận hoặc minh họa trong tác phẩm của mình thì không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao (Điều 25 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 đã được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019) …;
- Trường hợp khi thu thập, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu của cá nhân liên quan đến QNT của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi phải được người đại diện theo pháp luật của người này đồng ý theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan hoặc theo quyết định của Tòa án; liên quan đến QNT của người bị tuyên bố mất tích, người đã chết phải được sự đồng ý của vợ, chồng hoặc con thành niên của người đó; trường hợp không có những người này thì phải được sự đồng ý của cha, mẹ của người bị tuyên bố mất tích, người đã chết, trừ trường hợp Bộ luật này, luật khác có liên quan quy định khác;
- Trường hợp chỉ được thực hiện trong trường hợp luật định, ví dụ: việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu của cá nhân phải giữ bí mật về các thông tin có liên quan đến người hiến, người được ghép, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác (khoản 4 Điều 4 Luật Hiến, lấy, ghép mô, bộ phận cơ thể người và hiến, lấy xác) …;
- Trường hợp pháp luật chấm dứt việc bảo hộ đối với QNT, ví dụ: theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ thì đối với quyền tác giả: (i) QNT quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 19 Luật Sở hữu trí tuệ sẽ được bảo hộ vô thời hạn; (ii) Tác phẩm điện ảnh, nhiếp ảnh, mỹ thuật ứng dụng, tác phẩm khuyết danh bảo hộ 75 năm, kể từ khi tác phẩm được công bố lần đầu tiên; (iii) Đối với tác phẩm điện ảnh, nhiếp ảnh, mỹ thuật ứng dụng chưa được công bố trong thời hạn 25 năm, kể từ khi tác phẩm được định hình thì thời hạn bảo hộ là 100 năm, kể từ khi tác phẩm được định hình; (iv) Tác phẩm không thuộc loại hình quy định như hai điểm trên và tác phẩm khuyết danh, khi các thông tin về tác giả xuất hiện thì có thời hạn bảo hộ là suốt cuộc đời tác giả và 50 năm tiếp theo năm tác giả chết; trường hợp tác phẩm có đồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào năm thứ 50 sau năm đồng tác giả cuối cùng chết…
2.2. Về bảo vệ đời sống riêng tư, bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các chế độ sử dụng thông tin cá nhân
Bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và sử dụng thông tin cá nhân được Hiến pháp năm 2013 tiếp tục ghi nhận và quy định theo nghĩa rộng hơn, đầy đủ hơn. Điều 21 Hiến pháp năm 2013 ghi nhận rõ mọi người có quyền bất khả xâm phạm về đời sống riêng tư, trong đó bao gồm cả bí mật cá nhân, bí mật gia đình, bí mật thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác. Cụ thể hóa quy định của Hiến pháp, mặc dù pháp luật Việt Nam chưa có văn bản luật riêng về bảo vệ đời sống riêng tư, bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các chế độ sử dụng thông tin cá nhân nhưng nhìn chung đã được cụ thể hoá trong nhiều luật điều chỉnh các lĩnh vực xã hội khác nhau, có tính đặc thù như BLDS, Luật Giao dịch điện tử, Luật Tiếp cận thông tin, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, Luật Nuôi con nuôi, Luật An toàn thông tin mạng, Bộ luật Hình sự, Bộ luật Tố tụng hình sự, Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Bưu chính, Luật Viễn thông, Luật Xuất bản, Luật Phòng, chống HIV/AIDS, …
Trên cơ sở các nguyên tắc pháp lý, cơ chế pháp lý cụ thể quy định tại các luật liên quan thì cơ quan lưu trữ thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân phải đảm bảo tôn trọng, bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các chế độ sử dụng thông tin cá nhân. Về cơ bản, các cơ chế pháp lý liên quan sau đây cần được làm rõ trong hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân:
