Hoàn thiện pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0

14/04/2022

Tóm tắt: Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), tài liệu lưu trữ (TLLT) điện tử đang hình thành phổ biến và khẳng định tầm quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, quy định của pháp luật hiện hành đã bộc lộ nhiều hạn chế và chưa tạo cơ sở pháp lý đầy đủ về quản lý tài liệu điện tử. Trong phạm vi bài viết này, các tác giả phân tích tác động của CMCN 4.0 đến hoạt động lưu trữ, đánh giá thực trạng pháp luật về quản lý TLLT điện tử và đề xuất kiến nghị hoàn thiện.

Từ khóa: Tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.

Abstract: In the context of the impact of the Fourth Industrial Revolution (Industry 4.0), electronic archives are forming popularity and have affirmed their importance in the management and administration of the agencies, organizations and individuals. However, the current legal provisions have revealed many restrictions and have not created the entire legal basis for electronic management. In this article, the author focuses on analyzing the impact of Industrial Revolution 4.0 on archival activities; assesses the current situation and proposes solutions to improve the law on electronic archive management.

Keywords: Electronic archives; electronic records; electronic archive management; electronic data.

1. Tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đến hoạt động lưu trữ

Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet kết nối vạn vật (IoT), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn, v.v.. phát triển mạnh mẽ đang làm thay đổi sâu sắc nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội. Trong lĩnh vực lưu trữ, CMCN 4.0 có những tác động cơ bản sau:

(1) Mở rộng loại hình tài liệu lưu trữ

Đối tượng của công tác lưu trữ là văn bản, tài liệu. Trong môi trường truyền thống, thông tin chủ yếu được ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy. Tuy nhiên, trong CMCN 4.0, với sự ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của công nghệ thông tin, kỹ thuật số… nhiều thông tin của văn bản không được thể hiện bằng ký tự ngôn ngữ, số, chữ cái, hình ảnh trên nền giấy như truyền thống mà được mã hóa trên các phương tiện điện tử. Hiện nay, văn bản, tài liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử cùng tồn tại và có thể chuyển đổi cho nhau. Điều đó có nghĩa là văn bản, tài liệu điện tử có thể được tạo ra từ văn bản, tài liệu giấy và ngược lại. Trong nhiều trường hợp, để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay từ khi hình thành đã tồn tại ở cả dạng giấy và điện tử. Do vậy, để ứng dụng những thành tựu của CMCN 4.0 trong quản lý, lưu trữ tài liệu thì việc số hóa tài liệu giấy là xu hướng và là nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ.

(2) Thay đổi phương thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Như đã nêu ở trên, dưới tác động của CMCN 4.0, nhiều dạng thức TLLT mới sẽ hình thành. Với dạng thức TLLT mới, các phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu sẽ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về nghiệp vụ lưu trữ. Mặt khác, với sự hỗ trợ của các sản phẩm, thành tựu từ CMCN 4.0, nhiều công đoạn của nghiệp vụ lưu trữ sẽ được hỗ trợ bởi các máy móc, công nghệ mới. Trí tuệ nhân tạo, phần mềm thông minh sẽ giúp các cơ sở lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động và nhanh chóng.

(3) Thay đổi phương thức chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ

Trong điều kiện của CMCN 4.0, nhu cầu tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin từ TLLT sẽ gia tăng. Các TLLT không chỉ đóng vai trò là bộ nhớ của quốc gia, dân tộc mà còn là tài nguyên thông tin chung của nhân loại, là một bộ phận cấu thành nền tảng của xã hội thông tin; nhu cầu chia sẻ thông tin TLLT sẽ không bị giới hạn bởi không gian và thời gian; quy mô, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng TLLT ngày càng gia tăng; việc khai thác, sử dụng TLLT không chỉ trong phạm vi quốc gia mà sẽ là toàn cầu.

(4) Yêu cầu bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữngày càng cao

Khi thành tựu của CMCN 4.0 được ứng dụng rộng rãi vào đời sống xã hội, phát sinh vấn đề bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin TLLT. Đó là vấn đề bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy của tài liệu; bảo vệ thông tin trong quá trình truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống máy tính, mạng máy tính, máy chủ khỏi sự xâm nhập phá hoại. Trong quá trình trao đổi trên mạng Internet, các thông tin trong văn bản, tài liệu điện tử thường phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn như: bị truy cập bất hợp pháp, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những người không được phép, hoặc bị thay đổi nội dung trước khi chuyển đến cho người nhận. Bên cạnh đó, thông qua mạng Internet, các tội phạm công nghệ có thể truy cập vào các máy tính của cơ quan, tổ chức để đánh cắp các dữ liệu quan trọng như mật khẩu, thẻ tín dụng, tài liệu, hoặc phá hoại, gây trục trặc hệ thống, gây ra những tổn thất về thời gian và tài chính cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Trước những tác động của cuộc CMCN 4.0, Chính phủ xác định xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số với nhiệm vụ “phát triển Chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số...”[1]. Theo đó, số lượng hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành ngày càng nhiều, kéo theo những thay đổi của công tác văn thư, tiếp đến là sự thay đổi của công tác lưu trữ từ đối tượng cho đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ. Yêu cầu thực tiễn đặt ra là TLLT điện tử cần được quản lý một cách khoa học với hành lang pháp lý đủ rộng để phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng tài liệu của cá nhân, tổ chức và xã hội.

Để thực hiện tốt các mục tiêu và yêu cầu trên, Chính phủ đã quán triệt: “hệ thống pháp luật phải thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ, mô hình kinh tế mới…”[2]. Về cơ bản, pháp luật về lưu trữ đã thiết lập được những nội dung cơ bản về quản lý tài liệu điện tử sau đây:

Thứ nhất, các quy định hiện hành đã đưa ra một số khái niệm cơ bản về lưu trữ tài liệu điện tử, tạo cơ sở nền tảng cho quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

(i)Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác”.