Thứ nhất, phải xác định đúng, đủ những thông tin cá nhân thuộc về bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trên cơ sở đó xây dựng cơ chế phù hợp để thực hiện việc bảo vệ bí mật theo quy định của pháp luật, như:
- Cơ chế bảo quản tài liệu của cá nhân là tài liệu điện tử hoặc tài liệu là các vật mang tin khác… để đảm bảo thông tin cá nhân được giữ bí mật, ví dụ: căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 4 Luật Bưu chính thì việc thu thập, lưu giữ tài liệu của cá nhân thông qua hoạt động bưu chính phải bảo đảm bí mật thư theo quy định của pháp luật…;
- Cơ chế cung cấp, sử dụng tài liệu của cá nhân phải có sự đồng ý của người có thông tin hoặc người đại diện hợp pháp của họ (lưu ý, cần xác định đây là nguyên tắc chung phải luôn được đề cao nhất), ví dụ: căn cứ quy định tại Điều 38 BLDS thì việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai tài liệu của cá nhân chứa thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý; liên quan đến bí mật gia đình phải được các thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác hoặc các bên trong hợp đồng có thỏa thuận khác…;
- Cơ chế cung cấp, sử dụng tài liệu của cá nhân không cần có ý kiến của người có thông tin, ví dụ: cung cấp tài liệu của cá nhân để phục vụ cho thu thập chứng cứ, chứng minh trong tố tụng theo quyết định của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền theo quy đinh của Bộ luật Tố tụng hình sự, Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Tổ chức cơ quan điều tra hình sự…
Thứ hai, phải xác định đúng, đủ các thông tin cá nhân không thuộc bí mật cá nhân, bí mật gia đình nhưng việc cung cấp, sử dụng tài liệu của cá nhân có thể làm xâm phạm đến đời sống riêng tư của người có thông tin, ví dụ: khoản 3 Điều 38 BLDS quy định việc bóc mở, kiểm soát tài liệu của cá nhân là thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của người khác chỉ được thực hiện trong trường hợp luật quy định; …
2.3. Về quyền sở hữu, quyền thừa kế đối với tài liệu của cá nhân
Tài liệu của cá nhân là thuộc quyền sở hữu của cá nhân có tài liệu. Do đó, việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu của cá nhân phải đảm bảo phù hợp với quy định của BLDS, luật khác có liên quan về thực hiện, bảo vệ quyền sở hữu, quyền thừa kế. Trong đó:
Thứ nhất, về quyền sở hữu
Một là về quyền của chủ sở hữu tài liệu
- Trong quan hệ với cơ quan lưu trữ và với chủ thể khác, chủ sở hữu tài liệu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình đối với tài liệu là tài sản của mình nhưng không được trái với quy định của luật, gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác (khoản 2 Điều 160 BLDS);
- Chủ sở hữu tài liệu cá nhân phải chịu rủi ro về tài liệu thuộc sở hữu của mình, trừ trường hợp có thoả thuận khác hoặc BLDS, luật khác có liên quan quy định khác (khoản 1 Điều 162 BLDS);
- Không ai có thể bị hạn chế, bị tước đoạt trái luật quyền sở hữu đối với tài liệu của cá nhân; trường hợp thật cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh hoặc vì lợi ích quốc gia, tình trạng khẩn cấp, phòng chống thiên tai, Nhà nước trưng mua hoặc trưng dụng tài liệu của cá nhân có bồi thường tài sản của tổ chức, cá nhân theo giá thị trường (Điều 163 BLDS);
- Chủ sở hữu tài liệu của cá nhân có quyền tự bảo vệ, ngăn chặn bất kỳ người nào có hành vi xâm phạm quyền của mình bằng những biện pháp không trái với quy định của pháp luật; có quyền yêu cầu Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác buộc cơ quan, tổ chức lưu trữ hoặc người khác có hành vi xâm phạm quyền phải trả lại tài liệu của cá nhân, chấm dứt hành vi cản trở trái pháp luật việc thực hiện quyền sở hữu, quyền khác đối với tài liệu của cá nhân và yêu cầu bồi thường thiệt hại (Điều 164 BLDS).