(ii) Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ năm 2011 (Nghị định số 01) định nghĩa: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.

(iii) Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 01 định nghĩa: “Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”.

(iv) Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 01 định nghĩa: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu”.

Thứ hai, các quy định hiện hành đã xác định nguyên tắc, yêu cầu cơ bản xác định giá trị, thu thập, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng TLLT điện tử.

(i) TLLT điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt[3].

(ii) Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa[4].

(iii) TLLT điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như TLLT trên các vật mang tin khác[5].

(iv) TLLT điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử[6].

(v) TLLT điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp[7].

Thứ ba, các quy định hiện hành đã định dạng, chuẩn thông tin đầu vào.

Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Quy định của những văn bản này tạo cơ sở pháp lý cho văn bản, tài liệu điện tử trở thành phương tiện giao tiếp chính thức trong nền hành chính quốc gia, góp phần hình thành hành lang pháp lý và xác lập hình thái văn thư, lưu trữ điện tử.

Bên cạnh những điểm tích cực nêu trên, quy định hiện hành về quản lý TLLT điện tử còn có những hạn chế sau đây:

Thứ nhất, giá trị pháp lý của TLLT điện tử chưa được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành nên chưa tạo được hành lang pháp lý đủ rộng cho TLLT điện tử phát triển.

Thứ hai, quy định về quản lý TLLT điện tử của Nghị định số 01 chưa thống nhất với quy định của Luật Lưu trữ năm 2011. Cụ thể, khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”; khoản 1 Điều 5 Nghị định số 01 quy định: “…Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá”. Như vậy, ở đây cần làm rõ những tài liệu nào được thay thế và tài liệu nào không được thay thế để thực tế việc áp dụng các quy định này thuận tiện hơn và đảm bảo giá trị pháp lý của TLLT.

Thứ ba, các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, về các hoạt động nghiệp vụ đối với TLLT điện tử còn thiếu cụ thể, chưa phù hợp với sự phát triển của tài liệu điện tử trong giai đoạn hiện nay, ví dụ:

(i) Nghị định số 01 chưa quy định cụ thể về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử qua hệ thống, về việc khai thác TLLT điện tử (thủ tục, kinh phí, thẩm quyền), về hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.

(ii) Quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 về cơ quan tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ chưa bao quát được đầy đủ các loại hình lưu trữ. Cụ thể, theo quy định của khoản 4, 5 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT. Như vậy, hai loại lưu trữ này chỉ có thẩm quyền đối với lưu trữ truyền thống mà chưa thể thực hiện lưu trữ điện tử.

Thứ tư, Luật Lưu trữ năm 2011 chưa quy định về quản lý dữ liệu TLLT điện tử.

Hiện nay, Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về quản lý dữ liệu TLLT điện tử, trong đó dẫn chiếu Luật Lưu trữ năm 2011. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ năm 2011 không đề cập đến vấn đề trên.

3. Một số kiến nghị

Thứ nhất, bổ sung quy định về giá trị pháp lý của TLLT điện tử.

Trong thời gian tới, cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng những quy định mang tính nguyên tắc, bổ sung các nội dung còn thiếu vào Luật Lưu trữ khi được sửa đổi, bổ sung gồm: (1) TLLT là tài sản quốc gia; (2) TLLT là di sản tư liệu quốc gia, quốc tế; (3) Giá trị của TLLT (giá trị pháp lý; giá trị làm chứng cứ; giá trị lịch sử; TLLT là thông tin chân thực trong nghiên cứu khoa học); (4) Giá trị của TLLT điện tử khi sử dụng chữ ký số; (5) Giá trị lịch sử của TLLT điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

Thứ hai, bổ sung quy định về số hóa TLLT tại khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ.

Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa bao gồm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn từ 20 năm trở lên. Việc xác định tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên giúp tiết kiệm kinh phí trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu trên các vật mang tin khác có thời hạn bảo quản dưới 20 năm sau khi đã được số hóa; đồng thời tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức chủ động thành lập hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu này.

Thứ ba, hoàn thiện các quy định về hoạt động nghiệp vụ đối với TLLT điện tử, cụ thể: (1) Quy trình phân loại văn bản và tạo lập hồ sơ điện tử; (2) Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử: thu thập, xác định giá trị, tổ chức sử dụng, an ninh thông tin, chuyển đổi dữ liệu và siêu dữ liệu, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; (3) xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, bộ, ngành, địa phương; (4) Xây dựng kho Lưu trữ điện tử; (5) Phương pháp xác thực TLLT điện tử qua thời gian; (6) Bảo quản TLLT điện tử có giá trị lịch sử; (7) Phân quyền quản lý và truy cập vào TLLT điện tử.

Thứ tư, bổ sung quy định về điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia cung ứng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật trong quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu về TLLT.

Giải pháp này giúp các cơ quan, tổ chức chủ động lựa chọn những doanh nghiệp uy tín, đủ điều điện để lưu trữ tài liệu điện tử đồng thời tạo tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, phải liên tục đổi mới, cập nhật và hoàn thiện các giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành. Vì vậy, Luật Lưu trữ cần được sửa đổi, bổ sung theo hướng quy định cho phép doanh nghiệp được cho thuê các dịch vụ để lưu trữ tài liệu điện tử. Đồng thời, có điều khoản giao Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông trong việc công nhận các doanh nghiệp đủ điều kiện được cho thuê dịch vụ./.

[1] Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025.

[2] Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, tập1, tr. 213.

[3] Khoản 2 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011.

[4] Khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011.

[5] Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

[6] Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

[7] Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.