Hai là, về quyền của cơ quan lưu trữ đối với tài liệu của cá nhân
Cơ quan lưu trữ có quyền chiếm hữu tài liệu của cá nhân trong các trường hợp quy định tại Điều 165, Điều 166, Điều 188 hoặc quy định khác liên quan của BLDS, đó là:
- Được chuyển giao quyền chiếm hữu qua giao dịch dân sự phù hợp với quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, cơ quan lưu trữ phải thực hiện việc chiếm hữu tài sản đó phù hợp với mục đích, nội dung của giao dịch; được giao tài liệu của cá nhân, có quyền sử dụng tài liệu của cá nhân được giao, được chuyển quyền chiếm hữu, sử dụng tài liệu đó cho người khác nếu được chủ sở hữu đồng ý; cơ quan lưu trữ không thể trở thành chủ sở hữu đối với tài liệu của cá nhân được giao theo quy định tại Điều 236 BLDS. Trường hợp tài liệu của cá nhân là tài sản chung của cộng đồng, của các thành viên gia đình, của vợ chồng thì cơ quan lưu trữ thực hiện việc chiếm hữu, sử dụng tài liệu của cá nhân phải được sự đồng ý của các đồng chủ sở hữu, trừ trường hợp luật quy định khác (các Điều 211, 212 và 213 BLDS);
- Được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản;
- Phát hiện và giữ tài liệu của cá nhân là tài sản vô chủ, tài sản không xác định được chủ sở hữu, tài sản bị đánh rơi, bị bỏ quên, bị chôn, giấu, bị vùi lấp, chìm đắm phù hợp với quy định của BLDS, quy định khác của pháp luật có liên quan;
- Trường hợp khác do pháp luật quy định.
Ba là, về chấm dứt quyền sở hữu
Theo quy định tại Điều 237 BLDS thì quyền sở hữu đối với tài liệu của cá nhân có thể chấm dứt trong trường hợp sau đây:
- Chủ sở hữu chuyển quyền sở hữu của mình cho người khác;
- Chủ sở hữu từ bỏ quyền sở hữu của mình;
- Tài liệu bị tiêu huỷ;
- Tài liệu bị xử lý để thực hiện nghĩa vụ của chủ sở hữu;
- Tài liệu bị trưng mua;
- Tài liệu bị tịch thu;
- Tài liệu đã được xác lập quyền sở hữu cho người khác theo quy định của BLDS;
- Trường hợp khác do luật quy định, ví dụ, theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ, quyền của người biểu diễn được bảo hộ 50 năm tính từ năm tiếp theo năm cuộc biểu diễn được định hình; nhà sản xuất bản ghi âm ghi hình được bảo hộ 50 năm tính từ năm tiếp theo năm công bố hoặc 50 năm kể từ năm tiếp theo năm bản ghi âm, ghi hình được định hình nếu bản ghi âm, ghi hình chưa được công bố; …
Thứ hai, về quyền thừa kế
Theo quy định của BLDS thì cá nhân là chủ sở hữu tài liệu có quyền lập di chúc để định đoạt tài liệu của mình hoặc để lại tài liệu của mình cho người thừa kế theo pháp luật (Điều 609). Về nguyên tắc, cơ quan lưu trữ có thể là người thừa kế theo di chúc đối với di sản nói chung, di sản là tài liệu của cá nhân nói riêng. Những người hưởng thừa kế có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài sản liên quan đến tài liệu của cá nhân trong phạm vi di sản do người chết để lại, trừ trường hợp có thoả thuận khác (Điều 615).
Theo quy định tại Điều 616 BLDS, trong thời gian di sản là tài liệu của cá nhân chưa được chia cho những người thừa kế thì việc quản lý di sản này do người quản lý di sản được chỉ định trong di chúc hoặc được những người thừa kế thỏa thuận thực hiện theo các quyền, nghĩa vụ quy định tại Điều 617 và Điều 618 của BLDS. Trường hợp di chúc không chỉ định người quản lý di sản và những người thừa kế chưa cử được người quản lý tài liệu của cá nhân thì người đang chiếm hữu, sử dụng, quản lý tài liệu của cá nhân tiếp tục quản lý di sản đó cho đến khi cử được người quản lý di sản. Trường hợp chưa xác định được người thừa kế và di sản chưa có người quản lý thì tài liệu của cá nhân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý. Tuy nhiên, xét trong mối quan hệ với hoạt động lưu trữ thì việc thực hiện quản lý di sản mà thực hiện theo đúng quy định của BLDS và Luật Lưu trữ không có cơ chế pháp lý riêng thì rất có thể dẫn tới xung đột về quyền của người quản lý di sản với quyền bảo quản, sử dụng của cơ quan lưu trữ. Với bản chất pháp lý của tài liệu trong hoạt động lưu trữ, nên chăng cần ghi nhận cơ quan lưu trữ là người quản lý đương nhiên đối với di sản là tài liệu của cá nhân.
Trường hợp không có người thừa kế theo di chúc, theo pháp luật, có người thừa kế nhưng không được quyền hưởng di sản, từ chối nhận di sản thì di sản sau khi đã thực hiện nghĩa vụ về tài sản mà không có người nhận thừa kế hoặc đã hết thời hiệu chia di sản thừa kế mà không có người quản lý di sản đủ điều kiện để xác lập quyền đối với di sản thì thuộc về Nhà nước. Vậy, liên quan đến di sản là tài liệu của cá nhân trong trường hợp này thì cơ quan lưu trữ có phải là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, quản lý hay không? Luật Lưu trữ hiện hành chưa có quy định liên quan. Về vấn đề này, Nghị định số 29/2018/NĐ-CP ngày 05/3/2018của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục xác lập quyền sở hữu toàn dân về tài sản và xử lý đối với tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; theo đó, Điều 35 quy định: “Tất cả tài sản khi được xác lập quyền sở hữu toàn dân đều phải được báo cáo cơ quan QLNN chuyên ngành, cơ quan được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản công và được kê khai, cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công để quản lý thống nhất”.
Như vậy, vị trí, vai trò của cơ quan lưu trữ trong tiếp nhận, quản lý di sản là tài liệu của cá nhân không có người thừa kế tiếp tục bị bỏ ngỏ.
2.4. Về xác lập, thực hiện giao dịch liên quan đến tài liệu của cá nhân
Theo quy định của BLDS, giữa cơ quan lưu trữ và chủ sở hữu tài liệu của cá nhân có thể thỏa thuận xác lập, thực hiện giao dịch liên quan tài liệu của cá nhân miễn là tuân thủ điều kiện có hiệu lực của giao dịch (Điều 117), đó là:
“a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội”.
Căn cứ vào mục đích chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài liệu của cá nhân trong hoạt động lưu trữ, giao dịch giữa cơ quan lưu trữ và chủ sở hữu tài liệu của cá nhân có thể là:
- Thực hiện chuyển quyền sở hữu tài sản thông qua hợp đồng mua bán, hợp đồng trao đổi hoặc hợp đồng tặng cho từ chủ sở hữu tài liệu sang cơ quan lưu trữ. Điều 431 BLDS quy định tài sản được quy định tại Bộ luật này đều có thể là đối tượng của hợp đồng mua bán; trường hợp theo quy định của luật, tài sản bị cấm hoặc bị hạn chế chuyển nhượng thì tài sản là đối tượng của hợp đồng mua bán phải phù hợp với các quy định đó; tài sản bán thuộc sở hữu của người bán hoặc người bán có quyền bán. Trường hợp nhận mua tài liệu của cá nhân, Nhà nước thông qua cơ quan lưu trữ trở thành chủ sở hữu tài liệu của cá nhân được toàn quyền quản lý, sử dụng và định đoạt trong hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, cần lưu ý, trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật liên quan, tài liệu của cá nhân thuộc sở hữu nhà nước nhưng cá nhân vẫn có thể còn tồn tại QNT, ví dụ đối với quyền tác giả theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ;
- Thực hiện chuyển quyền sử dụng tài liệu của cá nhân thông qua hợp đồng thuê, hợp đồng mượn tài sản. Trường hợp này cá nhân vẫn nắm giữ quyền sở hữu tài liệu của mình nhưng lại trao quyền quản lý, sử dụng, khai thác cho cơ quan lưu trữ thực hiện trong một thời hạn nhất định; cơ quan lưu trữ có thể thực hiện việc cho thuê lại, cho mượn lại tài liệu của cá nhân trong trường hợp được chủ sở hữu tài liệu đồng ý;
- Thực hiện việc hợp tác giữa cơ quan lưu trữ và chủ sở hữu tài liệu của cá nhân thông qua hợp đồng hợp tác về việc cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm trong quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác tài liệu của cá nhân;
- Chủ sở hữu tài liệu của cá nhân thực hiện việc gửi giữ tài liệu tại cơ quan lưu trữ thông qua hợp đồng gửi giữ để cơ quan lưu trữ thực hiện việc bảo quản và trả lại cho chủ sở hữu tài liệu khi hết thời hạn theo thỏa thuận;
- Chủ sở hữu tài liệu của cá nhân ủy quyền cho cơ quan lưu trữ để cơ quan này có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh chủ sở hữu tài liệu trong quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác tài liệu của cá nhân;
- Chủ sở hữu tài liệu của cá nhân có thể thuê dịch vụ từ cơ quan lưu trữ về phục chế, khôi phục, tạo các chế bản, giám định hoặc các dịch vụ khác liên quan đến tài liệu của cá nhân.
3. Kiến nghị hoàn thiện quy định của Luật Lưu trữ về thực hiện, bảo vệ quyền dân sự đối với tài liệu của cá nhân
Thứ nhất, Luật Lưu trữ cần bổ sung nguyên tắc về áp dụng pháp luật trong hoạt động lưu trữ. Trong đó, nhà làm luật cần rà soát các quan hệ đặc thù trong hoạt động lưu trữ để có được cơ chế pháp lý riêng, phù hợp trong Luật Lưu trữ, nhất là những giới hạn thực hiện quyền dân sự cần phải có trong hoạt động lưu trữ và cần ghi nhận nguyên tắc, trường hợp có nhiều văn bản quy pháp luật cùng điều chỉnh tài liệu của cá nhân, quyền, nghĩa vụ đối với tài liệu của cá nhân thì ưu tiên áp dụng quy định của Luật Lưu trữ, trường hợp Luật Lưu trữ không có quy định thì áp dụng quy định của BLDS, của luật khác có liên quan.
Thứ hai, để bao quát được đúng, đủ về giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ cần được tiếp cận theo hướng: Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động QLNN, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc phục vụ cho các hoạt động kinh tế - xã hội khác theo yêu cầu được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Đồng thời, đối với tài liệu của cá nhân cần được nghiên cứu, tiếp cận theo hướng: Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt động QLNN, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội hoặc phục vụ cho các hoạt động kinh tế - xã hội khác theo yêu cầu được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam…
Thứ ba, Luật Lưu trữ cần tiếp cận tài liệu của cá nhân trên cả hai phương diện: QLNN về hoạt động lưu trữ và là đối tượng quan hệ pháp luật dân sự; quy định các nguyên tắc pháp lý phù hợp, đảm bảo sự hài hòa giữa chuẩn mực trong QLNN về hoạt động lưu trữ với chuẩn mực pháp lý về QNT, quyền tài sản trong quan hệ pháp luật dân sự, chẳng hạn, cần bổ sung các hành vi bị cấm bao gồm các hành vi xâm phạm đời sống riêng tư, bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình và chế độ sử dụng thông tin cá nhân… hoặc bổ sung quy định về những tài liệu của cá nhân có thể là đối tượng của giao dịch, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ.
Thứ tư, Luật Lưu trữ cần điều chỉnh tài liệu của cá nhân trong trạng thái động, vừa là một tài sản trong giao dịch vừa đồng thời là đối tượng chịu sự quản lý của Nhà nước. Trong đó, cần quy định cụ thể cơ chế pháp lý để cơ quan lưu trữ được xác lập quyền đầy đủ hoặc xác lập có giới hạn đối với tài liệu của cá nhân trong hoạt động lưu trữ như các nội dung về sở hữu, thừa kế, giao dịch đã phân tích ở trên.
Thứ năm, để giảm thiểu gánh nặng cho ngân sách nhà nước, phát huy giá trị gia tăng của tài liệu lưu trữ trong phát triển kinh tế - xã hội, nhất là trong đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, tiêu dùng hoặc phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ của mình thì Luật Lưu trữ cần có cơ chế pháp lý để xã hội hóa hoặc cung cấp dịch vụ đối với một số hoạt động lưu trữ liên quan đến vấn đề này./.